Các doanh nghiệp tuyển dụng các chuyên gia nhân sự để xử lý mọi thứ, từ các vấn đề về tiền lương, chính sách cho đến các khiếu nại pháp lý. Nếu bạn có câu hỏi về luật pháp hoặc chính sách, hoặc vấn đề nghiêm trọng với một trong những đồng nghiệp của mình, bạn có thể cần liên hệ với đại diện trong bộ phận nhân sự. Nhân sự cũng có thể là bộ phận đầu tiên bạn tiếp xúc tại một công ty cụ thể. Bạn nên bắt đầu cuộc trò chuyện này bằng một email trang trọng, đơn giản giới thiệu với người đó về vấn đề cụ thể của bạn.
Các bước
Phương pháp 1/3: Viết và gửi Email
Bước 1. Gửi email của bạn đến đúng người
Kiểm tra danh bạ nguồn nhân lực và xem liệu có người được chỉ định để xử lý loại vấn đề bạn cần giải quyết hay không. Cũng có thể có một đầu mối liên hệ được chỉ định cho bộ phận của bạn trong công ty. Nếu bạn lo lắng về việc vấn đề của mình đang được xem xét nghiêm túc, bạn cũng có thể liên hệ trực tiếp với người đứng đầu bộ phận nhân sự.
Kiểm tra kỹ để đảm bảo rằng chỉ người bạn muốn liên hệ mới có địa chỉ trong email. Đặc biệt nếu đây là một vấn đề riêng tư hoặc nhạy cảm, bạn không muốn vô tình gửi nhầm cho người khác. Hãy đặc biệt cẩn thận để loại bỏ bất kỳ danh sách nào sẽ gửi email đến một nhóm nhân viên nhất định
Bước 2. Viết một dòng chủ đề cụ thể chỉ ra rằng hành động là cần thiết
Một dòng chủ đề rõ ràng truyền đạt cả vấn đề của bạn và mức độ khẩn cấp mà bạn chỉ định cho vấn đề đó sẽ giúp nguồn nhân lực ưu tiên giải quyết vấn đề của bạn. Nếu bạn để trống hoặc không rõ dòng này, thư từ của bạn có thể bị chôn vùi trong hộp thư đến của ai đó.
Sử dụng các dòng như: “Vấn đề pháp lý - Cần hành động”, “Hoàn cảnh cá nhân đang thay đổi - Cần chú ý ngay lập tức”, “Câu hỏi chính sách khẩn cấp” hoặc “Phỏng vấn gần đây - Cảm ơn bạn”
Bước 3. Sử dụng những lời chào trang trọng ở đầu và cuối email của bạn
Bạn muốn thiết lập một giọng điệu trang trọng và chuyên nghiệp ngay từ đầu trong cuộc trò chuyện này. Điều này sẽ giúp bộ phận nhân sự biết rằng bạn đang xử lý vấn đề một cách nghiêm túc. Ngay cả khi bạn biết cá nhân người đại diện, hãy nhớ rằng đây là một cuộc thảo luận chuyên nghiệp, thay vì chỉ là một cuộc thảo luận thân thiện.
Bắt đầu bằng “Kính gửi [tên đầy đủ của người đại diện]” và kết thúc bằng “Trân trọng” hoặc “Cảm ơn bạn đã dành thời gian, [Tên đầy đủ của bạn].”
Bước 4. Viết nội dung rõ ràng, trực tiếp và cụ thể
Giữ câu của bạn ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Không cung cấp nhiều thông tin hơn mức cần thiết vì bạn không muốn người đọc bị sa lầy vào email. Không bao gồm bất kỳ chi tiết nào có thể gây nhầm lẫn cho nguồn nhân lực về vấn đề của bạn. Bạn có thể trực tiếp giải quyết các chi tiết phức tạp.
Bước 5. Mô tả vấn đề một cách chính xác
Giải thích bản chất chính xác của vấn đề của bạn. Cung cấp tiến trình về thời điểm sự cố bắt đầu hoặc sẽ bắt đầu. Làm rõ xem bạn nghĩ đây là vấn đề pháp lý hay vấn đề mà công ty có thể tự xử lý.
Nếu bạn đang liên hệ với bộ phận nhân sự để hỏi về cơ hội việc làm, bạn sẽ không giới thiệu vấn đề. Thay vào đó, hãy giới thiệu bản thân và giải thích mối quan hệ trong quá khứ của bạn với công ty. Hãy rõ ràng về những hành động bạn mong đợi hoặc muốn người đại diện thực hiện
Bước 6. Lưu ý xem bạn có tài liệu về vấn đề của mình hay không
Bộ phận nhân sự sẽ muốn biết ngay cách giải quyết các vấn đề pháp lý hoặc chính sách. Tài liệu của bạn có thể ảnh hưởng đến phản hồi của họ, vì nó sẽ giúp làm rõ cả mức độ nghiêm trọng của vấn đề và hậu quả pháp lý mà một nhân viên cụ thể có thể phải đối mặt. Làm cho đại diện của bạn biết về bất kỳ và tất cả “bằng chứng” mà bạn có trong quyền sở hữu của mình và đề nghị đưa nó đến một cuộc họp trực tiếp.
- Nếu có thể, bạn sẽ muốn trình bày bằng chứng về bất kỳ vấn đề pháp lý nào với bộ phận nhân sự. Thật không may, hầu hết các bộ phận nhân sự sẽ cố gắng bảo vệ công ty nếu họ có thể.
- Nếu bạn đang bị quấy rối hoặc phân biệt đối xử, hãy ghi lại ngày xảy ra sự cố và lưu mọi thư từ bằng văn bản có chứa ngôn ngữ buộc tội.
- Giữ lại cả bản sao điện tử và bản giấy của bất kỳ tài liệu nào bạn cung cấp cho bộ phận nhân sự. Bạn nên giữ bản gốc và cung cấp cho nguồn nhân lực các bản sao.
Bước 7. Giải thích những gì bạn đã làm để giải quyết vấn đề
Bạn có thể đã cố gắng giải quyết vấn đề trước khi liên hệ với bộ phận nhân sự. Có lẽ bạn đã trò chuyện với sếp hoặc đồng nghiệp của mình hoặc thậm chí thông báo với họ rằng bạn đang liên hệ với bộ phận nhân sự. Người đại diện sẽ đánh giá cao việc có thông tin này, vì nó sẽ giúp họ hiểu ai đã nhận thức được vấn đề.
Đối với các vấn đề thay đổi hoàn cảnh cá nhân, giao tiếp này có thể cảm thấy ít trang trọng hơn. Ví dụ: nếu bạn đang nghỉ thai sản hoặc nghỉ sinh, có thể bạn đã thông báo cho sếp về tình trạng của mình và chỉ đơn giản là theo dõi với bộ phận nhân sự
Bước 8. Yêu cầu một cuộc gặp trực tiếp
Một cuộc gặp mà bạn ngồi đối mặt với người đại diện của mình sẽ giúp bạn thảo luận vấn đề một cách chi tiết. Điều này sẽ cung cấp cho người đại diện cơ hội để hỏi bất kỳ câu hỏi tiếp theo hoặc làm rõ. Email của bạn là nơi hoàn hảo để bắt đầu lên lịch cho cuộc họp quan trọng đó. Thông báo cho họ về các khối trong lịch trình của bạn và yêu cầu họ lập kế hoạch cho phù hợp.
Bước 9. Hãy chắc chắn rằng thông tin liên hệ của bạn được bao gồm
Bộ phận nhân sự có thể muốn liên hệ với bạn qua điện thoại, vì vậy hãy bao gồm một số phương pháp liên hệ ở cuối email. Thông tin này có thể nằm ngay bên dưới tên của bạn sau khi bạn đăng xuất khỏi thư từ. Kiểm tra lại tính chính xác của số điện thoại và email bạn đã cung cấp.
Bước 10. Chỉnh sửa email của bạn cho các lỗi chính tả, chính tả và ngữ pháp
Hầu hết các dịch vụ email đều có dịch vụ kiểm tra lỗi chính tả. Tiếp theo, hãy đọc qua email của bạn để biết những lỗi ngữ pháp, những từ còn thiếu và những vấn đề về sự rõ ràng.
Phương pháp 2/3: Theo dõi email đã gửi
Bước 1. Cảm ơn nguồn nhân lực về bất kỳ phản hồi nào mà họ gửi
Trước tiên, hãy cảm ơn người đại diện đã dành thời gian xem xét trường hợp của bạn, vì điều này sẽ ngay lập tức thiết lập thái độ lịch sự trong cuộc trò chuyện của bạn. Đảm bảo trả lời bất kỳ phản hồi nào mà nguồn nhân lực gửi nhanh chóng. Điều này sẽ cho thấy rằng bạn vẫn còn lo lắng về vấn đề và nó cũng thể hiện mong muốn của bạn để giải quyết nó sớm hơn là muộn hơn.
Bước 2. Tổ chức mọi tài liệu cần thiết cho cuộc họp trực tiếp của bạn
Chuẩn bị tinh thần cho cuộc họp bằng cách tạo một thư mục tài liệu đặc biệt chứa bất kỳ tài liệu nào bạn định mang theo. Nếu bạn có câu hỏi về chính sách, hãy mang theo sổ tay nhân viên có đánh dấu các chính sách cụ thể. Điều này sẽ giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ khi bạn đến.
Bước 3. Cân nhắc thuê cố vấn pháp lý nếu bạn đang đưa ra các vấn đề pháp lý
Nếu bạn lo lắng về việc bảo vệ bản thân khỏi bất kỳ hành động nào mà công ty có thể thực hiện chống lại bạn, hãy nói chuyện với luật sư. Họ có thể cung cấp cho bạn thông tin về các quyền của bạn và bạn có thể quyết định đưa họ đến bất kỳ cuộc họp trực tiếp nào. Bạn có thể muốn thông báo cho bộ phận nhân sự về kế hoạch thuê luật sư của mình nếu bạn chọn đi theo con đường này.
Hãy chắc chắn rằng bạn biết các chi phí liên quan đến việc thuê luật sư. Hầu hết sẽ tốn kém, vì vậy bạn sẽ cần cân nhắc những lo lắng về ngân sách này với nhu cầu bảo vệ pháp lý của mình
Bước 4. Gửi email lần thứ hai nếu bạn đã đợi một tuần mà không có phản hồi
Một tuần thường được coi là khoảng thời gian thích hợp để chờ trước khi gửi email tiếp theo. Nếu bạn đang giải quyết một vấn đề đặc biệt khẩn cấp, bạn có thể gửi thư theo dõi sau 24 giờ. Thay vì lo lắng rằng bạn đang cằn nhằn người đại diện của mình, hãy nhớ rằng họ có nhiều trách nhiệm. Họ có thể cần lời nhắc rằng bạn là một trong số họ.
Phương pháp 3/3: Quyết định có liên hệ với bộ phận nhân sự hay không
Bước 1. Giải quyết vấn đề một mình nếu bạn có thể
Nếu bạn gặp một vấn đề đơn giản và phi pháp lý không liên quan đến chính sách của công ty, bạn có thể tự mình giải quyết. Nếu có thể, hãy thảo luận vấn đề với sếp hoặc đồng nghiệp của bạn để cùng họ gỡ rối vấn đề. Nhân sự sẽ đánh giá cao việc biết bất kỳ bước nào bạn đã thực hiện để tìm ra giải pháp trước khi đến với họ.
Ví dụ, nếu bạn cảm thấy sếp sắp xếp lịch cho bạn quá nhiều ngày cuối tuần, hãy nói chuyện với sếp trước. Bạn cũng không muốn đến phòng nhân sự với một lời phàn nàn không quan trọng như “Tôi không thích không gian văn phòng của mình”
Bước 2. Xem lại sổ tay nhân viên của bạn để kiểm tra các chính sách của công ty bạn
Bạn có thể cảm thấy rằng mình đang vi phạm chính sách của công ty. Trước khi bạn liên hệ với bộ phận nhân sự, hãy đọc lại các chính sách cụ thể liên quan đến vấn đề của bạn. Bạn sẽ muốn có thể trích dẫn những ví dụ đó trong bất kỳ cuộc thảo luận nào mà bạn có với bộ phận nhân sự.
Ví dụ: nếu bạn lo lắng rằng mình không được nghỉ đủ trong giờ làm việc, hãy kiểm tra các quy tắc bằng văn bản về thời gian nghỉ. Có thể công ty của bạn chỉ có chính sách nghỉ không chính thức chứ không phải được hệ thống hóa, điều này có nghĩa là nguồn nhân lực không thể làm được nhiều việc để giúp bạn ở vị trí chính thức
Bước 3. Liên hệ ngay với bộ phận nhân sự nếu bạn đang bị quấy rối tại nơi làm việc
Đừng ngần ngại liên hệ nếu bạn đang gặp phải bất kỳ hình thức quấy rối bằng lời nói, thể chất hoặc tình dục nào từ bất kỳ nguồn nào tại nơi làm việc. Bạn được bảo vệ một cách hợp pháp khỏi loại hành vi này và các nguồn nhân lực có nghĩa vụ trợ giúp và bảo vệ bạn.
Tuy nhiên, đừng mong đợi rằng bộ phận nhân sự có thể có những cuộc trò chuyện không ghi âm về những vấn đề này. Sau khi bạn báo cáo, họ buộc phải hành động
Bước 4. Liên hệ với bộ phận nhân sự nếu hoàn cảnh cá nhân của bạn đang thay đổi
Bộ phận nhân sự có thể giúp bạn lập kế hoạch cho bất kỳ thay đổi nào sắp tới trong tình hình công việc của bạn, chẳng hạn như nếu bạn chuẩn bị nghỉ sinh. Họ sẽ có thể đảm bảo bạn nhận được tất cả các quyền lợi và bảo hiểm của mình. Họ cũng có thể liên hệ với những người ở công ty, những người cần được biết về hoàn cảnh thay đổi của bạn.
Bước 5. Liên hệ với bộ phận nhân sự nếu bạn cần sự bảo vệ của chính phủ
Một số tình huống nhất định có thể phát sinh tại nơi làm việc cho phép bạn được chính phủ bảo vệ hoặc bồi thường. Ví dụ: nếu bạn bị thương trong công việc, nhân lực có thể giúp bạn điều phối việc đài thọ các chi phí y tế của bạn.
Điều này có thể sẽ yêu cầu bạn điền vào các thủ tục giấy tờ với nguồn nhân lực, vì vậy hãy chuẩn bị cho quá trình này
Bước 6. Liên hệ với bộ phận nhân sự nếu bạn muốn được đào tạo việc làm
Có thể có các chương trình đào tạo hoặc cố vấn cho phép bạn thăng tiến trong công ty của mình. Bộ phận nhân sự có thể cung cấp cho bạn bất kỳ thông tin cần thiết nào về các lựa chọn này và có thể điều phối việc bạn tham gia vào các chương trình này. Đây có thể là một cơ hội tuyệt vời để đưa sự nghiệp của bạn lên một tầm cao mới.
Bước 7. Yêu cầu bộ phận nhân sự giúp đỡ về các tiện nghi cần thiết
Nhân sự cũng có thể giúp bạn giải quyết bất kỳ nhu cầu cá nhân nào mà bạn có thể có tại nơi làm việc. Môi trường làm việc của bạn nên bao gồm các nguồn lực cho phép bạn tận hưởng cơ hội thành công như bất kỳ nhân viên nào khác.
Ví dụ: nếu bạn cảm thấy không có nguồn lực khuyết tật thích hợp, thì nguồn nhân lực sẽ giải quyết vấn đề này. Bộ cũng có thể làm việc với bạn để đảm bảo có một nơi dành riêng cho các bà mẹ cho con bú
Bước 8. Tiếp cận với bộ phận nhân sự nếu bạn đang tìm việc
Đôi khi, liên hệ với đại diện nguồn nhân lực tại một công ty cụ thể có thể cho phép bạn nhận được thông tin về các cơ hội việc làm hiện tại hoặc các cơ hội phỏng vấn không chính thức, “mang tính thông tin” với nhân viên hiện tại. Bạn cũng có thể liên hệ với bộ phận nhân sự để nói lời cảm ơn về cuộc phỏng vấn gần đây mà bạn đã hoàn thành với công ty của họ.
Nếu bạn không nhận được trả lời sau một tuần, bạn có thể gửi một email tiếp theo. Sau đó, bạn có thể phải để công ty này hoạt động
Bước 9. Tránh liên hệ với bộ phận nhân sự với những bất bình cá nhân
Hãy nhớ rằng nguồn nhân lực làm việc cho công ty trước tiên, vì vậy họ không phải là người để tìm đến nếu bạn chỉ muốn xả hơi. Mặc dù bạn hoàn toàn không nên tránh báo cáo bất kỳ tình huống nào khiến bạn cảm thấy không thoải mái hoặc bị phân biệt đối xử, nhưng hãy cẩn thận để phân biệt giữa các vấn đề có thể chỉ đơn giản là gây phiền nhiễu hoặc nhỏ nhặt và các vấn đề pháp lý nghiêm trọng hơn.
