Cách sử dụng Excel (với Hình ảnh)

Mục lục:

Cách sử dụng Excel (với Hình ảnh)
Cách sử dụng Excel (với Hình ảnh)

Video: Cách sử dụng Excel (với Hình ảnh)

Video: Cách sử dụng Excel (với Hình ảnh)
Video: Cách để Thay đổi số điện thoại liên kết với Apple ID trên iPhone | WikiHow Tiếng Việt | Vietnamese 2024, Tháng Ba
Anonim

WikiHow này hướng dẫn bạn cách thiết lập và sử dụng Microsoft Excel trên máy tính Windows hoặc Mac.

Các bước

Phần 1/5: Chuẩn bị sử dụng Excel

Sử dụng Excel Bước 1
Sử dụng Excel Bước 1

Bước 1. Cài đặt Microsoft Office nếu bạn chưa có

Microsoft Excel không khả dụng dưới dạng chương trình độc lập, nhưng nó được bao gồm trong gói hoặc đăng ký Microsoft Office.

Sử dụng Excel Bước 2
Sử dụng Excel Bước 2

Bước 2. Mở tài liệu Excel hiện có

Nếu bạn muốn mở một tài liệu Excel hiện có bất kỳ lúc nào, chỉ cần bấm đúp vào tài liệu được đề cập. Thao tác này sẽ hiển thị tài liệu trong cửa sổ Excel.

Bỏ qua bước này nếu bạn muốn mở một tài liệu mới trong Excel

Sử dụng Excel Bước 3
Sử dụng Excel Bước 3

Bước 3. Mở Excel

Bấm hoặc bấm đúp vào biểu tượng ứng dụng Excel, giống như dấu "X" màu trắng trên nền xanh lục đậm.

Sử dụng Excel Bước 4
Sử dụng Excel Bước 4

Bước 4. Chọn một mẫu nếu cần

Nếu bạn muốn sử dụng mẫu Excel (ví dụ: mẫu bảng lập kế hoạch ngân sách), hãy cuộn xuống cho đến khi bạn tìm thấy mẫu bạn muốn sử dụng, sau đó nhấp vào mẫu đó một lần để mở cửa sổ của nó.

Nếu bạn chỉ muốn mở một tài liệu Excel trống mới, hãy bấm vào Chỗ trống ở phía trên bên trái của trang rồi bỏ qua bước tiếp theo.

Sử dụng Excel Bước 5
Sử dụng Excel Bước 5

Bước 5. Nhấp vào Tạo

Nó ở bên phải tên của mẫu.

Sử dụng Excel Bước 6
Sử dụng Excel Bước 6

Bước 6. Chờ sổ làm việc Excel mở

Quá trình này sẽ mất vài giây. Khi bạn nhìn thấy mẫu Excel hoặc trang trống, bạn có thể tiếp tục nhập dữ liệu trang tính của mình.

Phần 2/5: Nhập dữ liệu

Sử dụng Excel Bước 7
Sử dụng Excel Bước 7

Bước 1. Làm quen với các tab ribbon trong Excel

Trong "dải băng" màu xanh lá cây ở đầu cửa sổ Excel, bạn sẽ thấy một loạt các tab. Mỗi tab này có thể được sử dụng để truy cập các công cụ Excel khác nhau; những điều chính bạn cần biết bao gồm những điều sau:

  • Trang chủ - Chứa các tùy chọn để định dạng văn bản, thay đổi màu nền của ô, v.v.
  • Chèn - Chứa các tùy chọn cho bảng, biểu đồ, đồ thị và phương trình.
  • Bố cục trang - Chứa các tùy chọn cho lề trang, hướng và chủ đề.
  • Công thức - Chứa các tùy chọn công thức khác nhau cũng như menu chức năng.
Sử dụng Excel Bước 8
Sử dụng Excel Bước 8

Bước 2. Cân nhắc sử dụng hàng ô trên cùng cho tiêu đề

Khi thêm dữ liệu vào một bảng tính trống, bạn có thể sử dụng ô trên cùng trong mỗi cột (ví dụ: A1, B1, C1, v.v.) làm tiêu đề cột của bạn. Điều này rất hữu ích khi tạo đồ thị hoặc bảng yêu cầu nhãn.

Sử dụng Excel Bước 9
Sử dụng Excel Bước 9

Bước 3. Chọn một ô

Bấm vào ô mà bạn muốn nhập dữ liệu.

Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng mẫu lập kế hoạch ngân sách, bạn có thể nhấp vào ô trống đầu tiên để chọn nó

Sử dụng Excel Bước 10
Sử dụng Excel Bước 10

Bước 4. Nhập văn bản

Nhập bất cứ thứ gì bạn muốn thêm vào ô.

Sử dụng Excel Bước 11
Sử dụng Excel Bước 11

Bước 5. Nhấn ↵ Enter

Làm như vậy sẽ thêm nó vào ô và di chuyển lựa chọn của bạn sang ô có sẵn tiếp theo.

Sử dụng Excel Bước 12
Sử dụng Excel Bước 12

Bước 6. Chỉnh sửa dữ liệu của bạn

Để quay lại và chỉnh sửa dữ liệu sau, hãy nhấp vào ô bạn muốn chỉnh sửa, sau đó thay đổi bất kỳ điều gì bạn cần thay đổi trong hộp văn bản phía trên hàng trên cùng của ô.

Sử dụng Excel Bước 13
Sử dụng Excel Bước 13

Bước 7. Định dạng văn bản nếu cần thiết

Nếu bạn muốn thay đổi cách định dạng văn bản của ô (ví dụ: nếu bạn muốn thay đổi từ định dạng tiền sang định dạng ngày), hãy nhấp vào Nhà, nhấp vào hộp thả xuống ở đầu phần "Số" và nhấp vào kiểu định dạng bạn muốn sử dụng.

Bạn cũng có thể sử dụng định dạng có điều kiện để làm cho các ô của bạn thay đổi dựa trên các yếu tố trong bảng tính (ví dụ: nếu giá trị của ô thấp hơn một số nhất định, ô đó có thể chuyển sang màu đỏ)

Phần 3/5: Sử dụng công thức

Sử dụng Excel Bước 14
Sử dụng Excel Bước 14

Bước 1. Chọn một ô cho công thức của bạn

Bấm vào ô mà bạn muốn tạo công thức.

Sử dụng Excel Bước 15
Sử dụng Excel Bước 15

Bước 2. Thực hiện các thao tác cơ bản

Bạn có thể cộng, trừ, chia và nhân các giá trị ô với các công thức sau:

  • Thêm - Loại = SUM (ô + ô) (ví dụ:

    = SUM (A3 + B3)

    ) để thêm giá trị của hai ô với nhau hoặc nhập {{kbd | = SUM (ô, ô, ô) (ví dụ:

    = SUM (A2, B2, C2)

  • ) để thêm một loạt các giá trị ô với nhau.
  • Subtract - Type = SUM (cell-cell) (ví dụ:

    = SUM (A3-B3)

  • ) để trừ giá trị của một ô với giá trị của ô khác.
  • Chia - Loại = SUM (ô / ô) (ví dụ:

    = SUM (A6 / C5)

  • ) để chia giá trị của một ô cho giá trị của ô khác.
  • Nhân - Loại = SUM (ô * ô) (ví dụ:

    = SUM (A2 * A7)

  • ) để nhân hai giá trị ô với nhau.
Sử dụng Excel Bước 16
Sử dụng Excel Bước 16

Bước 3. Thêm toàn bộ cột số

Nếu bạn muốn thêm tất cả các số trong toàn bộ cột (hoặc trong một phần của cột), hãy nhập = SUM (ô: ô) (ví dụ:

= SUM (A1: A12)

) vào ô bạn muốn sử dụng để hiển thị kết quả.

Sử dụng Excel Bước 17
Sử dụng Excel Bước 17

Bước 4. Chọn một ô cho công thức nâng cao

Để sử dụng một công thức nâng cao hơn, bạn sẽ sử dụng công cụ Chèn Hàm. Bắt đầu bằng cách nhấp vào ô mà bạn muốn hiển thị công thức của mình.

Sử dụng Excel Bước 18
Sử dụng Excel Bước 18

Bước 5. Nhấp vào Công thức

Đây là một tab ở đầu cửa sổ Excel.

Sử dụng Excel Bước 19
Sử dụng Excel Bước 19

Bước 6. Nhấp vào Chèn chức năng

Tùy chọn này nằm ở phía ngoài cùng bên trái của Công thức thanh công cụ. Làm như vậy sẽ mở ra một cửa sổ.

Sử dụng Excel Bước 20
Sử dụng Excel Bước 20

Bước 7. Chọn một chức năng

Bấm vào cửa sổ chức năng bạn muốn sử dụng, sau đó bấm VÂNG.

Ví dụ: để chọn công thức tìm tiếp tuyến của một góc, bạn sẽ cuộn xuống và nhấp vào TÂN Lựa chọn.

Sử dụng Excel Bước 21
Sử dụng Excel Bước 21

Bước 8. Điền vào biểu mẫu của chức năng

Khi được nhắc, hãy nhập số (hoặc chọn một ô) mà bạn muốn sử dụng công thức.

  • Ví dụ: nếu bạn chọn TÂN, bạn sẽ nhập số mà bạn muốn tìm tiếp tuyến.
  • Tùy thuộc vào chức năng bạn đã chọn, bạn có thể cần phải nhấp qua một vài lời nhắc trên màn hình.
Sử dụng Excel Bước 22
Sử dụng Excel Bước 22

Bước 9. Nhấn ↵ Enter

Làm như vậy sẽ áp dụng chức năng của bạn và hiển thị nó trong ô bạn đã chọn.

Phần 4/5: Tạo biểu đồ

Sử dụng Excel Bước 23
Sử dụng Excel Bước 23

Bước 1. Thiết lập dữ liệu của biểu đồ

Ví dụ: nếu bạn đang tạo biểu đồ đường hoặc biểu đồ thanh, bạn sẽ muốn sử dụng một cột ô cho trục hoành và một cột ô cho trục tung.

Nói một cách thông thường, cột bên trái được sử dụng cho trục hoành và cột ngay bên phải của nó đại diện cho trục tung

Sử dụng Excel Bước 24
Sử dụng Excel Bước 24

Bước 2. Chọn dữ liệu

Nhấp và kéo chuột của bạn từ ô trên cùng bên trái của dữ liệu xuống ô dưới cùng bên phải của dữ liệu.

Sử dụng Excel Bước 25
Sử dụng Excel Bước 25

Bước 3. Nhấp vào Chèn

Đây là một tab ở đầu cửa sổ Excel.

Sử dụng Excel Bước 26
Sử dụng Excel Bước 26

Bước 4. Nhấp vào Biểu đồ được đề xuất

Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn này trong phần "Biểu đồ" của Chèn thanh công cụ. Một cửa sổ với các mẫu biểu đồ khác nhau sẽ xuất hiện.

Sử dụng Excel Bước 27
Sử dụng Excel Bước 27

Bước 5. Chọn một mẫu biểu đồ

Bấm vào mẫu biểu đồ bạn muốn sử dụng.

Sử dụng Excel Bước 28
Sử dụng Excel Bước 28

Bước 6. Bấm OK

Nó ở cuối cửa sổ. Làm như vậy sẽ tạo ra biểu đồ của bạn.

Sử dụng Excel Bước 29
Sử dụng Excel Bước 29

Bước 7. Chỉnh sửa tiêu đề biểu đồ của bạn

Bấm đúp vào tiêu đề ở đầu biểu đồ, sau đó xóa và thay thế tiêu đề hiện tại của biểu đồ bằng tiêu đề của riêng bạn.

Sử dụng Excel Bước 30
Sử dụng Excel Bước 30

Bước 8. Thay đổi tiêu đề trục biểu đồ của bạn

Nếu bạn muốn thêm tiêu đề trục vào biểu đồ, bạn có thể làm như vậy từ menu "Phần tử biểu đồ" được truy cập bằng cách nhấp vào màu xanh lục ở bên phải của biểu đồ đã chọn.

Phần 5/5: Lưu Dự án Excel

Sử dụng Excel Bước 31
Sử dụng Excel Bước 31

Bước 1. Nhấp vào Tệp

Nó nằm ở phía trên bên trái của cửa sổ Excel (Windows) hoặc màn hình (Mac). Một menu sẽ xuất hiện.

Sử dụng Excel Bước 32
Sử dụng Excel Bước 32

Bước 2. Nhấp vào Lưu dưới dạng

Điều này nằm ở phía bên trái của trang nếu bạn đang sử dụng Windows.

Trên máy Mac, bạn sẽ nhấp vào nút này trong Tập tin trình đơn thả xuống.

Sử dụng Excel Bước 33
Sử dụng Excel Bước 33

Bước 3. Nhấp đúp vào PC này

Nó ở giữa trang.

Trên Mac, nhấp vào Trên máy Mac của tôi thay thế.

Sử dụng Excel Bước 34
Sử dụng Excel Bước 34

Bước 4. Nhập tên cho dự án của bạn

Nhập bất kỳ thứ gì bạn muốn đặt tên cho bảng tính của mình vào hộp văn bản "Tên tệp" (Windows) hoặc "Tên" (Mac) trong cửa sổ Lưu dưới dạng.

Sử dụng Excel Bước 35
Sử dụng Excel Bước 35

Bước 5. Chọn một thư mục lưu

Nhấp vào thư mục mà bạn muốn lưu bảng tính của mình.

Trên máy Mac, trước tiên bạn có thể cần nhấp vào hộp thả xuống "Vị trí" trước khi có thể chọn tệp

Sử dụng Excel Bước 36
Sử dụng Excel Bước 36

Bước 6. Nhấp vào Lưu

Nó ở cuối cửa sổ. Làm như vậy sẽ lưu bảng tính của bạn trong thư mục đã chọn dưới tên được chỉ định.

Sử dụng Excel Bước 37
Sử dụng Excel Bước 37

Bước 7. Lưu các chỉnh sửa trong tương lai bằng phím tắt "Lưu"

Nếu bạn đang chỉnh sửa tài liệu Excel trong tương lai, nhấn Ctrl + S (Windows) hoặc ⌘ Command + S (Mac) sẽ lưu các thay đổi của bạn vào tài liệu mà không cần mở cửa sổ Save As.

Đề xuất: