WikiHow này hướng dẫn bạn cách tạo bảng tính địa chỉ trong LibreOffice Calc để sử dụng trong phối thư LibreOffice Writer. Sau khi bạn tạo bảng tính và lưu nó ở định dạng thích hợp, bạn sẽ cần kết nối nó với Writer trước khi có thể bắt đầu gắn nhãn các trường trong tài liệu của mình. May mắn thay, LibreOffice Writer đi kèm với một công cụ tạo cơ sở dữ liệu nhanh chóng giúp quá trình này trở nên thành công.
Các bước
Phần 1/3: Tạo bảng tính
Bước 1. Mở LibreOffice Calc
Bạn sẽ tìm thấy nó trong menu Bắt đầu của Windows hoặc thư mục Ứng dụng của máy Mac. Calc là một ứng dụng bảng tính rất giống với Microsoft Excel và Google Trang tính.
Bước 2. Gắn nhãn tiêu đề cột của bạn
Bạn sẽ muốn sử dụng các tiêu đề đầu trang có liên quan như Tên, Địa chỉ, Tiểu bang và Mã zip, v.v. Các nhãn này phải đi vào các ô riêng biệt trong hàng đầu tiên của bảng tính.
- Có thể hữu ích khi gắn nhãn mỗi cột để có lượng thông tin nhỏ nhất có thể. Ví dụ: thay vì một cột duy nhất được gọi là Địa chỉ, bạn có thể sử dụng Địa chỉ phố, Trạng thái và Zip. Thay vì một cột cho Tên, bạn có thể thực hiện FirstName và LastName.
- Các cột tiêu đề thực tế phải được cá nhân hóa theo nhu cầu của bạn.
Bước 3. Điền vào các cột với dữ liệu được hợp nhất
Mỗi hàng phải chứa dữ liệu cho một liên hệ. Sau khi nhập địa chỉ liên hệ đầu tiên trên hàng có sẵn đầu tiên, hãy nhập địa chỉ liên hệ tiếp theo trên hàng tiếp theo, v.v.
Bạn không cần phải sử dụng bất kỳ định dạng hoặc kiểu đặc biệt nào (chẳng hạn như in đậm) vì dữ liệu sẽ được định dạng bởi tài liệu phối thư của bạn
Bước 4. Lưu tệp ở định dạng tệp ODF
Định dạng tệp ODF kết thúc bằng phần mở rộng tệp. ODS, điều này có vẻ hơi kỳ lạ, nhưng nó chính xác. Để lưu bảng tính:
- Nhấn vào Tập tin ở trên cùng bên trái và chọn Lưu thành.
- Duyệt đến thư mục mà bạn muốn lưu tệp. Bạn sẽ cần phải nhớ vị trí này.
- Lựa chọn Bảng tính ODF (*.ods) từ menu thả xuống "Lưu dưới dạng" hoặc "Định dạng".
- Nhấp chuột Cứu. Tại thời điểm này, vui lòng đóng ứng dụng Calc.
Phần 2/3: Kết nối bảng tính
Bước 1. Mở Libre Writer
Bạn sẽ tìm thấy nó trong menu Bắt đầu của Windows hoặc thư mục Ứng dụng của máy Mac.
Đừng lo lắng về việc soạn thảo thư hoặc tài liệu của bạn - bây giờ bạn chỉ đang kết nối các địa chỉ với Writer
Bước 2. Mở Trình hướng dẫn Nguồn Dữ liệu Địa chỉ
Công cụ này giúp bạn dễ dàng tạo cơ sở dữ liệu từ bảng tính của mình. Để làm điều này:
- Nhấn vào Tập tin menu ở trên cùng bên trái.
- Nhấp chuột Phù thủy trên menu.
- Nhấp chuột Nguồn dữ liệu địa chỉ.
Bước 3. Chọn "Nguồn dữ liệu bên ngoài khác" và nhấp vào Tiếp theo
Đó là lựa chọn cuối cùng.
Bước 4. Nhấp vào nút Cài đặt
Cửa sổ "Tạo nguồn dữ liệu địa chỉ" sẽ xuất hiện.
Bước 5. Chọn "Bảng tính" và nhấp vào Tiếp theo
Điều này cho Writer biết rằng bạn đang làm việc với định dạng bảng tính.
Bước 6. Chọn bảng tính bạn đã tạo và nhấp vào Tiếp theo
Để làm điều này, hãy nhấp vào Duyệt qua, điều hướng đến bảng tính chứa địa chỉ (kết thúc bằng phần mở rộng tệp. ODS) và nhấp đúp vào bảng tính để chọn.
Để xác minh rằng bạn đã chọn một bảng tính có thể được sử dụng, hãy nhấp vào Kiểm tra kết nối ở góc dưới bên phải. Bạn sẽ thấy một thông báo cho biết kết nối đã được thiết lập thành công. Nếu bạn thấy lỗi, có thể bạn đã chọn sai tệp hoặc lưu nó ở định dạng sai.
Bước 7. Nhấp vào nút Kết thúc
Bây giờ bạn đã kết nối bảng tính, bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu.
Bước 8. Nhấn Next để tiếp tục
Làm không phải nhấp vào nút "Chỉ định trường", vì nó sẽ không hoạt động cho bảng tính của bạn.
Bước 9. Đặt tên cho tệp cơ sở dữ liệu (. ODB)
Hãy xem tên tệp trong trường "vị trí" - tệp được gọi là "Addresses.odb" theo mặc định. Bạn có thể giữ tên đó nếu muốn hoặc thay đổi thành tên khác - chỉ cần nhớ giữ. ODB ở cuối tên tệp.
- Nếu hộp "Nhúng định nghĩa sổ địa chỉ này vào tài liệu hiện tại" được chọn, hãy bỏ chọn nó ngay bây giờ.
- Trường "Tên sổ địa chỉ" là cách danh sách địa chỉ này sẽ xuất hiện trong các ứng dụng LibreOffice khác. Hãy thay đổi điều này nếu bạn muốn.
Bước 10. Nhấp vào Kết thúc
Bảng tính của bạn hiện đã được kết nối với LibreOffice Writer và sẵn sàng được sử dụng trong phối thư của bạn.
Cơ sở dữ liệu sẽ vẫn có sẵn để sử dụng trong các mẫu thư hoặc tài liệu trong tương lai
Phần 3/3: Tạo tài liệu kết hợp thư của bạn
Bước 1. Mở một tài liệu mới trong LibreOffice Writer
Nếu bạn đã tạo mẫu thư biểu mẫu, tờ nhãn hoặc phong bì, hãy mở nó ngay bây giờ.
Bước 2. Mở bảng Nguồn dữ liệu
Để làm điều này, hãy nhấp vào Quan điểm ở trên cùng, sau đó chọn Nguồn dữ liệu. Bạn sẽ thấy các giá trị của bảng tính địa chỉ của mình trong bảng điều khiển ở đầu tài liệu. Bảng điều khiển sẽ vẫn ở đó để giúp bạn làm mọi thứ dễ dàng.
Bước 3. Định dạng tài liệu như bạn muốn nó xuất hiện
Ví dụ: nếu bạn đang viết một bức thư biểu mẫu, hãy soạn thảo bức thư theo cách bạn muốn.
Bước 4. Kéo tiêu đề cột dữ liệu đến vị trí tương ứng của chúng
Tiêu đề cột dữ liệu là các nhãn màu xám phía trên dữ liệu địa chỉ trong bảng điều khiển trên cùng đó. Ví dụ: nếu bạn đang soạn một lá thư và muốn nó bắt đầu bằng "Kính gửi (tên)," bạn sẽ nhập từ Kính gửi, kéo Tên đầu tiên tiêu đề cột đến nơi bạn nhập tên, rồi nhập dấu phẩy.
Khi bạn kéo tiêu đề cột đến vị trí mong muốn, nó sẽ hiển thị với dấu ngoặc vuông ở hai bên (ví dụ:)
Bước 5. Lưu tài liệu của bạn
Để đảm bảo không có gì xảy ra với công việc khó khăn của bạn, hãy nhấp vào Tập tin menu và chọn Lưu thành. Tệp phải được lưu với phần mở rộng tệp. ODT, vì vậy hãy chọn Tài liệu Văn bản ODF (*.odt) từ menu "Lưu dưới dạng" hoặc "Định dạng".
Bước 6. In tài liệu của bạn
Các bước để thực hiện việc này khác nhau tùy thuộc vào những gì bạn đang in.
- Nếu bạn đang in một lá thư biểu mẫu, hãy nhấp vào Tập tin menu và chọn In. Bạn sẽ được hỏi có muốn in một mẫu thư chọn không đúng khi được nhắc. Nếu bạn không muốn in thư cho tất cả những người trong danh sách địa chỉ, hãy giữ Điều khiển (PC) hoặc Chỉ huy (Mac) khi bạn nhấp vào những cái bạn muốn in. Nhấp chuột VÂNG, và sau đó in như mong muốn.
- Nếu tạo nhãn, hãy chuyển đến Tập tin > Mới > Nhãn, chọn cơ sở dữ liệu, bảng và các trường. Ở dưới cùng, hãy chọn loại giấy nhãn bạn đang in (ví dụ: Avery A4) và các tùy chọn tạo nhãn bổ sung khác, sau đó nhấp vào Cứu. Từ đó, trên Tùy chọn tab, nhấp vào Đồng bộ hóa nội dung, và sau đó Tài liệu mới để tạo trang nhãn của bạn. Sau đó, bạn có thể in tài liệu đó nếu cần bằng cách chọn Tập tin > In.
