Nếu đã làm việc một thời gian, bạn có thể biết email quan trọng như thế nào. Vì không có cách nào để truyền tải giọng điệu hoặc ngôn ngữ cơ thể qua internet, nên rất dễ hiểu sai thông điệp của ai đó khi bạn nhìn thấy thông điệp đó trên màn hình. Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu cách bạn có thể viết email rõ ràng, ngắn gọn và hiệu quả trong một môi trường chuyên nghiệp.
Các bước
Phương pháp 1/10: Viết email khi bạn có thể tập trung
Bước 1. Nếu bạn bị phân tâm, email của bạn có thể không được kết hợp tốt với nhau
Khi bạn có email để viết, hãy cố gắng ngồi xuống không bị gián đoạn khi bạn không nghĩ về một triệu điều khác. Bài viết của bạn sẽ rõ ràng hơn và bạn có thể tập trung vào ngữ pháp, giọng điệu và thông điệp tổng thể của mình.
- Điều này đặc biệt quan trọng nếu email của bạn được gửi đến nhiều người.
- Viết email trong một căn phòng yên tĩnh và cất điện thoại cũng như những thứ gây xao nhãng khác.
Phương pháp 2/10: Đặt âm điệu với một vài từ đầu tiên của bạn
Bước 1. Cụm từ mở đầu của bạn có thể có tác động lớn
Nếu bạn muốn giọng điệu của mình nhẹ nhàng và bình dị, hãy mở lời bằng những câu như: “Xin chào Jessica! Hi vọng bạn có một ngày cuối tuần tuyệt vời." Nếu bạn muốn giữ cho nó chuyên nghiệp hơn một chút, chỉ cần nói điều gì đó như, "Xin chào David."
Cố gắng tránh mọi thứ quá ngột ngạt, chẳng hạn như “Robert thân mến.” Nó có vẻ hơi bất cần
Phương pháp 3/10: Giữ cho email của bạn ngắn gọn
Bước 1. Những tin nhắn dài dòng có xu hướng khiến người nhận của bạn bối rối
Cố gắng ngắn gọn và súc tích, nếu có thể. Giữ câu ngắn gọn và không thêm quá nhiều chi tiết - nếu bạn thấy mình đang viết nhiều hơn 1 hoặc 2 đoạn văn, bạn có thể nên cung cấp cho mọi người thông tin qua trò chuyện video hoặc gặp trực tiếp.
- Cố gắng đi vào vấn đề một cách nhanh chóng và tránh viết hàng đống câu hài hước.
- Mọi người có xu hướng đọc email theo từng đoạn ngắn. Nếu bạn thêm quá nhiều thông tin, rất có thể, một số thông tin sẽ bị mất.
- Giữ cho email của bạn ngắn gọn, nhưng cố gắng tránh những câu cụt lủn hoặc câu trả lời một từ. Những điều đó có vẻ hơi thô lỗ, đặc biệt là qua màn hình máy tính.
Phương pháp 4/10: Nêu rõ điều bạn cần
Bước 1. Nếu bạn đang yêu cầu điều gì đó, hãy đảm bảo rằng điều đó có thể hiểu được
Đừng nói lung tung - hãy nói rõ những gì bạn cần một cách rõ ràng và trực tiếp để không có sự hiểu lầm. Nếu có một dòng thời gian, hãy nhớ bao gồm cả dòng thời gian đó. Tuy nhiên, hãy đảm bảo giữ cho giọng nói của bạn nhẹ nhàng. Ví dụ:
- “Tôi cần báo cáo tiến độ hàng tháng trong hộp thư đến của mình trước tối Thứ Hai.”
- “Nếu bạn có thể gửi biểu mẫu phản hồi của nhóm đó cho tôi vào cuối tuần, điều đó thật tuyệt.”
Phương pháp 5/10: Sắp xếp suy nghĩ của bạn bằng các đoạn văn
Bước 1. Nó sẽ giúp mọi người đọc thông tin một cách dễ dàng
Khi bạn chuyển sang một chủ đề mới, hãy tách nó bằng một đoạn văn mới để email của bạn có thể đọc lướt được. Nó sẽ giúp người đọc của bạn quét thư một cách nhanh chóng để tìm ra những phần có liên quan nhất đến họ.
Sử dụng các từ như “cũng”, “tiếp theo” và “cuối cùng” để bắt đầu đoạn văn của bạn
Phương pháp 6/10: Thêm một dòng chủ đề cụ thể
Bước 1. Cho mọi người biết chính xác nội dung của email
Đảm bảo rằng chủ đề của bạn là cụ thể; ví dụ: thay vì viết “Báo cáo”, hãy thử viết như “Báo cáo kế hoạch hàng tháng: tháng 6 năm 2021”. Đồng nghiệp của bạn sẽ có nhiều khả năng mở nó ra và đọc nếu họ biết rằng nó quan trọng và phù hợp với họ.
Điều này cũng giúp giữ cho email của bạn thoát khỏi thư mục spam
Phương pháp 7/10: Soát lỗi chính tả
Bước 1. Sai lầm thực sự có thể làm mất đi thông điệp của bạn
Mặc dù hầu hết những người kiểm tra chính tả sẽ phát hiện ra các từ sai chính tả, nhưng họ sẽ không thể bắt được lựa chọn từ sai hoặc tên viết sai chính tả của ai đó. Bạn cũng nên đọc kỹ các lỗi sai dấu câu hoặc ngữ pháp, vì những lỗi đó có thể khiến người đọc nghĩ rằng bạn không quan tâm. Dành 2 đến 3 phút đọc email của bạn trước khi gửi để đảm bảo không có bất kỳ lỗi rõ ràng nào.
Trong môi trường chuyên nghiệp, điều rất quan trọng là phải đánh vần đúng tên của một người nào đó. Hãy dành một phút để kiểm tra lại xem bạn có đúng không trước khi gửi đi để tránh bất kỳ sự khó xử nào trong tương lai
Phương pháp 8/10: Đọc lại email của bạn để biết âm thanh
Bước 1. Nghĩ xem người nhận sẽ đọc tin nhắn của bạn như thế nào
Những câu đại loại như “Hãy nói chuyện sau”, đối với bạn có vẻ vô tội, nhưng đồng nghiệp của bạn khi đọc nó có thể nghĩ rằng họ đang gặp rắc rối hoặc bạn đang tức giận. Thay đổi nó thành một cái gì đó như, "Bạn có thời gian để trò chuyện sau về những thay đổi sắp tới trong báo cáo không?" để rõ ràng hơn một chút.
- Không bao giờ sử dụng tất cả các chữ hoa trong email của bạn! Viết một câu ở chế độ khóa chữ thường được coi là mắng một ai đó qua màn hình máy tính.
- Thay vì những thứ như, "Hãy gửi các thay đổi của bạn vào sáng mai." hãy thử những điều gì đó như, “Vì thời hạn là chiều mai, tôi sẽ cần các thay đổi của bạn vào sáng mai. Hãy cho tôi biết nếu dòng thời gian đó phù hợp với bạn”.
Phương pháp 9/10: Tạm dừng trước khi trả lời email phản cảm
Bước 1. Nếu bạn nhận được một email khiến bạn cảm thấy tức giận, hãy dành một giây để thở
Thay vì tạo một câu trả lời cắt, hãy đếm đến 10 (hoặc 1, 000) cho đến khi bạn cảm thấy bình tĩnh. Sau đó, đọc lại email để xem nó có thực sự xúc phạm hay không. Rất có thể, bạn có thể đã hiểu sai thông điệp một chút và nó thực sự không tệ như vậy.
Nếu bạn vẫn cảm thấy cần phải tạo một câu trả lời tức giận, hãy đợi 24 giờ trước khi gửi nó. Sau đó, hãy xem lại câu trả lời của bạn sau một ngày để xem liệu bạn có muốn gửi nó hay không
Phương pháp 10 trên 10: Cung cấp cho mọi người lợi ích của sự nghi ngờ
Bước 1. Thật khó để truyền tải một giọng điệu tích cực trong một email
Nếu bạn đọc một cái gì đó mà một đồng nghiệp gửi cho bạn và bạn ngay lập tức bị xúc phạm, hãy lùi lại một chút và đọc lại những gì họ đã viết. Hãy thử tự hỏi bản thân xem có cách nào khác để diễn giải giọng điệu không - email này thực sự thô lỗ hay chúng chỉ nói thẳng thừng?
Ví dụ, ai đó có thể viết, "Tôi cần báo cáo đó vào tối nay." Thoạt nhìn, điều này có vẻ hơi lạnh lùng và bất cần. Tuy nhiên, điều đó không nhất thiết phải thô lỗ mà chỉ là sự thật và ngắn gọn
Lời khuyên
Email thường được coi là không khẩn cấp. Nếu bạn cần câu trả lời ngay lập tức, hãy cố gắng nói chuyện trực tiếp với đồng nghiệp của bạn hoặc qua trò chuyện video
Cảnh báo
- Mặc dù biểu tượng cảm xúc và biểu tượng cảm xúc biểu thị âm điệu, nhưng không sử dụng chúng cho một email chuyên nghiệp.
- Không gửi email xúc phạm hoặc kích động, đặc biệt là cho một người mà bạn không biết rõ.
