Excel rất tuyệt vời cho các bảng dữ liệu, nhưng bạn có thể thao tác và sắp xếp nó như thế nào để đáp ứng nhu cầu của bạn? Công cụ Sắp xếp cho phép bạn nhanh chóng sắp xếp các cột theo nhiều định dạng khác nhau hoặc tạo sắp xếp tùy chỉnh của riêng bạn cho nhiều cột và loại dữ liệu. Sử dụng chức năng Sắp xếp để sắp xếp dữ liệu của bạn một cách hợp lý, giúp dễ hiểu và dễ sử dụng hơn.
Các bước
Phần 1/3: Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số
Bước 1. Chọn dữ liệu của bạn
Bạn có thể nhấp và kéo để chọn cột bạn muốn sắp xếp hoặc bạn có thể nhấp vào một trong các ô trong cột để kích hoạt cột đó và để Excel tự động chọn dữ liệu.
Tất cả dữ liệu của bạn trong cột sẽ cần được định dạng theo cùng một cách để sắp xếp (tức là văn bản, số, ngày tháng)
Bước 2. Tìm các nút Sắp xếp
Bạn có thể tìm thấy những thông tin này trong tab Dữ liệu trong phần "Sắp xếp & Bộ lọc". Để sắp xếp nhanh, bạn sẽ sử dụng các nút "AZ ↓" và "AZ ↑".
Bước 3. Sắp xếp cột của bạn bằng cách nhấp vào nút thích hợp
Nếu bạn đang sắp xếp số, bạn có thể sắp xếp từ thấp nhất đến cao nhất ("AZ ↓") hoặc cao nhất đến thấp nhất ("AZ ↑"). Nếu bạn đang sắp xếp văn bản, bạn có thể sắp xếp theo thứ tự chữ và số tăng dần ("AZ ↓") hoặc theo thứ tự chữ và số giảm dần ("AZ ↑"). Nếu bạn đang sắp xếp ngày hoặc giờ, bạn có thể sắp xếp từ sớm hơn đến muộn hơn ("AZ ↓") hoặc muộn hơn đến sớm hơn ("AZ ↑").
Nếu có một cột dữ liệu khác bên cạnh cột mà bạn đang sắp xếp, bạn sẽ được hỏi xem bạn có muốn đưa dữ liệu đó vào sắp xếp hay không. Sắp xếp sẽ vẫn là cột bạn đã chọn ban đầu, nhưng các cột dữ liệu được liên kết sẽ được sắp xếp cùng với nó
Bước 4. Khắc phục sự cố một cột không sắp xếp
Nếu bạn gặp lỗi khi cố gắng sắp xếp, thì thủ phạm rất có thể là sự cố định dạng dữ liệu.
- Nếu bạn đang sắp xếp số, hãy đảm bảo rằng tất cả các ô được định dạng dưới dạng số chứ không phải văn bản. Các số có thể vô tình được nhập dưới dạng văn bản từ các chương trình kế toán nhất định.
- Nếu bạn đang sắp xếp văn bản, lỗi có thể phát sinh từ khoảng trắng ở đầu hoặc định dạng sai.
- Nếu bạn đang sắp xếp ngày hoặc giờ, các rắc rối thường bắt nguồn từ việc định dạng dữ liệu của bạn. Để Excel sắp xếp thành công theo ngày, bạn cần đảm bảo rằng tất cả dữ liệu được lưu trữ dưới dạng ngày tháng.
Phần 2/3: Sắp xếp với nhiều tiêu chí
Bước 1. Chọn dữ liệu của bạn
Giả sử bạn có một bảng tính với danh sách tên khách hàng cũng như thành phố mà họ đang ở. Để làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn, trước tiên bạn muốn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái theo thành phố, sau đó sắp xếp từng khách hàng theo bảng chữ cái trong mỗi thành phố. Tạo một phân loại tùy chỉnh có thể làm được điều đó.
Bước 2. Nhấp vào nút Sắp xếp
Bạn có thể tìm thấy điều này trong phần "Sắp xếp & Lọc" của tab Dữ liệu. Cửa sổ Sắp xếp sẽ mở ra, cho phép bạn tạo một loại tùy chỉnh với nhiều tiêu chí.
Nếu các cột của bạn có tiêu đề trong ô đầu tiên, chẳng hạn như "Thành phố" và "Tên", hãy đảm bảo chọn hộp "Dữ liệu của tôi có tiêu đề" ở góc trên bên trái của cửa sổ sắp xếp
Bước 3. Tạo quy tắc đầu tiên của bạn
Nhấp vào menu "Sắp xếp theo" để chọn cột bạn muốn. Trong ví dụ này, trước tiên bạn sẽ sắp xếp theo thành phố, vì vậy hãy chọn cột thích hợp từ menu.
- Giữ "Sắp xếp trên" được đặt thành "Giá trị".
- Đặt thứ tự thành "A đến Z" hoặc "Z thành A" tùy thuộc vào cách bạn muốn sắp xếp.
Bước 4. Tạo quy tắc thứ hai của bạn
Nhấp vào nút "Thêm Cấp độ". Điều này sẽ thêm một quy tắc bên dưới quy tắc đầu tiên. Chọn cột thứ hai (cột Tên trong ví dụ của chúng tôi) và sau đó chọn thứ tự sắp xếp (để dễ đọc, hãy chọn thứ tự giống như quy tắc đầu tiên của bạn).
Bước 5. Bấm OK
Danh sách của bạn sẽ được sắp xếp theo quy tắc của bạn. Bạn sẽ thấy các thành phố được liệt kê theo thứ tự bảng chữ cái, sau đó tên khách hàng được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trong mỗi thành phố.
Ví dụ này là một ví dụ đơn giản và chỉ bao gồm hai cột. Tuy nhiên, bạn có thể làm cho việc sắp xếp phức tạp như bạn muốn và bao gồm nhiều cột
Phần 3/3: Sắp xếp theo Ô hoặc Màu phông chữ
Bước 1. Chọn dữ liệu của bạn
Bạn có thể nhấp và kéo để chọn cột bạn muốn sắp xếp hoặc bạn có thể nhấp vào một trong các ô trong cột để kích hoạt cột đó và để Excel tự động chọn dữ liệu.
Bước 2. Nhấp vào nút Sắp xếp
Bạn có thể tìm thấy nút Sắp xếp trong tab Dữ liệu trong phần "Sắp xếp & Lọc". Thao tác này sẽ mở cửa sổ Sắp xếp. Nếu bạn có một cột dữ liệu khác bên cạnh cột bạn đang sắp xếp, bạn sẽ được hỏi xem bạn có muốn đưa dữ liệu đó vào sắp xếp hay không.
Bước 3. Chọn "Màu Ô" hoặc "Màu Phông chữ" trong trình đơn "Sắp xếp Bật"
Điều này sẽ cho phép bạn chọn màu đầu tiên bạn muốn sắp xếp.
Bước 4. Chọn màu bạn muốn sắp xếp đầu tiên
Trong cột "Thứ tự", bạn có thể sử dụng menu thả xuống để chọn màu bạn muốn đặt đầu tiên hoặc cuối cùng trong sắp xếp. Bạn chỉ có thể chọn màu có trong cột.
Không có thứ tự mặc định để phân loại màu. Bạn sẽ cần phải tự xác định thứ tự
Bước 5. Thêm màu khác
Bạn sẽ cần thêm một quy tắc khác cho từng màu trong cột bạn đang sắp xếp. Nhấp vào "Thêm cấp độ" để thêm quy tắc khác vào loại. Chọn màu tiếp theo mà bạn muốn sắp xếp, sau đó chọn thứ tự bạn muốn sắp xếp.
Đảm bảo rằng mỗi đơn đặt hàng đều giống nhau cho mỗi quy tắc. Ví dụ: nếu bạn đang sắp xếp từ trên xuống dưới, hãy đảm bảo rằng phần "Thứ tự" cho mỗi quy tắc có nội dung "Trên đầu"
Bước 6. Bấm OK
Từng quy tắc sẽ được áp dụng từng quy tắc một và cột sẽ được sắp xếp theo màu bạn đã xác định.
Lời khuyên
- Hãy thử sắp xếp dữ liệu theo nhiều cách khác nhau; những quan điểm mới này có thể chiếu sáng các khía cạnh khác nhau của thông tin.
- Nếu bảng tính của bạn có tổng, trung bình hoặc thông tin tóm tắt khác bên dưới thông tin bạn cần sắp xếp, hãy cẩn thận không sắp xếp cả những thông tin đó.
