Email là một hình thức giao tiếp phổ biến và biết cách giới thiệu bản thân với ai đó qua email có thể giúp ích cho sự nghiệp và nỗ lực kết nối của bạn. Viết một email giới thiệu ngắn gọn và rõ ràng sẽ làm tăng khả năng người nhận dành thời gian đọc nó và tương tác với bạn. Tránh một số sai lầm phổ biến hơn để đảm bảo rằng bạn nổi bật giữa đám đông.
Các bước
Phương pháp 1 trong 3: Bắt đầu mạnh mẽ
Bước 1. Làm cho dòng tiêu đề của bạn rõ ràng
Người nhận của bạn nên có một ý tưởng tốt về nội dung của email trước khi họ mở nó ra. Giữ nó ngắn gọn là tốt; một chủ đề dài có thể cồng kềnh. Đối với một email giới thiệu, thông thường hoàn toàn có thể chấp nhận được viết "Giới thiệu - Tên của bạn".
Các thiết bị di động thường sẽ chỉ hiển thị khoảng 25-30 ký tự của chủ đề, vì vậy hãy giữ nó ngắn gọn
Mẹo:
Hãy nhớ viết dòng tiêu đề trước! Một sai lầm phổ biến là lưu dòng tiêu đề cuối cùng, điều này có thể dẫn đến việc quên viết nó.
Bước 2. Mở đầu bằng cách chào doanh nhân
Đừng bắt đầu bằng "Xin chào" hoặc "Xin chào". Bạn có thể sử dụng những lời chào như vậy khi đã làm quen với người đó. Bắt đầu với một lời chào kinh doanh đã thử và đúng. Tránh sử dụng tên của người nhận trong lời chào.
- "Kính gửi bà / bà / bà." - Nếu bạn hoàn toàn không chắc chắn về tình trạng hôn nhân của người phụ nữ mà bạn đang gửi email, bạn nên mặc định sử dụng "Ms." vì nó ít tự phụ hơn.
- "Nó có thể quan tâm đến ai" - Chỉ nên sử dụng tùy chọn này nếu bạn không chắc ai sẽ nhận được tin nhắn.
Bước 3. Giới thiệu bản thân
Câu đầu tiên của bạn nên giới thiệu bản thân bạn với người nhận. Điều này cho phép họ liên kết tên với phần còn lại của email.
- "Tên tôi là…"
- Cung cấp chức danh của bạn nếu có. Nếu bạn có nhiều tiêu đề, đừng liệt kê tất cả, hãy chỉ liệt kê tiêu đề quan trọng nhất hoặc có liên quan.
Phương pháp 2/3: Giữ nó ngắn gọn
Bước 1. Giải thích cách bạn có địa chỉ email của người nhận
Cho người nhận biết bạn đã tìm ra thông tin liên hệ của họ như thế nào. Điều này giúp cho thấy rằng bạn đã đi qua các kênh thích hợp để tiếp cận họ.
- "Người quản lý văn phòng của bạn đã hướng dẫn tôi đến địa chỉ email này"
- "Tôi tìm thấy địa chỉ email này trên trang web của bạn"
- "So-and-so nói rằng tôi nên liên lạc với bạn"
Bước 2. Nói về lần cuối cùng bạn gặp nhau (nếu có)
Chạy bộ để ghi nhớ của người đó có thể dẫn đến sự tham gia nhiều hơn.
- "Chúng tôi đã nói chuyện ngắn gọn tại hội nghị tuần trước"
- "Hôm qua chúng ta đã nói chuyện qua điện thoại"
- "Tôi đã xem bản trình bày của bạn trên…"
Bước 3. Chia sẻ mối quan tâm chung
Điều này có thể giúp bạn liên hệ với người nhận và giữ cho các email công việc của bạn không có vẻ quá lạnh lùng. Để xác định lợi ích chung, bạn có thể cần nghiên cứu một chút về người nhận. Các lĩnh vực nghiên cứu có thể bao gồm Facebook, Twitter và LinkedIn.
- Hãy chắc chắn rằng bạn cho người ấy biết nơi bạn tìm thấy mối quan tâm chung này, nếu không, bạn sẽ trở thành kẻ rình rập.
- Nếu có thể, hãy cố gắng giữ mối quan tâm chung liên quan đến kinh doanh, chẳng hạn như điều gì đó trong lĩnh vực của bạn hoặc niềm đam mê nghề nghiệp mà cả hai cùng chia sẻ.
Bước 4. Đưa ra lý do của bạn để liên lạc
Đừng đợi quá lâu để đi vào vấn đề. Không ai sẽ đọc một email dài nhiều đoạn văn trước khi bất kỳ điều gì giống với điểm xuất hiện. Giải thích rõ ràng và thẳng thắn những gì bạn muốn và lý do bạn liên hệ với người đó về điều đó. Nếu bạn đang yêu cầu lời khuyên hoặc đưa ra một số yêu cầu khác, hãy đảm bảo rằng nó có thể quản lý được, đặc biệt nếu đây là lần liên hệ đầu tiên của bạn.
- "Tôi muốn tìm hiểu thêm về…"
- "Tôi muốn gặp bạn một lúc nào đó để thảo luận về…"
- "Tôi muốn ý kiến của bạn về…"
Bước 5. Giữ cho email của bạn tập trung vào một chủ đề
Việc để email quanh co có thể khiến người nhận mất hứng thú hoặc quên mất lý do tại sao bạn lại gửi email ngay từ đầu.
Mẹo:
Chỉ hỏi người nhận một điều trong email của bạn.
Phương pháp 3/3: Đăng xuất
Bước 1. Cảm ơn người nhận đã dành thời gian cho họ
Không ai thích xem qua tất cả email của họ, vì vậy hãy đảm bảo cảm ơn người nhận đã dành thời gian đọc email của bạn. Phép lịch sự đơn giản này sẽ cải thiện đáng kể tâm trạng của người nhận và tăng cơ hội nhận được phản hồi.
- "Tôi đánh giá cao bạn đã dành thời gian để đọc email này."
- "Cảm ơn bạn đã dành thời gian ra khỏi lịch trình của mình để đọc cái này."
Bước 2. Đưa ra lời kêu gọi hành động
Yêu cầu người nhận viết thư lại cho bạn, gọi điện, suy nghĩ về đề xuất của bạn hoặc bất cứ điều gì khác để thu hút họ. Đặt câu hỏi là một cách tuyệt vời khác để tăng mức độ tương tác.
- "Hãy gọi cho tôi khi bạn có thời gian rảnh"
- "Một lúc nào đó chúng ta hãy gặp nhau để ăn trưa nhé"
- "Bạn đang nghĩ gì về …?"
- "Tôi mong đợi sự hồi đáp của bạn"
Bước 3. Kết thúc email
Khi kết thúc một email chuyên nghiệp, hãy đảm bảo rằng phần kết của bạn mang tính biết ơn nhưng ngắn gọn. Một lời chào kết thúc đơn giản sẽ giữ cho email của bạn chuyên nghiệp trong khi vẫn bày tỏ lòng biết ơn của bạn.
- "Trân trọng,"
- "Cảm ơn,"
- "Tử tế / Trân trọng,"
- "Tốt nhất,"
- Tránh "Trân trọng", "Trân trọng", "Chúc mừng!", "Bình an", "Cảm ơn sự quan tâm của bạn."
Bước 4. Bao gồm chữ ký của bạn
Nếu bạn chưa định cấu hình dịch vụ email để bao gồm chữ ký của mình, hãy đảm bảo kết thúc bằng tên, chức danh và thông tin liên hệ của bạn. Đừng quá tải phần này với năm số điện thoại, hai địa chỉ email và ba trang web. Hãy viết đơn giản để người nhận biết cách tốt nhất để liên lạc lại với bạn. Tránh đưa dấu ngoặc kép vào chữ ký của bạn.
-
-
- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Bước 5. Đọc lại email
Trước khi nhấp vào nút "Gửi", hãy dành một chút thời gian để đọc qua email của bạn một vài lần, sửa bất kỳ lỗi nào bạn tìm thấy trong quá trình thực hiện. Vì email này có thể sẽ là liên hệ đầu tiên của bạn với người nhận, bạn cần để lại ấn tượng tốt nhất có thể. Lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp sẽ nhanh chóng khiến email của bạn trông kém chuyên nghiệp hơn rất nhiều.
