Nếu bạn đang thuyết trình cho trường học, cơ quan hoặc bất kỳ lý do nào khác, sử dụng PowerPoint là một lựa chọn tuyệt vời. Trình bày PowerPoint là một cách tốt để nâng cao bản trình bày với các hình ảnh, văn bản chính và cấu trúc bổ sung. Tuy nhiên, đôi khi ý tưởng tạo một bản trình bày PowerPoint hơi khó hiểu. May mắn thay, quá trình tạo và trình bày PowerPoint đơn giản hơn bạn tưởng rất nhiều!
Các bước
Phương pháp 1/3: Tạo bản trình bày của bạn
Bước 1. Lập kế hoạch về cách PowerPoint của bạn sẽ nâng cao bản trình bày của bạn
PowerPoint nên bổ sung cho những gì bạn đang nói chứ không phải thay thế nó. Sau khi bạn xác định tất cả những gì bạn muốn nói trong bản trình bày của mình, hãy quyết định cách mỗi điểm bạn thực hiện có thể được nâng cao bằng trang chiếu PowerPoint. Sau đó, tạo các slide đó!
- Ví dụ: nếu bạn muốn nói rõ về tác dụng của chất tẩy sẹo trên da của một người, thì slide bạn sử dụng để bổ sung cho điểm này có thể có hình ảnh trước và sau của một vết sẹo được điều trị bằng chất tẩy.
- Sau khi bạn biết nội dung bản trình bày của mình, hãy lập danh sách các loại thông tin khác nhau (ví dụ: hình ảnh, đồ thị hoặc bản đồ) mà bạn có thể muốn đưa vào các trang trình bày PowerPoint của mình để làm cho bản trình bày của bạn tốt hơn.
Bước 2. Sắp xếp các trang chiếu PowerPoint của bạn để có một luồng hợp lý giữa chúng
Sử dụng PowerPoint của bạn để kể một câu chuyện hoặc một loại tường thuật nào đó về thông tin mà bạn đang trình bày. Đảm bảo rằng mỗi trang chiếu chuyển sang trang tiếp theo một cách hợp lý.
- Ví dụ: nếu một trong các trang trình bày của bạn trình bày chi tiết một chiến lược cụ thể để tăng năng suất ở nơi làm việc, thì trang trình bày tiếp theo có thể mô tả tác động của việc sử dụng chiến lược đó trong môi trường văn phòng.
- Ngay cả khi bản trình bày của bạn chủ yếu bao gồm nhiều dữ liệu, hãy nhớ nói về ý nghĩa cơ bản mà dữ liệu đó mang theo.
Bước 3. Chọn một mẫu thiết kế nhất quán cho các trang trình bày của bạn
Sử dụng phông chữ, nền và bảng màu nhất quán trên toàn bộ bản trình bày PowerPoint. Hãy thoải mái trình bày thông tin theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như sử dụng danh sách được đánh số trên 1 trang trình bày và hình ảnh trên một trang trình bày khác, nhưng đừng khiến khán giả của bạn phân tâm bằng cách liên tục thay đổi thiết kế cơ bản.
- Sử dụng phông chữ sans serif tương đối lớn trên tất cả các trang trình bày của bạn. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu sự phân tâm mà còn giúp mọi người dễ dàng nhìn thấy văn bản trên trang trình bày của bạn hơn.
- Đảm bảo có một số tương phản giữa màu nền và màu văn bản của bạn. Điều này sẽ giúp mọi người thực sự nhìn thấy những gì bạn viết trên các trang trình bày dễ dàng hơn!
Bước 4. Giới hạn số lượng từ bạn đặt trên mỗi trang chiếu
Chỉ bao gồm các từ chính và thông tin cần thiết mà mọi người thực sự cần xem. Nếu không, khán giả sẽ tập trung quá nhiều vào việc đọc các trang trình bày của bạn thay vì lắng nghe những gì bạn đang nói.
- Ví dụ: thay vì viết "Có rất nhiều yếu tố đã giúp dẫn đến Nội chiến Hoa Kỳ", hãy viết một cái gì đó ngắn gọn như "Nguyên nhân Nội chiến."
- Bạn không bao giờ nên có các đoạn văn bản đầy đủ trên các trang trình bày của mình. Nếu có thể, hãy tránh kể cả những câu đầy đủ về chúng.
Bước 5. Đảm bảo bao gồm một vài hình ảnh, nhưng không sử dụng quá nhiều
Bao gồm hình ảnh trên các trang trình bày của bạn khi chúng tích cực đóng góp và nâng cao quan điểm bạn đang cố gắng thực hiện. Tuy nhiên, chúng có thể trở nên mất tập trung nếu bạn đặt các trang trình bày của mình với chúng, vì vậy chỉ thêm hình ảnh nếu chúng đang phục vụ một mục đích nào đó.
Ví dụ: nếu bạn đang thuyết trình về việc giá của chiếc bánh đã thay đổi như thế nào, bạn không cần thêm ảnh chụp chiếc bánh vào trang trình bày
Bước 6. Viết một kịch bản thô để đi kèm với PowerPoint của bạn
Không viết những gì bạn định nói trên các trang trình bày. Thay vào đó, hãy có một bản trình bày bằng lời nói riêng biệt mà bạn sẽ sử dụng song song với những gì được trình bày trên các trang trình bày PowerPoint.
Tuy nhiên, lưu ý rằng bạn cũng không nên đọc trực tiếp từ script. Kịch bản chỉ nên là một phác thảo sơ bộ để bạn làm theo khi thuyết trình
Phương pháp 2/3: Đưa ra bài thuyết trình
Bước 1. Thực hành bài thuyết trình của bạn trước thời hạn để bản thân bớt lo lắng
Để có kết quả tốt nhất, hãy chạy thực hành trước khán giả trực tiếp để mô phỏng tốt hơn việc trình bày PowerPoint của bạn với người khác sẽ như thế nào. Ít nhất, hãy đảm bảo rằng bạn luyện nói những từ sẽ đi kèm với mỗi slide.
Nếu có thể, hãy thực hiện phương pháp này trên cùng một công nghệ và trong cùng một căn phòng mà bạn sẽ thuyết trình thực tế của mình. Bằng cách này, bạn sẽ có thể xem liệu có bất kỳ vấn đề kỹ thuật nào với bản trình bày của mình hay không
Bước 2. Giao tiếp bằng mắt với khán giả và không nhìn chằm chằm vào các trang trình bày
Nếu bạn đang trình bày trước một đám đông tương đối nhỏ, hãy giao tiếp bằng mắt với từng thành viên riêng lẻ của khán giả vào một thời điểm nào đó trong bài thuyết trình. Nếu bạn đang thuyết trình trước một đám đông lớn, hãy chọn 3 hoặc 4 người ở các khu vực khác nhau trong phòng và chuyển ánh nhìn của bạn giữa họ.
- Đây là một trong những cách tốt nhất để giữ chân khán giả của bạn tương tác với bản trình bày của bạn.
- Nếu bạn đang thuyết trình trước một đám đông rất lớn, bạn cũng có thể tập trung ánh nhìn vào đường chân trời thay vì vào từng thành viên khán giả.
Bước 3. Giữ cánh tay của bạn lên và di chuyển xung quanh một chút trong khi bạn trình bày
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể của bạn để nhấn mạnh những điểm bạn đang cố gắng thực hiện. Thực hiện các cử chỉ và nét mặt sẽ làm tăng thêm những gì bạn đang nói và giúp đưa điểm về nhà cho khán giả.
- Nếu bạn không cảm thấy thoải mái khi sử dụng ngôn ngữ cơ thể của mình theo cách này, bạn vẫn nên cố gắng giữ cánh tay của mình lên và di chuyển xung quanh một chút. Điều này sẽ giúp giữ cho khán giả tương tác và quan tâm.
- Đừng bao giờ khoanh tay hoặc đút tay vào túi!
Bước 4. Nói chậm và rõ ràng để mọi người có thể hiểu bạn
Nếu bạn có xu hướng lo lắng khi thuyết trình và nói nhanh, hãy nhớ hít thở sâu và tập trung vào việc nói ra với tốc độ thích hợp. Nếu bạn đang nói chuyện trong một căn phòng lớn, hãy đảm bảo rằng bạn đang thể hiện giọng nói của mình đủ để những người ở phía sau có thể nghe thấy bạn.
Bước 5. Tương tác với khán giả để thu hút họ
Đặt câu hỏi và sẵn sàng tạm dừng bài thuyết trình của bạn để trả lời câu hỏi của khán giả. Mọi người khó có thể tập trung chú ý lâu hơn khoảng 30 phút, vì vậy hãy cố gắng tìm cách thu hút họ đến với nội dung bản trình bày của bạn.
Ví dụ: nếu bạn đang thuyết trình cho một cuộc chiêu hàng bán hàng, hãy chuyển qua các mô hình của mặt hàng mà bạn đang cố gắng bán
Phương pháp 3/3: Tránh những sai lầm phổ biến
Bước 1. Hạn chế sử dụng hiệu ứng động hoặc âm thanh trong các trang trình bày của bạn
Trừ khi bản trình bày của bạn có ý nghĩa hài hước, những loại hiệu ứng này có thể khiến khán giả xem bản trình bày của bạn ít nghiêm túc hơn. Đảm bảo rằng bạn đang trình bày thông tin một cách trang trọng, chuyên nghiệp.
Thông thường, tốt nhất là tất cả thông tin trên trang trình bày xuất hiện cùng một lúc khi bạn nhấp chuột. Bạn chỉ nên “xây dựng” trang trình bày (nghĩa là có một dòng văn bản hoặc hình ảnh xuất hiện mỗi khi bạn nhấp chuột) nếu bạn đang xây dựng đến một điểm lớn hơn
Bước 2. Đừng cố gắng nhồi nhét nhiều thông tin vào một trang chiếu duy nhất
Điều này sẽ làm cho các trang trình bày của bạn có vẻ choáng ngợp và mất tập trung; hãy nhớ rằng, sự chú ý của khán giả sẽ đổ dồn vào bạn. Cố gắng để trống khoảng 25-50% không gian trên mỗi trang chiếu.
Hãy gắn bó với cách tiếp cận “ít hơn là nhiều hơn” để tạo các trang trình bày bất cứ khi nào có thể. Việc có một từ hoặc hình ảnh đơn lẻ trên trang chiếu sẽ có tác động hơn là lấp đầy toàn bộ trang chiếu bằng văn bản
Bước 3. Tránh đọc hết các trang trình bày trong khi trình bày
Bài thuyết trình của bạn sẽ cảm thấy rất buồn tẻ và khán giả của bạn sẽ nhanh chóng mất hứng thú. Luôn duy trì giọng điệu trò chuyện nhiều hơn trong khi bạn đang nói và thu hút sự chú ý của khán giả vào bạn.
Bước 4. Bám sát lịch trình và tránh làm quá thời gian quy định của bạn
Theo dõi đồng hồ và luôn để ý xem bạn còn bao nhiêu thời gian để hoàn thành phần còn lại của các trang trình bày. Nếu bạn cần, hãy sẵn sàng bỏ qua một số trang trình bày vì lợi ích của thời gian.
Lời khuyên
- Nếu bạn muốn có thể tham chiếu thông tin cụ thể trong PowerPoint của mình, bạn có thể muốn mang theo con trỏ laser để sử dụng trong bản trình bày của mình.
- Hãy chắc chắn cảm ơn khán giả khi kết thúc bài thuyết trình của bạn!
