Sử dụng tính năng AutoFilter của Microsoft Excel là một cách nhanh chóng và đơn giản để sắp xếp thông qua số lượng dữ liệu lớn hơn. Bộ lọc hỗ trợ nhiều tiêu chí để sắp xếp dữ liệu của bạn. Để bắt đầu, bạn cần tạo một tập dữ liệu. Sau đó, tất cả những gì còn lại là chọn mục tiêu và kích hoạt Bộ lọc Tự động bằng cách nhấn nút "Bộ lọc" nằm trên tab "Dữ liệu" và tùy chỉnh bộ lọc theo cách bạn muốn. Quá trình này có thể được thành thạo trong vài phút, cuối cùng là tăng hiệu quả sử dụng Excel của bạn.
Các bước
Phần 1/2: Bắt đầu với AutoFilter
Bước 1. Tạo bảng
Đảm bảo rằng dữ liệu của bạn có tiêu đề cột để chỉ định dữ liệu bên dưới nó. Tiêu đề là nơi bộ lọc sẽ được đặt và sẽ không được đưa vào dữ liệu được sắp xếp. Mỗi cột có thể có một tập dữ liệu duy nhất (ví dụ: ngày, số lượng, tên, v.v.) và chứa nhiều mục nhập mà bạn muốn sắp xếp.
Bạn có thể cố định các tiêu đề của mình tại chỗ bằng cách chọn hàng có chứa và đi tới “View> Freeze Panes”. Điều này sẽ giúp theo dõi các danh mục đã lọc trên các tập dữ liệu lớn
Bước 2. Chọn tất cả dữ liệu bạn muốn lọc
Nhấp và kéo để chọn tất cả các ô bạn muốn đưa vào bộ lọc. Vì AutoFilter, như tên của nó, là một quy trình tự động, bạn không thể sử dụng nó để lọc các cột không liền nhau. Tất cả các cột ở giữa sẽ được đặt để lọc cùng với chúng.
Bước 3. Kích hoạt AutoFilter
Chuyển đến tab "Dữ liệu", sau đó nhấn "Bộ lọc". Sau khi được kích hoạt, các tiêu đề cột sẽ có các nút thả xuống. Sử dụng các nút này, bạn có thể đặt các tùy chọn bộ lọc của mình.
Bước 4. Chọn tiêu chí bộ lọc
Các tùy chọn bộ lọc có thể khác nhau dựa trên loại dữ liệu trong các ô. Các ô văn bản sẽ lọc theo nội dung văn bản, trong khi các ô số sẽ có các bộ lọc toán học. Có một vài bộ lọc được dùng chung cho cả hai. Khi một bộ lọc hoạt động, một biểu tượng bộ lọc nhỏ sẽ xuất hiện trong tiêu đề cột.
- Sắp xếp Tăng dần: sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần dựa trên dữ liệu trong cột đó; các số được sắp xếp 1, 2, 3, 4, 5, v.v. và các từ được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái bắt đầu bằng a, b, c, d, e, v.v.
- Sắp xếp Giảm dần: sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần dựa trên dữ liệu trong cột đó; các số được sắp xếp theo thứ tự ngược lại 5, 4, 3, 2, 1, v.v. và các từ được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái ngược, e, d, c, b, a, v.v.
- 10 hàng đầu: 10 hàng dữ liệu đầu tiên trong bảng tính của bạn hoặc 10 hàng dữ liệu đầu tiên từ lựa chọn đã lọc
- Điều kiện cụ thể: Một số tham số bộ lọc có thể được đặt bằng cách sử dụng logic giá trị, như lọc các giá trị lớn hơn, nhỏ hơn, bằng, trước, sau, giữa, chứa, v.v. Sau khi chọn một trong số này, bạn sẽ được nhắc nhập giới hạn tham số (ví dụ: Sau ngày 1/1/2011 hoặc lớn hơn 1000).
- Lưu ý: dữ liệu được lọc bị ẩn khỏi chế độ xem, KHÔNG bị xóa. Bạn sẽ không mất bất kỳ dữ liệu nào bằng cách lọc.
Phần 2 của 2: Tùy chỉnh và hủy kích hoạt bộ lọc tự động
Bước 1. Sử dụng AutoFilter tùy chỉnh để phân loại phức tạp hơn
Bộ lọc tùy chỉnh cho phép áp dụng nhiều bộ lọc bằng cách sử dụng logic “và / hoặc”. Tùy chọn “Bộ lọc tùy chỉnh…” được liệt kê ở cuối trình đơn thả xuống bộ lọc và hiển thị một cửa sổ riêng biệt. Tại đây, bạn có thể chọn tối đa hai tùy chọn bộ lọc, sau đó chọn nút “Và” hoặc “Hoặc” để đặt các bộ lọc đó là độc quyền hoặc bao gồm.
Ví dụ: một cột chứa tên có thể được lọc bởi những cột chứa “A” hoặc “B”, có nghĩa là cả Andrew và Bob đều sẽ xuất hiện. Nhưng cả hai đều không xuất hiện trong bộ lọc cho những bộ lọc có chứa cả “A” và “B”
Bước 2. Xóa bộ lọc của bạn
Để xóa một bộ lọc, hãy chọn menu thả xuống cho cột được lọc và chọn “Xóa bộ lọc khỏi [tên]”. Để xóa tất cả các bộ lọc, hãy chọn bất kỳ ô nào trong bảng và chuyển đến tab "Dữ liệu" và nhấn "Xóa" (bên cạnh chuyển đổi Bộ lọc).
Bước 3. Hủy kích hoạt AutoFilter
Nếu bạn muốn tắt hoàn toàn các bộ lọc, chỉ cần bỏ chọn tùy chọn AutoFilter trong khi bảng được chọn.
Lời khuyên
- Bạn có thể xem tiêu đề cột nào có bộ lọc được áp dụng cho chúng bằng cách nhìn vào nút menu thả xuống. Nếu mũi tên trên nút có màu xanh lam thì một bộ lọc trong menu đó đã được áp dụng. Nếu mũi tên trên nút có màu đen, thì bộ lọc trong menu đó chưa được áp dụng.
- AutoFilter sắp xếp dữ liệu theo chiều dọc, có nghĩa là các tùy chọn bộ lọc chỉ có thể được áp dụng cho các tiêu đề cột chứ không áp dụng cho các hàng. Tuy nhiên, bằng cách nhập danh mục cho mỗi hàng, rồi chỉ lọc cột đó, bạn có thể nhận được hiệu quả tương tự.
- Bộ lọc sẽ không hoạt động ngoài bất kỳ ô trống nào nếu bạn để trống bất kỳ ô nào.
- Sao lưu dữ liệu của bạn trước khi sử dụng AutoFilter. Mặc dù có thể tắt Tự động lọc, nhưng bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với dữ liệu có thể ghi đè lên thông tin hiện có của bạn.
Cảnh báo
- Bằng cách lọc dữ liệu của bạn, bạn không xóa các hàng, bạn đang ẩn chúng. Có thể bỏ ẩn các hàng bằng cách chọn hàng trên và dưới hàng ẩn, nhấp chuột phải vào chúng và chọn "Bỏ ẩn".
- Thường xuyên lưu các thay đổi trừ khi bạn đã sao lưu dữ liệu của mình và không định ghi đè dữ liệu của mình.
