WikiHow này hướng dẫn bạn cách sử dụng tính năng "Kết hợp Thư" trong Microsoft Word. Mail Merge cho phép bạn sử dụng bảng tính thông tin liên hệ để tự động gán địa chỉ, tên hoặc thông tin khác cho mỗi bản sao của tài liệu. Điều này rất hữu ích khi cá nhân hóa các bản tin hoặc tuyên bố, vì bạn không phải viết bằng tay tên hoặc địa chỉ của từng người ở đầu mỗi tài liệu.
Các bước
Phần 1/3: Tạo Bảng liên hệ
Bước 1. Mở Microsoft Excel
Biểu tượng ứng dụng của Microsoft Excel giống với chữ "X" màu trắng trên nền màu xanh lá cây đậm. Trang "Mới" của Excel sẽ mở ra.
Nếu bạn đã có một bảng liên hệ trong Excel, hãy chuyển sang nhập các liên hệ trong Excel để thay thế
Bước 2. Nhấp vào Sổ làm việc trống
Nó ở phía trên bên trái của trang "Mới". Thao tác này sẽ mở một tài liệu Excel mới, trống.
Bước 3. Thêm tiêu đề liên hệ của bạn
Bắt đầu trong ô A1 và di chuyển ngay từ đó, hãy nhập các tiêu đề sau:
- FirstName - Tên của các liên hệ của bạn sẽ nằm trong cột này (ô A1).
- LastName - Họ của các liên hệ của bạn sẽ nằm trong cột này (ô B1).
- Tel - Số điện thoại trong danh bạ của bạn sẽ nằm trong cột này (ô C1).
- StreetAddress - Địa chỉ đường phố của các liên hệ của bạn sẽ nằm trong cột này (ô D1).
- Thành phố - Thành phố cư trú trong danh bạ của bạn sẽ nằm trong cột này (ô E1).
- Bang - Trạng thái cư trú của các liên hệ của bạn sẽ nằm trong cột này (ô F1).
- ZIP - Mã ZIP của các địa chỉ liên hệ của bạn sẽ nằm trong cột này (ô G1).
- Email - Địa chỉ email của các liên hệ của bạn sẽ nằm trong cột này (ô H1).
Bước 4. Nhập thông tin danh bạ của bạn
Bắt đầu từ cột A, ô 2, bắt đầu nhập thông tin liên hệ của từng người mà bạn muốn tạo phối thư.
Đảm bảo rằng thông tin này là chính xác trước khi tiếp tục
Bước 5. Lưu tài liệu của bạn
Làm như vậy:
- Windows - Nhấp vào Tập tin, nhấp chuột Lưu thành, nhấn đúp chuột PC này, nhấp vào vị trí lưu ở phía bên trái của cửa sổ, nhập tên tài liệu vào hộp văn bản "Tên tệp" và nhấp vào Cứu.
- Mac - Nhấp vào Tập tin, nhấp chuột Lưu thành…, nhập tên của tài liệu vào trường "Lưu Dưới dạng", chọn vị trí lưu bằng cách nhấp vào hộp "Vị trí" và nhấp vào một thư mục, rồi nhấp vào Cứu.
- Hãy ghi nhớ vị trí lưu đã chọn của bạn - bạn sẽ cần tìm bảng tính Excel sau.
Bước 6. Đóng Excel
Nhấn vào NS ở góc trên bên phải của Excel (Windows) hoặc vòng tròn màu đỏ ở góc trên bên trái (Mac). Bây giờ bạn có thể tiến hành tạo phối thư trong Microsoft Word.
Phần 2/3: Nhập Danh bạ sang Word
Bước 1. Mở Microsoft Word
Biểu tượng ứng dụng Word trông giống như một chữ "W" màu trắng trên nền xanh lam đậm. Như với Excel, trang "Mới" sẽ mở ra.
Nếu bạn có tài liệu Microsoft Word hiện có mà bạn muốn nhập danh bạ Excel, thay vào đó, bạn sẽ bấm đúp vào tài liệu đó để mở và bỏ qua bước tiếp theo
Bước 2. Nhấp vào Tài liệu trống
Đó là một hộp màu trắng ở phía trên bên trái của trang. Một tài liệu Microsoft Word trống sẽ mở ra.
Bước 3. Nhấp vào tab Thư
Tab này nằm ở đầu cửa sổ Microsoft Word. Một thanh công cụ sẽ xuất hiện ngay bên dưới hàng tab tại đây.
Bước 4. Nhấp vào Chọn người nhận
Nó nằm trong phần "Bắt đầu trộn thư" của Thư từ thanh công cụ. Làm như vậy sẽ xuất hiện menu thả xuống.
Bước 5. Nhấp vào Sử dụng danh sách hiện có…
Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn này trong menu thả xuống. Một cửa sổ mới sẽ mở ra.
- Nếu bạn muốn sử dụng danh bạ Outlook thay thế, bạn có thể chọn Chọn từ Danh bạ Outlook trong menu thả xuống.
- Bạn cũng có thể nhập danh sách thông tin liên hệ tạm thời vào Word bằng cách chọn Nhập danh sách mới Lựa chọn. Điều này rất hữu ích khi bạn chỉ cần tạo một số ít thông tin của các liên hệ.
Bước 6. Chọn bảng liên hệ Microsoft Excel của bạn
Ở phía bên trái của cửa sổ, hãy nhấp vào thư mục mà bạn đã lưu trang tính Excel, sau đó nhấp vào trang tính Excel để chọn nó.
Bước 7. Nhấp vào Mở
Nó ở góc dưới bên phải của cửa sổ.
Bước 8. Xác nhận quyết định
Bấm vào tên trang tính Excel trong cửa sổ bật lên, sau đó bấm VÂNG ở cuối cửa sổ. Trang tính Excel của bạn sẽ được chọn làm vị trí mà các liên hệ của bạn sẽ tải.
Đảm bảo rằng hộp kiểm "Hàng dữ liệu đầu tiên chứa tiêu đề cột" ở cuối cửa sổ này được chọn
Phần 3/3: Sử dụng kết hợp thư
Bước 1. Đến nơi bạn muốn chèn thông tin liên hệ
Tìm vị trí bạn muốn chèn thông tin liên hệ (ví dụ: đầu tài liệu) và nhấp vào vị trí đó để đặt con trỏ ở đó.
Bước 2. Nhấp vào Chèn Trường Hợp nhất
Đó là một tùy chọn trong phần "Viết & Chèn trường" của Thư từ chuyển hướng. Một menu thả xuống sẽ xuất hiện.
Bạn có thể phải nhấp vào Thư từ tab một lần nữa trước khi thực hiện việc này.
Bước 3. Chọn một loại thông tin
Trong menu thả xuống, hãy bấm vào tên của một trong các tiêu đề từ tài liệu Excel của bạn để chèn nó.
Ví dụ: bạn sẽ nhấp vào Tên đầu tiên trong menu thả xuống nếu bạn muốn chèn thẻ cho tên của các liên hệ.
Bước 4. Thêm thông tin khác nếu cần thiết
Điều này có thể bao gồm địa chỉ liên hệ, họ, số điện thoại, v.v.
Bước 5. Nhấp vào Kết thúc & Hợp nhất
Nó ở phía ngoài cùng bên phải của Thư từ thanh công cụ của tab. Thao tác này sẽ đưa ra một menu thả xuống.
Bước 6. Chọn một tùy chọn hợp nhất
Nhấp vào một trong các tùy chọn sau:
- Chỉnh sửa tài liệu riêng lẻ - Mở tài liệu của từng người nhận, cho phép bạn cá nhân hóa tài liệu hơn nữa.
- In tài liệu… - Cho phép bạn in ra một bản sao tài liệu của mình cho từng cá nhân được liệt kê trong bảng liên hệ của bạn.
- Gửi tin nhắn qua email… - Cho phép bạn gửi các tài liệu dưới dạng email. Địa chỉ email của các liên hệ sẽ được chọn làm địa chỉ email đích.
Bước 7. Làm theo hướng dẫn trên màn hình
Tùy thuộc vào tùy chọn đã chọn của bạn, bạn sẽ có một biểu mẫu bổ sung để xem xét (ví dụ: nếu bạn đã chọn E-mail, bạn sẽ phải nhập một chủ đề và sau đó nhấp vào VÂNG). Làm như vậy sẽ hoàn tất quá trình trộn thư.
