Mặc dù mọi người đang gửi fax tài liệu với tần suất ít hơn trước đây, bạn vẫn có thể cần phải gửi fax theo thời gian. Vẫn có nhiều lý do chính đáng để gửi fax, đặc biệt nếu bạn đang gửi hợp đồng hoặc nếu người nhận của bạn không có công nghệ hoặc thiết bị cần thiết để chuyển giấy tờ theo bất kỳ cách nào khác. May mắn thay, bạn có thể fax tài liệu bằng cách sử dụng máy fax, máy tính hoặc thậm chí là điện thoại thông minh.
Các bước
Phương pháp 1/3: Sử dụng máy Fax
Bước 1. Thiết lập máy fax của bạn
Để gửi và nhận fax bằng máy fax, bạn cần đảm bảo rằng máy fax của bạn đã được cắm và kết nối với kết nối điện thoại cố định của bạn.
- Đường dây chuyên dụng được khuyến nghị nếu bạn định gửi fax thường xuyên vì bạn sẽ không thể sử dụng máy fax và điện thoại cùng một lúc.
- Bạn cũng nên đảm bảo máy fax của mình có mực và giấy nếu bạn định nhận fax.
- Nếu bạn không có máy fax ở nhà hoặc tại cơ quan, bạn có thể gửi một máy fax miễn phí từ thư viện công cộng địa phương. Bạn cũng có thể đến một cửa hàng như Kinko's hoặc The UPS Store để fax tài liệu của mình với một khoản phí. Các tùy chọn này hoạt động tốt nhất nếu bạn không muốn gửi fax thường xuyên.
Bước 2. Điều chỉnh cài đặt của bạn
Tất cả các máy fax đều khác nhau, nhưng bạn thường sẽ có tùy chọn để điều chỉnh một số cài đặt nhất định. Đọc hướng dẫn sử dụng của bạn để tìm hiểu thêm về các tính năng cụ thể có sẵn trên máy của bạn.
- Nếu bạn muốn biết chắc chắn rằng fax của mình đã được truyền thành công, hãy bật cài đặt trang xác nhận. Khi bật tính năng này, máy sẽ in một trang sau khi bạn gửi fax, điều này sẽ cho bạn biết liệu nó đã được truyền thành công hay chưa.
- Bạn cũng có thể thiết lập tiêu đề fax, là một dòng văn bản sẽ xuất hiện ở đầu mỗi tài liệu bạn gửi. Nó thường bao gồm thông tin cơ bản về người gửi fax.
- Nếu bạn cũng dự định nhận fax, bạn có thể chọn giữa chế độ nhận tự động hoặc chế độ nhận thủ công, chế độ này sẽ yêu cầu bạn chấp nhận từng bản fax đến.
Bước 3. Thu thập tài liệu của bạn
Sử dụng tài liệu gốc thay vì bản sao sẽ mang lại cho người nhận tài liệu sạch hơn và dễ đọc hơn.
Sử dụng một tờ bìa trên đầu các trang bạn sẽ fax. Tờ bìa phải có các thông tin như tên người gửi và số fax, tên người nhận và số fax, ngày tháng và số trang có trong bản fax
Bước 4. Đặt tài liệu của bạn vào máy
Nhiều máy có cả khay nạp giấy và màn hình phẳng. Nếu bạn chỉ có một trang, bạn có thể sử dụng một trong hai chức năng. Nếu bạn có nhiều trang, bộ nạp giấy thường hoạt động tốt hơn.
- Khi sử dụng khay nạp giấy, bạn có thể chèn tất cả các trang của mình cùng một lúc. Máy fax của bạn phải có biểu tượng cho biết hướng mà giấy sẽ được quay trong khay nạp giấy. Một số máy fax cũng cung cấp tùy chọn quét và fax cả hai mặt của tài liệu, vì vậy hãy kiểm tra hướng dẫn sử dụng của bạn để xem liệu điều này có thể thực hiện được trên máy của bạn hay không.
- Khi sử dụng màn hình phẳng, hãy nhấc nắp trên đỉnh máy và đặt tài liệu của bạn úp xuống màn hình kính. Đảm bảo xếp tài liệu của bạn thẳng hàng với các dấu được cung cấp trên màn hình và đóng nắp trước khi tiếp tục.
Bước 5. Nhập số fax
Khi nhập số, hãy đảm bảo bao gồm mã vùng, mã quốc gia và bất kỳ số nào bạn cần gọi ra. Bạn nên nhập số chính xác theo cách bạn muốn nếu bạn đang gọi số bằng điện thoại.
Bước 6. Nhấn nút gửi
Sau một vài giây, bạn sẽ nghe thấy máy bắt đầu truyền fax và giấy tờ sẽ bắt đầu được nạp vào máy fax.
Nút trên máy của bạn có thể nói "go" hoặc "fax" thay vì "send"
Bước 7. Tìm kiếm thông báo xác nhận
Một số máy sẽ hiển thị thông báo trên màn hình để cho bạn biết liệu fax của bạn đã được truyền thành công hay chưa. Nếu bạn đã định cấu hình cài đặt của mình để nhận xác nhận đã in, máy của bạn sẽ in một trang nêu chi tiết trạng thái fax của bạn.
Phương pháp 2/3: Gửi fax bằng máy tính
Bước 1. Chọn một chương trình
Khi gửi fax từ máy tính, bạn sẽ có tùy chọn sử dụng phần mềm được cài đặt trên máy tính hoặc dịch vụ trực tuyến.
- Một số hệ điều hành đi kèm với các chương trình cho phép bạn gửi fax. Ví dụ, Windows 7 có một công cụ gọi là Fax and Scan, cho phép bạn gửi fax mà không cần máy fax.
- Để sử dụng phần mềm máy tính, bạn cần kết nối máy tính với đường dây điện thoại. Nếu không được, hãy thử sử dụng dịch vụ trực tuyến.
- Có một số dịch vụ trực tuyến có sẵn, bao gồm MyFax, eFax và FaxZero. Một số miễn phí, một số yêu cầu đăng ký hoặc thành viên và một số dịch vụ sẽ yêu cầu bạn trả tiền cho mỗi bản fax.
Bước 2. Mở chương trình và tạo một bản fax mới
Mỗi chương trình là duy nhất, nhưng bạn sẽ thấy một tùy chọn được gọi là "tạo fax mới" hoặc một cái gì đó tương tự.
Bước 3. Đính kèm tài liệu của bạn
Để fax tài liệu bằng máy tính, bạn cần tải chúng lên tin nhắn của mình. Bạn sẽ thấy một nút có nội dung "tải lên tài liệu" hoặc một cái gì đó tương tự.
- Nếu bạn có tài liệu điện tử, bạn có thể tìm kiếm chúng trên máy tính và đính kèm chúng vào thư của bạn.
- Nếu bạn có tài liệu giấy, bạn sẽ cần sử dụng máy quét để số hóa chúng. Nếu không có máy quét, bạn cũng có thể chụp ảnh tài liệu và gửi qua email cho chính mình hoặc tải ảnh trực tiếp lên máy tính của bạn.
Bước 4. Nhập số fax và tin nhắn
Nhập một tin nhắn ngắn gọn cho người nhận của bạn vào khoảng trống được cung cấp trên màn hình, giống như cách bạn làm khi gửi email. Đây sẽ là trang bìa của bạn, vì vậy không cần phải đính kèm tờ bìa riêng. Bạn cũng sẽ cần nhập số fax của người nhận vào trường ĐẾN.
Bạn cũng có thể được yêu cầu nhập mã xác nhận để chứng minh rằng bạn không phải là rô bốt
Bước 5. Nhấn gửi
Khi bạn đã đính kèm tài liệu, nhập tin nhắn và nhập số fax của người nhận, hãy nhấn nút gửi và bạn đã hoàn tất.
Phương pháp 3/3: Sử dụng điện thoại di động hoặc máy tính bảng
Bước 1. Tải xuống ứng dụng
Có nhiều ứng dụng di động có sẵn cho điện thoại và máy tính bảng cho phép bạn gửi fax giống như cách bạn gửi từ máy tính của mình. Một số ứng dụng miễn phí, trong khi những ứng dụng khác có thể tính phí. Các ứng dụng phổ biến bao gồm Files Anywhere, Fax Burner và JotNot Fax.
Một số ứng dụng sẽ cung cấp cho bạn một số fax tạm thời, có thể không lý tưởng nếu bạn định gửi và nhận thường xuyên
Bước 2. Mở ứng dụng và chọn tài liệu của bạn
Khi bạn mở ứng dụng trên thiết bị di động của mình, bạn sẽ được nhắc tạo một bản fax mới. Điều đầu tiên bạn cần làm là chọn tài liệu mà bạn muốn fax.
- Nếu tài liệu của bạn được lưu cục bộ trên thiết bị, trong email của bạn hoặc trong dịch vụ lưu trữ đám mây như DropBox, bạn sẽ có thể tìm kiếm và tải lên tài liệu của mình từ ứng dụng.
- Nếu bạn có tài liệu giấy, bạn có thể sử dụng điện thoại hoặc máy tính bảng để chụp ảnh tài liệu và đính kèm vào tin nhắn của mình.
Bước 3. Nhập số fax và tin nhắn
Nhập tin nhắn cho người nhận của bạn, giống như khi bạn gửi fax từ máy tính. Đảm bảo nhập số fax của người nhận vào trường ĐẾN trong tin nhắn của bạn.
Bước 4. Nhấn gửi
Khi bạn đã đính kèm tài liệu, nhập tin nhắn và nhập số fax của người nhận, nhấn nút gửi và fax của bạn sẽ được gửi đi.
Lời khuyên
- Nâng cấp lên máy in tất cả trong một nếu bạn muốn có thể fax từ nhà hoặc văn phòng của mình mà không cần tải phần mềm, tải tài liệu lên trang web hoặc mua một máy fax riêng. Bạn vẫn sẽ cần kết nối điện thoại.
- Nếu bạn có tài khoản với dịch vụ fax trực tuyến như RingCentral hoặc eFax, bạn có thể sử dụng tài khoản của mình để gửi fax trực tiếp từ Gmail. Tất cả những gì bạn phải làm là nhập số fax bạn muốn gửi, sau đó là @ domainname.com vào trường TO. Ví dụ: nếu bạn sử dụng eFax, bạn sẽ nhập [email protected].
- Máy fax đôi khi bị kẹt và các trang đôi khi bị dính vào nhau. Nếu điều này xảy ra, bạn sẽ cần gửi lại tài liệu của mình.
