Mở hộp thư đến của bạn có thể giống như mở một hộp Pandora không đủ ngữ pháp, chính tả kém và mùi vị kém. Xem xét những ấn tượng mà email của bạn tạo ra đối với người khác; luôn là thời điểm thích hợp để tạo sự khác biệt cho các email của bạn. Làm theo các bước sau và cải thiện nghi thức email của bạn.
Các bước
Bước 1. Giữ cho email của bạn ngắn gọn, mang tính hội thoại và tập trung
Việc đọc các chữ cái trên màn hình máy tính khó hơn so với trên một tờ giấy, vì vậy hãy viết các email ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Mặc dù không có độ dài email lý tưởng, nhưng hãy giữ các câu ngắn gọn, khoảng 8-12 từ và để khoảng cách giữa các đoạn văn.
Trong email công việc, hãy đi thẳng vào vấn đề: "Tôi hy vọng bạn sẽ …" "Tôi nghĩ chúng ta nên…." vv ngay lên phía trước, làm cho trường hợp trong các dòng sau. Nhiều người chỉ đọc vài dòng đầu tiên trước khi quyết định trả lời hoặc để dành cho những lần sau. Những dòng đó nên cung cấp đủ "thịt" để cho phép một quyết định sáng suốt. Đối với email cá nhân, bạn thường nên mở bằng một ghi chú cá nhân ngắn gọn trước khi đi vào điểm chính của email
Bước 2. Tránh định dạng lạ mắt
Thay đổi phông chữ và màu sắc, chèn danh sách dấu đầu dòng hoặc sử dụng HTML có thể làm cho email trông kỳ lạ hoặc khiến người nhận không thể đọc được, ngay cả khi định dạng trông ổn trên máy tính của bạn. Giữ nó đơn giản.
Bước 3. Hạn chế tệp đính kèm
Đừng thêm tệp đính kèm trừ khi thực sự cần thiết. Giữ các tệp đính kèm càng nhỏ càng tốt. Hầu hết các ứng dụng email đều có thể gửi và nhận các tệp đính kèm có dung lượng lên đến 1 MB, nhưng bất kỳ điều gì vượt qua có thể gây phiền phức cho bạn hoặc người nhận và thậm chí các tệp nhỏ hơn có thể mất nhiều thời gian để mở nếu kết nối email của người nhận chậm. Nếu bạn cần gửi một tệp lớn hơn, hãy nén hoặc nén nó hoặc sử dụng các dịch vụ trực tuyến sẽ giúp bạn gửi các tệp lớn như YouSendIt.com. Nếu bạn cần gửi nhiều trang, chẳng hạn như kế hoạch cuộc họp hoặc chỉnh sửa văn bản lớn, hãy gửi fax hoặc một tập hợp các trang được đánh máy trong một bức thư.
- Đừng nén tệp đính kèm email trừ khi cần thiết. Trừ khi một tệp đính kèm quá lớn để gửi nếu không, bạn có nguy cơ lãng phí thời gian của người nhận và có thể cản trở họ truy cập tệp đính kèm của bạn. Nhiều thiết bị di động không thể giải nén các tệp zip. Ngoài ra, nó thừa vì nhiều tệp phổ biến như.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word và Powerpoint) đã ở định dạng nén.
- Hãy nhớ rằng nhiều người hoặc doanh nghiệp sẽ không mở tệp đính kèm từ một người nào đó mà họ không biết và một số tài khoản email được thiết lập để tự động gửi email có tệp đính kèm vào thư mục spam, vì vậy, nếu bạn đang nộp đơn xin việc, chẳng hạn, hãy đảm bảo rằng bạn làm theo hướng dẫn của người nhận liên quan đến tệp đính kèm. Nếu không có hướng dẫn nào được đưa ra, hãy gửi một email khác để cho người nhận biết rằng bạn sẽ gửi một email có tệp đính kèm.
Bước 4. Suy nghĩ trước khi gửi
Đừng gửi e-mail khi bạn đang xúc động. Hãy viết chủ đề và nội dung của email, sau đó lưu nó. Chỉ thêm người nhận và gửi nó sau khi bạn đã có thời gian suy nghĩ về những gì bạn đang gửi; bạn có thể thay đổi quyết định của mình và tốt hơn cho nó.
Email cũng đã trở thành một công cụ để hỏi hoặc nói với mọi người những điều mà bình thường bạn sẽ không bao giờ nói trực tiếp (có bao giờ tự hỏi tại sao bạn trở thành một người khác theo bản năng khi trực tuyến?). Nếu bạn đang gửi ai đó bất cứ điều gì, đọc lại và tự hỏi bản thân xem bạn sẽ nói điều này với họ nếu họ ở ngay bên cạnh bạn hay mặt đối mặt. Nếu đó là một chủ đề nhạy cảm, hãy đọc nó hai lần.
Bước 5. Hãy cẩn thận khi sử dụng các chữ viết tắt và biểu tượng cảm xúc
Điều này có thể được chấp nhận trong một e-mail không chính thức, chẳng hạn như với một người bạn. Tuy nhiên, trong một bức thư trang trọng, bạn sẽ không cần phải nói với ai đó rằng bạn đang "cười thành tiếng", mọi người có thể thấy điều đó không phù hợp và có thể cảm thấy bạn là người phù phiếm.
Một số từ viết tắt, chẳng hạn như "BTW" cho "By the Way," thường được sử dụng trong email và thường được chấp nhận ngoại trừ trong các email trang trọng, chuyên nghiệp
Phương pháp 1/3: Viết e-mail mới
Bước 1. Sử dụng các trường người nhận một cách chính xác
Những người có địa chỉ trong trường "tới" sẽ thực hiện hành động và những người trong "CC" là để thông báo cho đồng nghiệp hoặc sếp.
- Hãy cẩn thận khi yêu cầu HÀNH ĐỘNG từ nhiều người trong trường "Tới:". Điều này có thể dẫn đến nhiều nỗ lực cho cùng một nhiệm vụ hoặc không có nỗ lực nào vì người ta cho rằng người khác đang xử lý yêu cầu.
- Nếu gửi e-mail đến danh sách những người có địa chỉ mà bạn muốn giữ ở chế độ riêng tư, hãy đặt tất cả họ vào trường BCC và đặt địa chỉ của chính bạn vào trường "tới".
- Nếu bạn muốn tách ai đó ra khỏi chuỗi (ví dụ: nếu họ đã giới thiệu bạn với người khác, và bây giờ bạn và người đó đang tìm hiểu một số chi tiết và bạn không muốn sa lầy vào hộp thư đến của người giới thiệu) địa chỉ của người đó từ trường "tới" hoặc CC sang trường BCC.
Bước 2. Làm cho dòng tiêu đề trở nên hữu ích
Một dòng tiêu đề tốt cung cấp một bản tóm tắt hữu ích về nội dung của email, chuẩn bị cho người đọc một cách nhanh chóng. Hộp thư đến của email thường xuyên bị lấp đầy, vì vậy một dòng tiêu đề tốt sẽ giúp người nhận xác định mức độ ưu tiên của email của bạn. Nó cũng giúp ngăn email của bạn bị xóa trước khi nó được đọc. Vì chủ đề là thứ đầu tiên người nhận của bạn nhìn thấy, hãy giữ cho nó không có lỗi, ngắn gọn và tránh những dòng chung chung như "Xin chào", "Chuyện gì vậy" hoặc tên người nhận (tên người nhận có thể bị chặn bởi bộ lọc chống thư rác).
Tránh ưu tiên tin nhắn của bạn cho người nhận. Bỏ thói quen đánh dấu mọi email là "Khẩn cấp!" hoặc "Mức độ ưu tiên cao" hoặc email của bạn sẽ bị đối xử như một cậu bé khóc sói và tất cả chúng sẽ bị bỏ qua. Thật khó chịu và tự phụ khi cho rằng yêu cầu email của bạn trong hàng đợi cao hơn bất kỳ ai khác, đặc biệt là trong bối cảnh công việc. Hãy đủ nhã nhặn để ghi công cho người nhận vì họ đã tự tìm ra cách ưu tiên thông điệp của bạn
Phương pháp 2/3: Trả lời e-mail
Bước 1. Hãy cẩn thận về người bạn sao chép trên các câu trả lời
Nếu bạn trả lời một tin nhắn và sau đó CC: bên thứ ba mà người gửi ban đầu không bao gồm, hãy chắc chắn rằng người gửi ban đầu sẽ không khó chịu về điều đó. Thông tin này có thể "chỉ dành cho bạn". Điều này đặc biệt quan trọng nếu người gửi ban đầu là người giám sát công việc của bạn. Hãy thận trọng khi sử dụng BCC:. Điều này có thể phản tác dụng nếu người là BCC: 'd trả lời lại, không thấy rằng bản sao của họ là một bản sao.
Bước 2. Xác định người mà bạn nên trả lời
Các email được gửi cho bạn thường chỉ yêu cầu bạn trả lời duy nhất cho người gửi, nhưng đối với các email được gửi cho nhiều người, bạn có thể cần chọn tùy chọn "Trả lời tất cả" để gửi phản hồi của mình cho mọi người. Hãy thận trọng; việc sử dụng "Trả lời tất cả" mọi lúc sẽ tạo ra lợi nhuận dồi dào và để lại các tin nhắn trong hộp thư của nhiều người. Hãy xem xét hậu quả của việc nhận một email, nhấn trả lời tất cả và nó được gửi đến hai mươi người và sau đó hai mươi người đó nhấn trả lời cho tất cả; nó có thể ghép rất nhanh thành hàng trăm nghìn email và mọi người đều cảm thấy bắt buộc phải nhấn "trả lời tất cả" như một cách để giữ mọi người trong vòng lặp lại bởi vì không ai biết ai có ý định đọc nó và ai không.
Bước 3. Suy nghĩ kỹ trước khi trả lời để chỉ nói lời cảm ơn
Một số người không muốn có email có nội dung "Cảm ơn". Điều này cần thêm thời gian để mở email và đọc nó chỉ để đọc những gì bạn đã biết. Một số người bao gồm một dòng có nội dung “NTN” - “Không cần cảm ơn.”
Bước 4. Tóm tắt các cuộc thảo luận dài
Cuộn qua các trang trả lời để hiểu một cuộc thảo luận thật khó chịu. Thay vì tiếp tục chuyển tiếp một chuỗi tin nhắn, hãy dành một phút để tóm tắt nó cho (những) người đọc của bạn.
Bước 5. Đảm bảo bao gồm thông tin mà bạn đang phản hồi
Nhiều người và công ty viết và trả lời hàng trăm email mỗi ngày. Tránh gửi một email không rõ ràng chỉ nói "Có". Bao gồm câu hỏi mà người nhận đã hỏi để họ biết bạn đang trả lời những gì. Tránh làm cho người nhận cuộn xuống nhiều hơn một tin nhắn trong lịch sử.
Bước 6. Trả lời ngay lập tức
Nếu bạn cần thực hiện một số nghiên cứu hoặc suy nghĩ trước khi trả lời email hoặc nếu bạn quá bận rộn để viết một phản hồi đầy đủ kịp thời, hãy gửi một phản hồi ngắn để người gửi biết rằng bạn đã nhận được email và cho biết khi nào bạn sẽ trả lời.
Bước 7. Hãy chủ động
Khi trả lời email, bạn có thể tiết kiệm thời gian cho mọi người bằng cách đoán trước bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào mà câu trả lời của bạn có thể gợi ra. Giải quyết những vấn đề này trong thư trả lời của bạn trước khi ai đó phải gửi một email mới để hỏi về chúng.
Phương pháp 3/3: Một số điều cơ bản không nên
Bước 1. Không chuyển tiếp các email riêng tư
Ví dụ: tránh chuyển tiếp một email chứa bí mật, đặc biệt nếu người bạn gửi email không muốn bạn làm như vậy. Làm như vậy có thể khiến người nhận mất tin tưởng vào bạn và có thể khiến mối quan hệ của bạn trở nên rối ren. Bạn chắc chắn không muốn điều đó xảy ra.
Bước 2. Đừng tung tin đồn thất thiệt về mọi người
Nếu bạn cảm thấy muốn làm như vậy, hãy đặt mình vào vị trí của người khác và nghĩ xem bạn sẽ cảm thấy thế nào nếu người đó tung tin đồn về bạn. Ví dụ, nếu bạn của bạn nổi tiếng là xấu tính và hách dịch, hãy nghĩ xem bạn sẽ cảm thấy thế nào nếu bạn của bạn nói với những người bạn khác về một trong những điều kỳ quặc của bạn. Bạn sẽ không hạnh phúc lắm, phải không?
Bước 3. Tránh thảo luận về việc riêng của mọi người
Ví dụ, tránh để bạn của bạn biết rằng bạn của cô ấy đã chia tay với bạn trai cũ. Email không hoàn toàn riêng tư, vì vậy có thể người mà doanh nghiệp của bạn đang thảo luận có thể nhìn thấy email và trở nên giận dữ với bạn và / hoặc xấu hổ, và điều này có thể làm xáo trộn mối quan hệ của bạn với người đó.
Bước 4. Tránh bắt lửa
Ngọn lửa về cơ bản là những lời lăng mạ được gửi trực tuyến để xúc phạm bạn, vì vậy, điều quan trọng là không gửi ngọn lửa cho người khác hoặc bắt đầu cuộc chiến nảy lửa. Điều này có thể khiến người khác phát điên và bạn cũng có thể bị tạm ngưng tài khoản vì điều này.
Bước 5. Tránh chia sẻ thông tin cá nhân của người khác mà không được phép
Đây có thể là bất cứ điều gì, từ tuổi của một người cho đến tên trường mà người đó theo học. Đặt mình vào vị trí của người khác - bạn sẽ cảm thấy thế nào nếu ai đó cho bạn mình địa chỉ nhà của bạn? Bạn sẽ không hài lòng lắm, vì vậy hãy đảm bảo xin phép trước khi chia sẻ thông tin cá nhân của ai đó với người khác qua email, hoặc tuyệt đối không làm như vậy.
Bước 6. Đừng gửi email khi bạn đang tức giận
Nó sẽ cho thấy bạn đang tức giận và bạn có thể khiến người đó khó chịu. Ví dụ: nếu bạn đang tức giận với ai đó tại nơi làm việc và bạn gửi email cho người đó một cách toàn diện, điều này có thể khiến người mà bạn gửi email trở nên cáu kỉnh. Điều này cũng tương tự với việc trả lời email; nếu bạn đang tức giận với ai đó vì đã gửi cho bạn một tin nhắn cụ thể, hãy tạm dừng trả lời cho đến khi bạn bình tĩnh lại.
Email mẫu
Email nhắc cuộc gọi hội nghị mẫu
Hỗ trợ wikiHow và mở khóa tất cả các mẫu.
Email mẫu phác thảo chính sách mới
Hỗ trợ wikiHow và mở khóa tất cả các mẫu.
Email mẫu cho giáo sư về một câu hỏi
Hỗ trợ wikiHow và mở khóa tất cả các mẫu.
Video - Bằng cách sử dụng dịch vụ này, một số thông tin có thể được chia sẻ với YouTube
Lời khuyên
- Phông chữ tiêu chuẩn giúp bạn đọc dễ dàng hơn. Ví dụ, Arial, Cambria và Narrow. Giữ kích thước phông chữ ở mức bình thường, thường không quá 15. Nếu bạn cần thu hút sự chú ý theo cách đặc biệt hoặc nhấn mạnh, hãy sử dụng phông chữ đậm hoặc nghiêng. Điều này tốt hơn vô cùng so với việc hét lên qua tất cả các thủ đô.
- Nếu bạn được gửi một ngọn lửa, hãy xóa nó ngay lập tức để tránh bắt đầu một cuộc chiến tranh ngọn lửa.
- Hãy nhớ rằng âm báo của bạn không thể nghe thấy trong e-mail. Bạn đã bao giờ cố gắng mỉa mai một e-mail, và người nhận đã hiểu sai cách chưa? Nhắn tin e-mail không truyền tải được các sắc thái của giao tiếp bằng lời nói. Trong nỗ lực phỏng đoán giọng nói, một số người sử dụng các biểu tượng cảm xúc, nhưng sử dụng chúng một cách tiết kiệm để bạn không tỏ ra thiếu chuyên nghiệp.
Ngoài ra, đừng cho rằng việc sử dụng biểu tượng cảm xúc mặt cười sẽ chế ngự được một tin nhắn khó.
- Tránh sử dụng e-mail như một phương tiện để tránh liên lạc cá nhân. "Chúng tôi sẽ gửi cho bạn một email" thường có thể là câu gây phẫn nộ nhất đối với bất kỳ ai. Gửi email không nên trốn tránh ý tưởng về liên lạc trực tiếp hoặc thậm chí là các cuộc trò chuyện qua điện thoại. Cũng hạn chế sử dụng e-mail để tránh tình huống không thoải mái như xin lỗi hoặc để che đậy lỗi lầm.
- Kết thúc email của bạn một cách lịch sự. Kết thúc bằng một câu nói như "Lời chúc tốt đẹp nhất", "Chúc may mắn" hoặc "Cảm ơn trước vì sự giúp đỡ của bạn", có thể làm dịu ngay cả một email gay gắt và có thể gợi ra một câu trả lời thuận lợi hơn.
- Hãy cẩn thận với việc tìm kiếm biên lai. Mặc dù có một số trường hợp khi yêu cầu biên nhận có thể cần thiết cho mục đích lưu trữ hồ sơ hoặc bằng chứng nhận, phần lớn điều này chỉ gây khó chịu và buộc người đọc phải thực hiện các hành động bổ sung để xử lý email của bạn. Nếu có điều gì đó thực sự khẩn cấp hoặc bạn thực sự cần đảm bảo rằng người nhận đã nhận được tin nhắn của bạn, hãy nhấc điện thoại lên và sử dụng nó.
- Nếu bạn được gửi một thứ gì đó khiến bạn không thoải mái, chẳng hạn như một tin đồn được chuyển tiếp, hãy xóa nó. Bạn không nên muốn trở thành một phần của việc này.
Cảnh báo
- Tránh đe doạ trực tuyến. Nó là bất hợp pháp và nó có thể ảnh hưởng rất lớn đến những người khác, đặc biệt là thanh thiếu niên (ví dụ: nó có thể gây ra tự tử).
- Không sử dụng tất cả các chữ hoa. Đây là một thực hành không cần thiết và nó có thể làm phiền người nhận của bạn, đổi lại bạn sẽ nhận được một bức thư rực lửa. Tất cả các viết hoa được coi là tương đương với "hét lên".
- Không chuyển tiếp Chain Mail. Sẽ có rất ít người thích nhận được những tin nhắn không cần thiết liên tục. Những loại e-mail này đã nổi tiếng là nhiễm các loại vi-rút nguy hiểm và có hại có thể được chuyển đến và đi từ máy tính. Chỉ nhằm mục đích chuyển tiếp các tin nhắn mà bạn đã nhận được trực tiếp từ những người có địa chỉ trò chuyện.
- Không sử dụng chữ ký công việc của bạn cho các email cá nhân - nó sẽ khiến bạn có vẻ không thân thiện.
