WikiHow này hướng dẫn bạn cách lọc email đến vào các thư mục khác nhau trong Microsoft Outlook. Tin nhắn có thể được lọc theo địa chỉ email (người gửi hoặc người nhận), từ và cụm từ.
Các bước
Phương pháp 1/2: Lọc theo địa chỉ email
Bước 1. Mở Microsoft Outlook
Nó thường ở Microsoft Office thư mục mà bạn sẽ tìm thấy trong Tất cả ứng dụng khu vực của menu Bắt đầu.
Bước 2. Nhấp vào một tin nhắn được gửi đến hoặc từ một địa chỉ bạn muốn lọc
Thao tác này sẽ mở thông báo trong bảng điều khiển bên phải.
- Ví dụ: nếu bạn muốn lọc tất cả thư được gửi từ một địa chỉ email, hãy nhấp vào email từ người gửi đó.
- Nếu bạn muốn lọc các thư được gửi đến một trong các địa chỉ email của mình, hãy nhấp vào thư được gửi đến địa chỉ đó.
Bước 3. Nhấp vào tab Trang chủ
Nó ở gần góc trên cùng bên trái của màn hình.
Bước 4. Nhấp vào Quy tắc
Nó nằm trong hàng biểu tượng gần đầu màn hình, về phía trung tâm.
Bước 5. Nhấp vào Luôn chuyển thư từ hoặc Luôn di chuyển tin nhắn đến.
Danh sách các thư mục trên tài khoản của bạn sẽ xuất hiện.
Bước 6. Chọn thư mục mà bạn muốn lọc các thư này
Nếu bạn không thấy thư mục mình muốn sử dụng, hãy nhấp vào Mới để tạo một cái, sau đó chọn nó.
Bước 7. Bấm OK
Email trong tương lai được gửi đến hoặc từ địa chỉ email bạn đã chọn sẽ được chuyển đến thư mục đã chọn khi nhận được.
Phương pháp 2/2: Lọc theo từ
Bước 1. Mở Microsoft Outlook
Nó thường ở Microsoft Office thư mục mà bạn sẽ tìm thấy trong Tất cả ứng dụng khu vực của menu Bắt đầu.
Bước 2. Nhấp vào thư có chứa từ hoặc cụm từ bạn muốn lọc
Từ hoặc cụm từ có thể ở bất kỳ đâu trong thư, chẳng hạn như chủ đề, nội dung hoặc tiêu đề.
Bước 3. Nhấp vào tab Trang chủ
Nó ở gần góc trên cùng bên trái của màn hình.
Bước 4. Nhấp vào Quy tắc
Nó nằm trong hàng biểu tượng gần đầu màn hình, về phía trung tâm.
Bước 5. Nhấp vào Quản lý Quy tắc & Cảnh báo
Bước 6. Nhấp vào Quy tắc mới
Nó nằm ở góc trên bên trái của cửa sổ.
Bước 7. Chọn Di chuyển thư có các từ cụ thể trong chủ đề vào một thư mục
Ngay cả khi bạn không muốn chỉ lọc các từ trong chủ đề, hãy chọn tùy chọn này ngay bây giờ.
Bước 8. Nhấp vào Tiếp theo
Một danh sách các tùy chọn và hộp kiểm sẽ xuất hiện.
Bước 9. Bỏ dấu kiểm từ “với các từ cụ thể trong chủ đề
”Bạn có thể bỏ qua bước này nếu bạn chỉ muốn bộ lọc xem xét các từ trong dòng chủ đề.
Bước 10. Chọn các phần của tin nhắn nơi bộ lọc sẽ tìm kiếm các từ
Chọn ít nhất một trong các tùy chọn sau:
-
với các từ cụ thể trong chủ đề hoặc nội dung
Ví dụ: Bạn muốn lọc các thư có từ "phiếu giảm giá" trong chủ đề hoặc nội dung vào một thư mục có tên là Phiếu thưởng
-
với các từ cụ thể trong tiêu đề thư
Ví dụ: Bạn muốn các thư được gửi qua một máy chủ thư nhất định đi thẳng vào thùng rác
-
với các từ cụ thể trong địa chỉ của người nhận
Ví dụ: Bạn muốn thư được gửi đến [email protected] chuyển đến một thư mục có tên là Hỗ trợ
-
với các từ cụ thể trong địa chỉ của người gửi
Ví dụ: Bạn muốn các thư được gửi từ bất kỳ ai có từ “wiki” trong địa chỉ email của họ vào một thư mục có tên là Wiki
Bước 11. Nhấp vào Tiếp theo
Bước 12. Nhập từ hoặc cụm từ và nhấp vào Thêm
Bạn có thể thêm nhiều từ và cụm từ nếu muốn.
Bước 13. Bấm OK
Thao tác này sẽ đưa bạn trở lại danh sách các điều kiện lọc.
Bước 14. Nhấp vào liên kết được chỉ định
Nó nằm trong hộp ở cuối cửa sổ như một phần của cụm từ “thư mục được chỉ định”. Danh sách các thư mục trên tài khoản email của bạn sẽ xuất hiện.
Bước 15. Chọn thư mục mà bạn muốn lọc các thư này
Nếu bạn không thấy thư mục mình muốn sử dụng, hãy nhấp vào Mới để tạo một cái, sau đó chọn nó.
Bước 16. Bấm OK
Bước 17. Nhấp vào Tiếp theo
Bây giờ, bạn sẽ thấy danh sách các hành động mà Outlook có thể thực hiện dựa trên bộ lọc bạn đã tạo.
Bước 18. Chọn các hộp bên cạnh điều bạn muốn xảy ra
Đảm bảo rằng “di chuyển nó vào thư mục được chỉ định” (tùy chọn thứ hai) được chọn để thư đến trong thư mục của nó. Những người khác là tùy chọn, nhưng có thể hữu ích dựa trên nhu cầu của bạn.
Bước 19. Nhấp vào Tiếp theo
Bước 20. Nhập tên cho bộ lọc
Đây là cách nó sẽ xuất hiện trong danh sách của bạn.
Bước 21. Chọn hộp bên cạnh “Bật quy tắc này
”Nếu muốn, bạn cũng có thể chọn“Chạy ngay bây giờ”để bộ lọc sẽ quét thư bạn đã nhận được.
Bước 22. Nhấp vào Kết thúc
Các tin nhắn đến trong tương lai bây giờ sẽ được sắp xếp dựa trên từ hoặc cụm từ bạn đã nhập.
