Cách kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word: 14 bước

Mục lục:

Cách kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word: 14 bước
Cách kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word: 14 bước

Video: Cách kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word: 14 bước

Video: Cách kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word: 14 bước
Video: CÁCH ĐỔI ĐUÔI WEBM SANG MP4 2024, Tháng Ba
Anonim

Học cách sử dụng Mail Merge trong Microsoft Word có thể là một nhiệm vụ khó khăn nếu bạn đang cố gắng sử dụng Trợ giúp của Microsoft. Chúng tôi sẽ phác thảo một quy trình tuyến tính hơn nhiều - tạo tệp địa chỉ trong Excel, hợp nhất trong Word và thêm ý định và chi tiết tốt hơn. Quy trình đơn giản này có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ đồng hồ loay hoay với các nhãn, đảm bảo bạn không cần phải viết tay chúng sau này!

Lưu ý: Đây là dành cho Office 2003; hướng dẫn cho các phiên bản khác có thể thay đổi.

Các bước

Kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word Bước 1
Kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word Bước 1

Bước 1. Tạo tệp địa chỉ trong Microsoft Excel bằng cách chèn tên và địa chỉ theo cách sau:

Kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word Bước 2
Kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word Bước 2

Bước 2. Hàng 1 phải có tiêu đề trước khi bạn bắt đầu thêm địa chỉ từ hàng 2 trở đi

  • Đặt tên đầu tiên vào Cột A.
  • Đặt họ vào Cột B.
  • Đặt địa chỉ đường phố vào Cột C.
  • Đặt các thành phố hoặc thị trấn trong Cột D.
  • Đặt hạt vào Cột E.
  • Đặt mã bưu điện vào Cột F.
  • Lưu các tập tin. Ghi nhớ vị trí và tên của tệp.
  • Đóng Excel.
Kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word Bước 3
Kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word Bước 3

Bước 3. Mở Word và đi tới "Tools / Letters" và "Mailings / Mail Merge"

Nếu Ngăn tác vụ không mở ở phía bên phải của màn hình, hãy chuyển đến Chế độ xem / Ngăn tác vụ và nhấp vào đó. Ngăn Tác vụ sẽ xuất hiện

Kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word Bước 4
Kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word Bước 4

Bước 4. Điền vào nút radio Nhãn trong Ngăn tác vụ

Kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word Bước 5
Kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word Bước 5

Bước 5. Nhấp vào Tùy chọn Nhãn và chọn nhãn bạn đang sử dụng từ danh sách

Nhấp vào OK khi bạn đã chọn.

Kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word Bước 6
Kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word Bước 6

Bước 6. Nhấp vào Tiếp theo:

"Chọn người nhận".

Kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word Bước 7
Kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word Bước 7

Bước 7. Nhấp vào "Duyệt" và duyệt đến tệp bạn vừa lưu trong Excel và lưu trong Tài liệu của tôi

Mở tệp này và một hộp thoại sẽ mở ra. Tất cả người nhận phải được chọn theo mặc định. Nếu không, hãy làm như vậy và nhấp vào OK.

Kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word Bước 8
Kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word Bước 8

Bước 8. Nhấp vào Tiếp theo:

"Sắp xếp các nhãn của bạn".

Kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word Bước 9
Kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word Bước 9

Bước 9. Nhấp vào "Thêm các mục

.. "Chọn các trường Cơ sở dữ liệu (trên cùng bên phải) và nhấp vào các trường bạn muốn chèn. Nhấp vào các trường đó theo thứ tự xuất hiện trên nhãn. Đây thường là Tên, Họ, Địa chỉ đường phố, Thành phố, quận, Bưu điện mã. Bỏ qua thực tế là tất cả chúng đều nằm trên một dòng, khi chọn xong, bạn có thể thêm dấu cách và ký tự xuống dòng ở vị trí bạn muốn trên nhãn. Khi bạn đã chèn tất cả các trường, hãy nhấp vào OK. Nếu bạn quên một chỗ con trỏ đến nơi bạn muốn (trường ở bên phải của con trỏ có thể sẽ chuyển sang màu xám - điều đó được), sau đó nhấp lại vào "Thêm mục…" và chọn trường bạn muốn thêm. Nhấp ĐÓNG trên cửa sổ một lần bạn đã hoàn thành việc chèn tất cả các trường mà bạn yêu cầu.

Kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word Bước 10
Kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word Bước 10

Bước 10. Thêm dấu cách và ký tự xuống dòng để nhãn trông chính xác

Bỏ qua nó khi trường sau vị trí của một trong hai chuyển sang màu xám, không gian sẽ được thêm vào thay vì thay thế trường.

Kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word Bước 11
Kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word Bước 11

Bước 11. Chúng tôi di chuyển toàn bộ địa chỉ một chút sang phải bằng cách "tăng thụt lề" một lần

Điều này phụ thuộc vào kích thước của nhãn bạn đang sử dụng, nhưng có vẻ đẹp hơn!

Nếu mọi thứ ở nơi bạn muốn, hãy nhấp vào Cập nhật Tất cả Nhãn. Bạn sẽ thấy các trường được sao chép vào tất cả các nhãn

Kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word Bước 12
Kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word Bước 12

Bước 12. Nhấp vào Tiếp theo:

"Xem trước nhãn của bạn".

Kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word Bước 13
Kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word Bước 13

Bước 13. Nếu bạn hài lòng, hãy nhấp vào Tiếp theo:

"Hoàn thành Hợp nhất". Tại màn hình này, bạn có thể chỉnh sửa các nhãn riêng lẻ hoặc in. bạn nên nhấp vào CHỈNH SỬA NHÃN CÁ NHÂN và nhấp vào TẤT CẢ và OK ngay cả khi bạn hài lòng với nó để bạn có thể truy cập tất cả các trang nhãn.

Lưu tệp trước khi bạn làm bất cứ điều gì khác

Kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word Bước 14
Kết hợp thư nhãn địa chỉ bằng Excel và Word Bước 14

Bước 14. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ trực tuyến thương mại để thực hiện phối thư của mình để tạo nhãn

Ưu điểm là chúng có thể dễ dàng và nhanh chóng hơn để sử dụng.

Đề xuất: