Google Tài liệu là một trình xử lý văn bản trực tuyến mạnh mẽ giúp bạn dễ dàng chia sẻ và cộng tác với những người khác. Bạn có nhiều tùy chọn chia sẻ cho phép bạn đặt quyền chia sẻ cụ thể cho những người bạn cấp quyền truy cập. Bạn cũng có thể chia sẻ tài liệu của mình với bất kỳ ai trên web, cho phép cộng tác toàn cầu thực sự. WikiHow này hướng dẫn bạn cách chia sẻ Tài liệu Google từ máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn.
Các bước
Phương pháp 1/4: Chia sẻ với những người cụ thể trên máy tính
Bước 1. Mở tệp Google Tài liệu bạn muốn chia sẻ
Bạn có thể chia sẻ bất kỳ tệp nào trên Google Tài liệu của mình bằng cách nhấp vào tệp đó trong Google Drive của bạn hoặc bằng cách đăng nhập vào Google Tài liệu và nhấp vào tệp ở đó.
- Để truy cập tệp trong Google Drive của bạn, hãy truy cập https://drive.google.com trong trình duyệt web. Nếu bạn chưa đăng nhập vào tài khoản Google của mình, hãy đăng nhập, sau đó nhấp vào tệp để mở.
- Để mở tệp từ Google Documents, hãy truy cập https://docs.google.com trong trình duyệt web, đăng nhập vào tài khoản Google của bạn nếu bạn chưa đăng nhập, sau đó nhấp vào tệp để mở.
Bước 2. Nhấp vào nút Chia sẻ màu xanh lam
Nút này ở góc trên cùng bên phải của Google Tài liệu.
Bước 3. Thêm những người mà bạn muốn chia sẻ
Bắt đầu nhập tên hoặc địa chỉ email vào trường "Thêm người và nhóm". Khi tên hoặc địa chỉ của người đó xuất hiện trong kết quả tìm kiếm, hãy nhấp vào tên hoặc địa chỉ đó để thêm người đó vào danh sách người nhận. Bạn có thể chia sẻ với nhiều người bằng cách nhập thêm tên / địa chỉ.
- Nếu bạn đã thiết lập một nhóm trong Danh bạ Google của mình, bạn có thể nhập tên nhóm để chia sẻ với nhóm.
- Nếu người nhận không phải là người dùng Google Documents, họ sẽ được mời tạo tài khoản miễn phí trước khi truy cập tài liệu.
Bước 4. Chọn quyền chia sẻ của bạn
Bạn sẽ thấy menu thả xuống ở bên phải người / những người mà bạn đang chia sẻ. Menu này xác định liệu những người bạn đang chia sẻ có thể xem, chỉnh sửa hoặc để lại nhận xét về tài liệu hay không.
- Lựa chọn Biên tập viên nếu bạn muốn cấp toàn quyền truy cập chỉnh sửa cho những người bạn chia sẻ.
- Lựa chọn Người xem nếu bạn chỉ muốn những người bạn chia sẻ có thể xem nhưng không sửa đổi hoặc xóa tài liệu.
- Lựa chọn Bình luận nếu bạn không muốn người hoặc những người mà bạn chia sẻ thực hiện thay đổi đối với tệp nhưng bạn muốn họ có thể xem và để lại nhận xét.
- Nhấp vào bánh răng ở góc trên bên phải để đặt các cài đặt nâng cao hơn, bao gồm việc bạn có muốn cho phép người chỉnh sửa thay đổi quyền và chia sẻ với người khác hay không và / hoặc cho phép người xem và người nhận xét tải xuống, in và sao chép tài liệu.
Bước 5. Chọn hộp bên cạnh "Thông báo cho mọi người" nếu bạn muốn chia sẻ qua email
Nếu bạn muốn người hoặc những người mà bạn chia sẻ nhận được email thông báo rằng bạn đã chia sẻ tài liệu này, hãy chọn hộp này. Nếu không, hãy xóa dấu kiểm của nó.
Nếu bạn chọn thông báo cho mọi người, bạn có thể nhập tin nhắn vào hộp "Tin nhắn" để giải thích tài liệu hoặc cung cấp thêm thông tin
Bước 6. Bấm Gửi để chia sẻ tài liệu
Tài liệu hiện được chia sẻ với người hoặc những người bạn đã nhập.
Nếu bạn đã chọn tùy chọn Thông báo, người nhận sẽ nhận được một email có chứa liên kết đến tài liệu
Phương pháp 2/4: Chia sẻ liên kết trên máy tính
Bước 1. Mở tệp Google Tài liệu bạn muốn chia sẻ
Bạn có thể chia sẻ bất kỳ tệp nào trên Google Tài liệu của mình bằng cách nhấp vào tệp đó trong Google Drive của bạn hoặc bằng cách đăng nhập vào Google Tài liệu và nhấp vào tệp ở đó.
- Để truy cập tệp trong Google Drive của bạn, hãy truy cập https://drive.google.com trong trình duyệt web. Nếu bạn chưa đăng nhập vào tài khoản Google của mình, hãy đăng nhập, sau đó nhấp vào tệp để mở.
- Để mở tệp từ Google Documents, hãy truy cập https://docs.google.com trong trình duyệt web, đăng nhập vào tài khoản Google của bạn nếu bạn chưa đăng nhập, sau đó nhấp vào tệp để mở.
Bước 2. Nhấp vào nút Chia sẻ màu xanh lam
Nút này ở góc trên cùng bên phải của Google Tài liệu.
Bước 3. Nhấp vào Nhận liên kết
Đó là ô thứ hai ở giữa màn hình.
Bước 4. Chọn người có thể truy cập tài liệu
Menu thả xuống có hai tùy chọn:
-
Bất cứ ai có liên kết có nghĩa là bất kỳ ai mà bạn gửi liên kết (hoặc nhận liên kết từ bất kỳ ai khác) đều có thể xem tài liệu. Nếu bạn chọn tùy chọn này, bạn có thể chọn cấp độ quyền từ menu thả xuống thứ hai:
- Lựa chọn Biên tập viên nếu bạn muốn cấp quyền chỉnh sửa đầy đủ cho bất kỳ ai có liên kết.
- Lựa chọn Người xem nếu bạn chỉ muốn những người có liên kết có thể xem nhưng không sửa đổi tài liệu.
- Lựa chọn Bình luận nếu bạn không muốn những người có liên kết thực hiện thay đổi nhưng muốn họ có thể để lại nhận xét.
- Hạn chế có nghĩa là chỉ những người mà bạn đã chia sẻ tài liệu mới có thể sử dụng liên kết này để xem nó.
Bước 5. Nhấp vào Sao chép liên kết
Nó bên cạnh liên kết. Điều này đối phó với liên kết đến khay nhớ tạm của máy tính của bạn.
Bước 6. Dán liên kết vào email, tin nhắn hoặc tài liệu
Khi bạn đã sẵn sàng chia sẻ liên kết với ai đó, bạn có thể nhấp chuột phải vào khu vực nhập của bất kỳ tin nhắn, bài đăng hoặc tài liệu nào và chọn Dán để nhập liên kết.
Phương pháp 3/4: Chia sẻ với những người cụ thể trên điện thoại hoặc máy tính bảng
Bước 1. Mở ứng dụng Google Tài liệu trên điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn
Đó là biểu tượng của một tờ giấy màu xanh với chữ in màu trắng.
Bước 2. Nhấn vào tài liệu bạn muốn chia sẻ
Thao tác này sẽ mở tài liệu để chỉnh sửa.
Bước 3. Nhấn vào biểu tượng chia sẻ
Đó là đường viền của một người có dấu cộng ở khu vực phía trên bên phải của màn hình.
Bước 4. Nhập tên hoặc địa chỉ của người bạn muốn chia sẻ
Chỉ cần bắt đầu nhập tên hoặc địa chỉ email của người nhận và nhấn vào kết quả phù hợp khi chúng xuất hiện trong kết quả tìm kiếm. Lặp lại điều này để chia sẻ với nhiều người.
- Nếu bạn đã thiết lập một nhóm trong Danh bạ Google của mình, bạn có thể nhập tên nhóm để chia sẻ với nhóm.
- Nếu người nhận không phải là người dùng Google Documents, họ sẽ được mời tạo tài khoản miễn phí trước khi truy cập tài liệu.
Bước 5. Chọn cách bạn muốn chia sẻ tệp
Bạn sẽ thấy menu thả xuống bên dưới danh sách những người bạn đang chia sẻ. Chọn tùy chọn phù hợp với cách bạn muốn chia sẻ tài liệu này:
- Vô nhẹ Biên tập viên nếu bạn muốn cấp đầy đủ quyền chỉnh sửa cho những người bạn chia sẻ.
- Vô nhẹ Người xem nếu bạn chỉ muốn những người bạn chia sẻ có thể xem nhưng không sửa đổi hoặc xóa tài liệu.
- Vô nhẹ Bình luận nếu bạn không muốn người hoặc những người mà bạn chia sẻ thực hiện thay đổi đối với tệp nhưng bạn muốn họ có thể xem và để lại nhận xét.
Bước 6. Nhập tin nhắn cho (các) người nhận (tùy chọn)
Nếu bạn muốn gửi tin nhắn cho người hoặc những người bạn đang chia sẻ, hãy nhấn vào trường ở dưới cùng và nhập những gì bạn muốn nói. Google Tài liệu sẽ gửi email đến những người bạn đang chia sẻ, ngay cả khi bạn không nhập tin nhắn ở đây, cho họ biết bạn đã chia sẻ tài liệu.
Nếu bạn không muốn người nhận nhận email thông báo, hãy nhấn vào ba dấu chấm ở góc trên cùng bên phải và chọn Bỏ qua việc gửi thông báo.
Bước 7. Nhấn vào nút gửi
Đó là chiếc máy bay giấy ở góc dưới cùng bên phải. Tài liệu hiện được chia sẻ với người hoặc những người bạn đã nhập.
Phương pháp 4/4: Chia sẻ liên kết trên điện thoại hoặc máy tính bảng
Bước 1. Mở ứng dụng Google Tài liệu trên điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn
Đó là biểu tượng của một tờ giấy màu xanh với chữ in màu trắng.
Bước 2. Nhấn vào tài liệu bạn muốn chia sẻ
Thao tác này sẽ mở tài liệu để chỉnh sửa.
Bước 3. Nhấn vào biểu tượng chia sẻ
Đó là đường viền của một người có dấu cộng ở khu vực phía trên bên phải của màn hình.
Bước 4. Nhấn vào biểu tượng Liên kết
Biểu tượng này là một vòng tròn chứa hai bóng chồng lên nhau của đầu và vai của các dân tộc. Thao tác này sẽ mở menu "Ai có quyền truy cập".
Bước 5. Nhấn Thay đổi để kiểm soát ai có thể truy cập tài liệu
Tùy chọn bạn chọn xác định cách (và ai) có thể xem và / hoặc chỉnh sửa tài liệu:
- Hạn chế có nghĩa là chỉ những người mà bạn đã chia sẻ tài liệu mới có thể sử dụng liên kết này để xem nó.
- Người xem có nghĩa là bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem nhưng không thể sửa đổi tài liệu.
- Biên tập viên có nghĩa là bất kỳ ai có liên kết đều có thể sửa đổi hoặc xóa tài liệu.
- Bình luận cho phép bất kỳ ai có liên kết xem và nhận xét về tài liệu, nhưng không thực hiện bất kỳ thay đổi nào.
Bước 6. Nhấn vào Sao chép liên kết
Nó ở cuối menu. Điều này đối phó với liên kết đến khay nhớ tạm thời của điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn.
Bước 7. Dán liên kết vào email, tin nhắn hoặc tài liệu
Khi bạn đã sẵn sàng chia sẻ liên kết với ai đó, hãy chạm và giữ vùng nhập mà bạn muốn chèn liên kết, sau đó chọn Dán.
Video - Bằng cách sử dụng dịch vụ này, một số thông tin có thể được chia sẻ với YouTube
Lời khuyên
- Bạn có thể không chia sẻ được tài liệu mà bạn không phải là chủ sở hữu. Quyền của bạn được đặt bởi chủ sở hữu ban đầu của tài liệu.
- Các bước chia sẻ này cũng hoạt động đối với các loại tệp Google Drive khác, chẳng hạn như Trang tính và Trang trình bày.
