WikiHow này hướng dẫn bạn cách thiết lập và sử dụng Microsoft Excel trên máy tính Windows hoặc Mac.
Các bước
Phần 1/5: Chuẩn bị sử dụng Excel
Bước 1. Cài đặt Microsoft Office nếu bạn chưa có
Microsoft Excel không khả dụng dưới dạng chương trình độc lập, nhưng nó được bao gồm trong gói hoặc đăng ký Microsoft Office.
Bước 2. Mở tài liệu Excel hiện có
Nếu bạn muốn mở một tài liệu Excel hiện có bất kỳ lúc nào, chỉ cần bấm đúp vào tài liệu được đề cập. Thao tác này sẽ hiển thị tài liệu trong cửa sổ Excel.
Bỏ qua bước này nếu bạn muốn mở một tài liệu mới trong Excel
Bước 3. Mở Excel
Bấm hoặc bấm đúp vào biểu tượng ứng dụng Excel, giống như dấu "X" màu trắng trên nền xanh lục đậm.
Bước 4. Chọn một mẫu nếu cần
Nếu bạn muốn sử dụng mẫu Excel (ví dụ: mẫu bảng lập kế hoạch ngân sách), hãy cuộn xuống cho đến khi bạn tìm thấy mẫu bạn muốn sử dụng, sau đó nhấp vào mẫu đó một lần để mở cửa sổ của nó.
Nếu bạn chỉ muốn mở một tài liệu Excel trống mới, hãy bấm vào Chỗ trống ở phía trên bên trái của trang rồi bỏ qua bước tiếp theo.
Bước 5. Nhấp vào Tạo
Nó ở bên phải tên của mẫu.
Bước 6. Chờ sổ làm việc Excel mở
Quá trình này sẽ mất vài giây. Khi bạn nhìn thấy mẫu Excel hoặc trang trống, bạn có thể tiếp tục nhập dữ liệu trang tính của mình.
Phần 2/5: Nhập dữ liệu
Bước 1. Làm quen với các tab ribbon trong Excel
Trong "dải băng" màu xanh lá cây ở đầu cửa sổ Excel, bạn sẽ thấy một loạt các tab. Mỗi tab này có thể được sử dụng để truy cập các công cụ Excel khác nhau; những điều chính bạn cần biết bao gồm những điều sau:
- Trang chủ - Chứa các tùy chọn để định dạng văn bản, thay đổi màu nền của ô, v.v.
- Chèn - Chứa các tùy chọn cho bảng, biểu đồ, đồ thị và phương trình.
- Bố cục trang - Chứa các tùy chọn cho lề trang, hướng và chủ đề.
- Công thức - Chứa các tùy chọn công thức khác nhau cũng như menu chức năng.
Bước 2. Cân nhắc sử dụng hàng ô trên cùng cho tiêu đề
Khi thêm dữ liệu vào một bảng tính trống, bạn có thể sử dụng ô trên cùng trong mỗi cột (ví dụ: A1, B1, C1, v.v.) làm tiêu đề cột của bạn. Điều này rất hữu ích khi tạo đồ thị hoặc bảng yêu cầu nhãn.
Bước 3. Chọn một ô
Bấm vào ô mà bạn muốn nhập dữ liệu.
Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng mẫu lập kế hoạch ngân sách, bạn có thể nhấp vào ô trống đầu tiên để chọn nó
Bước 4. Nhập văn bản
Nhập bất cứ thứ gì bạn muốn thêm vào ô.
Bước 5. Nhấn ↵ Enter
Làm như vậy sẽ thêm nó vào ô và di chuyển lựa chọn của bạn sang ô có sẵn tiếp theo.
Bước 6. Chỉnh sửa dữ liệu của bạn
Để quay lại và chỉnh sửa dữ liệu sau, hãy nhấp vào ô bạn muốn chỉnh sửa, sau đó thay đổi bất kỳ điều gì bạn cần thay đổi trong hộp văn bản phía trên hàng trên cùng của ô.
Bước 7. Định dạng văn bản nếu cần thiết
Nếu bạn muốn thay đổi cách định dạng văn bản của ô (ví dụ: nếu bạn muốn thay đổi từ định dạng tiền sang định dạng ngày), hãy nhấp vào Nhà, nhấp vào hộp thả xuống ở đầu phần "Số" và nhấp vào kiểu định dạng bạn muốn sử dụng.
Bạn cũng có thể sử dụng định dạng có điều kiện để làm cho các ô của bạn thay đổi dựa trên các yếu tố trong bảng tính (ví dụ: nếu giá trị của ô thấp hơn một số nhất định, ô đó có thể chuyển sang màu đỏ)
Phần 3/5: Sử dụng công thức
Bước 1. Chọn một ô cho công thức của bạn
Bấm vào ô mà bạn muốn tạo công thức.
Bước 2. Thực hiện các thao tác cơ bản
Bạn có thể cộng, trừ, chia và nhân các giá trị ô với các công thức sau:
-
Thêm - Loại = SUM (ô + ô) (ví dụ:
= SUM (A3 + B3)
) để thêm giá trị của hai ô với nhau hoặc nhập {{kbd | = SUM (ô, ô, ô) (ví dụ:
= SUM (A2, B2, C2)
- ) để thêm một loạt các giá trị ô với nhau.
-
Subtract - Type = SUM (cell-cell) (ví dụ:
= SUM (A3-B3)
- ) để trừ giá trị của một ô với giá trị của ô khác.
-
Chia - Loại = SUM (ô / ô) (ví dụ:
= SUM (A6 / C5)
- ) để chia giá trị của một ô cho giá trị của ô khác.
-
Nhân - Loại = SUM (ô * ô) (ví dụ:
= SUM (A2 * A7)
- ) để nhân hai giá trị ô với nhau.
Bước 3. Thêm toàn bộ cột số
Nếu bạn muốn thêm tất cả các số trong toàn bộ cột (hoặc trong một phần của cột), hãy nhập = SUM (ô: ô) (ví dụ:
= SUM (A1: A12)
) vào ô bạn muốn sử dụng để hiển thị kết quả.
Bước 4. Chọn một ô cho công thức nâng cao
Để sử dụng một công thức nâng cao hơn, bạn sẽ sử dụng công cụ Chèn Hàm. Bắt đầu bằng cách nhấp vào ô mà bạn muốn hiển thị công thức của mình.
Bước 5. Nhấp vào Công thức
Đây là một tab ở đầu cửa sổ Excel.
Bước 6. Nhấp vào Chèn chức năng
Tùy chọn này nằm ở phía ngoài cùng bên trái của Công thức thanh công cụ. Làm như vậy sẽ mở ra một cửa sổ.
Bước 7. Chọn một chức năng
Bấm vào cửa sổ chức năng bạn muốn sử dụng, sau đó bấm VÂNG.
Ví dụ: để chọn công thức tìm tiếp tuyến của một góc, bạn sẽ cuộn xuống và nhấp vào TÂN Lựa chọn.
Bước 8. Điền vào biểu mẫu của chức năng
Khi được nhắc, hãy nhập số (hoặc chọn một ô) mà bạn muốn sử dụng công thức.
- Ví dụ: nếu bạn chọn TÂN, bạn sẽ nhập số mà bạn muốn tìm tiếp tuyến.
- Tùy thuộc vào chức năng bạn đã chọn, bạn có thể cần phải nhấp qua một vài lời nhắc trên màn hình.
Bước 9. Nhấn ↵ Enter
Làm như vậy sẽ áp dụng chức năng của bạn và hiển thị nó trong ô bạn đã chọn.
Phần 4/5: Tạo biểu đồ
Bước 1. Thiết lập dữ liệu của biểu đồ
Ví dụ: nếu bạn đang tạo biểu đồ đường hoặc biểu đồ thanh, bạn sẽ muốn sử dụng một cột ô cho trục hoành và một cột ô cho trục tung.
Nói một cách thông thường, cột bên trái được sử dụng cho trục hoành và cột ngay bên phải của nó đại diện cho trục tung
Bước 2. Chọn dữ liệu
Nhấp và kéo chuột của bạn từ ô trên cùng bên trái của dữ liệu xuống ô dưới cùng bên phải của dữ liệu.
Bước 3. Nhấp vào Chèn
Đây là một tab ở đầu cửa sổ Excel.
Bước 4. Nhấp vào Biểu đồ được đề xuất
Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn này trong phần "Biểu đồ" của Chèn thanh công cụ. Một cửa sổ với các mẫu biểu đồ khác nhau sẽ xuất hiện.
Bước 5. Chọn một mẫu biểu đồ
Bấm vào mẫu biểu đồ bạn muốn sử dụng.
Bước 6. Bấm OK
Nó ở cuối cửa sổ. Làm như vậy sẽ tạo ra biểu đồ của bạn.
Bước 7. Chỉnh sửa tiêu đề biểu đồ của bạn
Bấm đúp vào tiêu đề ở đầu biểu đồ, sau đó xóa và thay thế tiêu đề hiện tại của biểu đồ bằng tiêu đề của riêng bạn.
Bước 8. Thay đổi tiêu đề trục biểu đồ của bạn
Nếu bạn muốn thêm tiêu đề trục vào biểu đồ, bạn có thể làm như vậy từ menu "Phần tử biểu đồ" được truy cập bằng cách nhấp vào màu xanh lục + ở bên phải của biểu đồ đã chọn.
Phần 5/5: Lưu Dự án Excel
Bước 1. Nhấp vào Tệp
Nó nằm ở phía trên bên trái của cửa sổ Excel (Windows) hoặc màn hình (Mac). Một menu sẽ xuất hiện.
Bước 2. Nhấp vào Lưu dưới dạng
Điều này nằm ở phía bên trái của trang nếu bạn đang sử dụng Windows.
Trên máy Mac, bạn sẽ nhấp vào nút này trong Tập tin trình đơn thả xuống.
Bước 3. Nhấp đúp vào PC này
Nó ở giữa trang.
Trên Mac, nhấp vào Trên máy Mac của tôi thay thế.
Bước 4. Nhập tên cho dự án của bạn
Nhập bất kỳ thứ gì bạn muốn đặt tên cho bảng tính của mình vào hộp văn bản "Tên tệp" (Windows) hoặc "Tên" (Mac) trong cửa sổ Lưu dưới dạng.
Bước 5. Chọn một thư mục lưu
Nhấp vào thư mục mà bạn muốn lưu bảng tính của mình.
Trên máy Mac, trước tiên bạn có thể cần nhấp vào hộp thả xuống "Vị trí" trước khi có thể chọn tệp
Bước 6. Nhấp vào Lưu
Nó ở cuối cửa sổ. Làm như vậy sẽ lưu bảng tính của bạn trong thư mục đã chọn dưới tên được chỉ định.
Bước 7. Lưu các chỉnh sửa trong tương lai bằng phím tắt "Lưu"
Nếu bạn đang chỉnh sửa tài liệu Excel trong tương lai, nhấn Ctrl + S (Windows) hoặc ⌘ Command + S (Mac) sẽ lưu các thay đổi của bạn vào tài liệu mà không cần mở cửa sổ Save As.