Trello, một bảng trắng ảo để quản lý dự án, hầu như không giới hạn việc sử dụng tổ chức. Khi đăng ký Trello, bạn có thể tạo bảng cho các dự án và nhiệm vụ khác nhau. Trong mỗi bảng này, bạn sẽ tạo danh sách cho các giai đoạn hoặc danh mục khác nhau. Các danh sách này được điền bằng các thẻ, bạn có thể di chuyển giữa các danh sách khi đạt được mục tiêu của mình.
Các bước
Phần 1/6: Đăng ký
Bước 1. Truy cập trang web Trello
Bạn có thể tạo tài khoản bằng cách sử dụng trang web hoặc ứng dụng Trello dành cho thiết bị di động. Ứng dụng có sẵn cho Android và iOS và có thể được tải xuống từ cửa hàng ứng dụng trên thiết bị của bạn.
Tốt nhất là bạn nên bắt đầu sử dụng trang web Trello để bạn có quyền truy cập vào tất cả các tính năng và có thể làm quen với giao diện
Bước 2. Nhấp hoặc chạm vào "Đăng ký
" Điều này sẽ bắt đầu quá trình tạo tài khoản.
Bước 3. Tạo tài khoản Trello
Bạn có thể nhập tên, địa chỉ email và mật khẩu để tạo tài khoản của mình hoặc bạn có thể đăng ký bằng tài khoản Google của mình. Thao tác này sẽ tự động tạo tài khoản bằng thông tin hồ sơ trên Google của bạn.
Phần 2/6: Tạo bảng
Bước 1. Nhấp vào nút "+" bên cạnh tên của bạn và chọn "Tạo bảng
Bạn sẽ tìm thấy cái này ở góc trên bên phải.
Các hội đồng quản trị là xương sống của Trello và mỗi hội đồng quản trị đóng vai trò là khu vực tổ chức chính cho các dự án, sự kiện hoặc cộng tác riêng lẻ. Ví dụ, ở nhà, bạn có thể có một bảng cho các công việc hàng tuần, một bảng để lập kế hoạch cho một sinh nhật sắp tới và một bảng cho kế hoạch tập thể dục của bạn. Tại nơi làm việc, bạn có thể có một bảng cho dự án chính của mình, một bảng cho lịch của bạn và một bảng cho các nguồn lực của nhân viên
Bước 2. Nhập tiêu đề cho bảng và nhấp vào "Tạo
Tiêu đề là cách bạn sẽ xác định bảng trong danh sách của mình. Hãy đảm bảo rằng tên đủ rõ ràng cho tất cả những người dùng mà bạn có thể mời tham gia.
Bước 3. Nhấp vào "Thêm danh sách" để thêm danh sách vào bảng
Bảng của bạn bắt đầu mà không có bất kỳ danh sách nào, vì vậy bạn sẽ cần tạo một bảng. Danh sách là các danh mục cho bảng của bạn và các mục được gọi là "thẻ" sẽ được thêm vào và di chuyển giữa chúng.
Ví dụ: đối với danh sách việc cần làm cho ngôi nhà của bạn, bạn có thể có danh sách "Việc cần làm" cho mọi thứ cần phải hoàn thành sớm, danh sách "Đang tiến hành" cho các công việc bạn đang làm và " Xong "danh sách cho các nhiệm vụ đã hoàn thành
Bước 4. Tiếp tục thêm danh sách cho đến khi bảng của bạn được phân loại đúng
Sau khi tạo danh sách đầu tiên, bạn sẽ tự động có thể bắt đầu tạo danh sách thứ hai. Tiếp tục tạo danh sách cho đến khi bạn hài lòng với cấu trúc bảng của mình.
Bước 5. Sắp xếp lại danh sách bằng cách nhấp và kéo chúng
Bạn có thể nhấp và kéo một danh sách để di chuyển nó đến một vị trí khác theo chiều ngang trên bảng. Bất kỳ thẻ nào trong danh sách (xem bên dưới) sẽ được di chuyển cùng với nó.
Bước 6. Đóng một bảng khi bạn không cần nó nữa
Không thể xóa hoàn toàn một bảng trong Trello. Khi bạn không muốn sử dụng bảng nữa, bạn có thể đóng nó để nó không xuất hiện nữa:
- Xóa bất kỳ thẻ nào có thông tin nhạy cảm. Trong khi bạn không thể xóa một bảng, bạn có thể xóa các thẻ khỏi đó. Điều này rất quan trọng nếu bạn có thẻ chứa thông tin nhạy cảm mà bạn muốn xóa vĩnh viễn. Mở thẻ bạn muốn xóa rồi nhấp vào "Lưu trữ". Nhấp vào nút "Xóa" xuất hiện để xóa vĩnh viễn.
- Mở menu bảng để đóng bảng. Khi bạn đã xóa bất kỳ thẻ nhạy cảm nào, bạn có thể đóng bảng của mình một cách an toàn. Bạn có thể làm điều này từ menu bảng.
- Nhấp vào tùy chọn "Thêm", sau đó nhấp vào "Đóng bảng". Nhấp vào "Đóng" để xác nhận.
Phần 3/6: Sử dụng thẻ
Bước 1. Nhấp vào nút "Thêm thẻ" ở đầu danh sách trống
Điều này sẽ cho phép bạn thêm một thẻ vào danh sách.
Thẻ là các mục nhập riêng lẻ mà bạn thêm vào danh sách. Mỗi thẻ có thể là một nhiệm vụ, ý tưởng, công thức hoặc bất kỳ mục nào khác phù hợp với bảng của bạn. Bạn có thể di chuyển thẻ qua lại giữa các danh sách nếu cần
Bước 2. Đặt tên cho thẻ
Hãy coi đây là "Mặt trước" của thẻ. Ví dụ: trong danh sách việc cần làm ở nhà, bạn có thể tạo một thẻ có tên "Giúp người cắt cỏ làm việc".
Bước 3. Nhấp và kéo thẻ để di chuyển chúng giữa các danh sách
Đây là một trong những tính năng chính của Trello. Bạn có thể nghĩ về nó giống như di chuyển thẻ trên bảng trắng. Di chuyển thẻ giữa các danh sách thường được sử dụng để hiển thị tiến trình, chẳng hạn như di chuyển thẻ từ danh sách "Việc cần làm" sang danh sách "Hoàn thành".
Bước 4. Nhấp vào thẻ đã tạo để xem chi tiết
Điều này giống như xem "Mặt sau" của thẻ. Bạn có thể thêm mô tả chi tiết tại đây, thêm danh sách kiểm tra, đính kèm hình ảnh và hơn thế nữa.
Bước 5. Nhấp vào liên kết "Chỉnh sửa mô tả" để thêm mô tả
Bạn có thể thêm các chi tiết khác vào thẻ tại đây, chẳng hạn như hướng dẫn chi tiết, liên kết, số điện thoại hoặc bất kỳ thứ gì khác mà bạn có thể cần.
Khi thẻ có mô tả, bạn sẽ thấy biểu tượng Mô tả nhỏ bên dưới tên thẻ
Bước 6. Nhấp vào nút "Nhãn" để thêm nhãn vào thẻ
Bạn sẽ tìm thấy nút này ở mặt sau của thẻ, trong phần "Thêm". Một menu mới sẽ xuất hiện, cho phép bạn chọn một số màu khác nhau.
- Bạn có thể chỉ cần gắn nhãn bằng một màu hoặc bạn có thể nhấp vào nút bút chì bên cạnh một màu và đặt tên cho nhãn. Tên này sẽ xuất hiện trên màu đã chọn.
- Thẻ có thể có nhiều nhãn theo yêu cầu.
Bước 7. Thêm danh sách kiểm tra bằng cách nhấp vào nút "Danh sách kiểm tra"
Điều này tạo ra một danh sách kiểm tra cho thẻ. Trên bảng chính, dấu # / # sẽ xuất hiện bên dưới tên thẻ để cho biết có bao nhiêu mục trong danh sách kiểm tra đã được hoàn thành.
Ví dụ: nếu thẻ của bạn là "Giúp máy cắt cỏ hoạt động", danh sách kiểm tra của bạn có thể bao gồm các mục như "Thay dầu", "Thay dây", "Kiểm tra dây đai", v.v
Bước 8. Đính kèm tệp vào thẻ
Nhấp vào nút "Tệp đính kèm" cho phép bạn liên kết các tệp từ các dịch vụ lưu trữ đám mây khác nhau của mình hoặc tải tệp lên Trello để liên kết.
- Nếu bạn thêm tệp hình ảnh dưới dạng tệp đính kèm, tệp đó sẽ được thêm dưới dạng "Bìa thẻ" và sẽ hiển thị từ danh sách bảng.
- Có giới hạn kích thước tệp 10 MB cho các tệp được tải lên Trello, nhưng không giới hạn kích thước tệp được chia sẻ từ Drive và các dịch vụ lưu trữ đám mây khác.
Phần 4/6: Cộng tác
Bước 1. Mở menu Board
Bạn có thể mở nó bằng cách nhấp vào liên kết "Show Menu" ở góc trên bên phải.
Trello cho phép bạn mời bao nhiêu người tùy thích tham gia vào hội đồng quản trị của mình. Bạn có thể mời các thành viên trong gia đình của bạn tham gia bảng hộ gia đình hoặc đồng nghiệp của bạn cho bảng công việc của bạn
Bước 2. Nhấp vào nút "Thêm thành viên"
Điều này sẽ cho phép bạn mời người khác xem và chỉnh sửa bảng Trello của bạn. Thêm thành viên sẽ chỉ cung cấp cho họ quyền truy cập vào hội đồng quản trị hiện tại.
Bước 3. Nhập tên Trello hoặc email cho người bạn muốn thêm vào bảng
Nếu địa chỉ email được liên kết với một thành viên Trello, bạn sẽ có thể nhấp vào tên Trello của họ để ngay lập tức thêm họ vào bảng. Nếu địa chỉ email không được liên kết với thành viên Trello, bạn có thể gửi lời mời tham gia Trello. Khi người nhận đăng ký, họ sẽ ngay lập tức tham gia vào hội đồng mà bạn đã gửi lời mời.
Bước 4. Thêm thành viên vào thẻ
Bạn có thể thêm thành viên vào các thẻ cụ thể, hành động này giống như gán thẻ đó cho họ. Khi một thành viên được chỉ định cho một thẻ, bạn sẽ thấy ảnh hồ sơ của họ ở góc của thẻ trên danh sách bảng.
- Mở mặt sau của thẻ và nhấp vào nút "Thành viên" trong phần "Thêm".
- Chọn thành viên mà bạn muốn chỉ định cho thẻ.
- Các thành viên được chỉ định sẽ tự động đăng ký nhận các bản cập nhật thẻ.
Bước 5. Đề cập đến các thành viên khác trong nhận xét thẻ
Phần bình luận của thẻ có thể được sử dụng để giao tiếp với các thành viên khác. Gõ @name và sau đó chọn thành viên bạn muốn đề cập trong menu xuất hiện. Thành viên đó sẽ nhận được thông báo rằng họ đã được đề cập trong các nhận xét trên thẻ.
Bước 6. Tạo nhóm
Nhóm là nhóm người dùng có quyền truy cập vào một tập hợp bảng. Sử dụng nhóm cho phép bạn đảm bảo rằng mọi người đều có thể nhìn thấy bảng mà họ phải làm.
- Nhấp vào dấu "+" bên cạnh tên Trello của bạn và chọn "Tạo nhóm cá nhân" hoặc "Tạo nhóm kinh doanh".
- Nhập tên của đội và mô tả về đội đó.
- Thêm thành viên vào nhóm từ tab Thành viên của trang Nhóm.
- Tạo bảng mới cho nhóm trong tab Bảng của trang Nhóm. Bạn cũng có thể chuyển các bảng hiện có sang các đội khác nhau bằng cách nhấp vào nhóm hiện tại khi xem một bảng và chọn "Thay đổi đội".
Phần 5/6: Tìm hiểu thêm từ Trello
Bước 1. Tạo nhiều bảng để sắp xếp cuộc sống của bạn
Không có giới hạn về số lượng bảng bạn có thể tạo, vì vậy hãy thoải mái tạo nhiều bảng nếu bạn cần để sắp xếp mọi thứ. Để có được nhiều lợi ích nhất, mỗi bảng nên dành cho một nhiệm vụ hoặc khái niệm riêng biệt sẽ có lợi khi có nhiều danh sách và thẻ.
Bước 2. Sử dụng Trello cho những nỗ lực sáng tạo của bạn
Trello không chỉ dành cho doanh nghiệp hoặc danh sách việc cần làm. Bạn có thể sử dụng nó để theo dõi các ý tưởng và cấu trúc công việc sáng tạo của mình.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng Trello để phác thảo một cuốn sách bạn muốn viết hoặc quản lý các ý tưởng bạn có cho các bài báo blog hoặc ghi nhật ký
Bước 3. Sử dụng Trello để lập kế hoạch cho một sự kiện
Do tính chất cộng tác của nó, Trello giúp tổ chức sự kiện dễ dàng hơn nhiều so với việc dựa vào email và cuộc gọi điện thoại. Bạn có thể tạo một bảng cho sự kiện của mình và sau đó mời tất cả mọi người sẽ tham gia vào việc lập kế hoạch và thực hiện nó.
- Các danh sách khác nhau có thể được sử dụng cho các phần khác nhau của sự kiện cần lập kế hoạch (ẩm thực, giải trí, thiết lập, v.v.). Sau đó, bạn có thể thêm các nhiệm vụ cụ thể vào từng danh sách đó (salad khoai tây trong danh sách "Thực phẩm", kê ghế trong danh sách "Thiết lập", v.v.).
- Khi bạn đã thiết lập danh sách và thẻ, bạn có thể chỉ định những người khác nhau vào các thẻ khác nhau để họ biết chính xác những gì họ cần làm.
- Tạo danh sách "Hoàn thành" mà người trợ giúp của bạn có thể kéo thẻ của họ vào sau khi họ đã hoàn thành nhiệm vụ của mình.
Bước 4. Thêm Power-Ups vào Trello
Power-Up là các tích hợp ứng dụng và dịch vụ mà bạn có thể thêm vào tài khoản Trello của mình. Có những Power-Up do Trello tạo ra, chẳng hạn như Calendar Power-Up và có những Power-Up do bên thứ ba tạo ra, chẳng hạn như Publicate Power-Up.
- Mở Menu Board của bạn và nhấp vào "Power-Up". Nếu bảng của bạn không phải là thành viên của một nhóm, bạn sẽ được nhắc thêm nó vào một nhóm.
- Nhấp vào nút "i" bên cạnh tên Power-Up để xem chi tiết về chức năng của nó và cách sử dụng nó.
- Nhấp vào nút "Bật" để bật Nguồn cho bảng của bạn.
- Bắt đầu sử dụng Power-Up. Quá trình sử dụng chúng sẽ khác nhau tùy thuộc vào Power-Up. Hầu hết các Power-Up đều được tích hợp vào mặt sau của thẻ.
Bước 5. Tạo thẻ từ bảng tính
Nếu bạn có danh sách các mục nhập vào bảng tính và bạn muốn chuyển đổi từng mục nhập thành một thẻ riêng lẻ, Trello có thể xử lý việc này tự động:
- Đánh dấu tất cả các mục nhập trong bảng tính của bạn và sao chép chúng vào khay nhớ tạm.
- Bắt đầu một thẻ mới trong Trello và dán các mục đã sao chép của bạn vào trường văn bản của thẻ.
- Chọn "Tạo # Thẻ", thao tác này sẽ tạo các thẻ riêng lẻ từ mỗi mục nhập bạn đã sao chép.
Bước 6. Sử dụng dấu xuống đặc biệt để thêm định dạng văn bản vào thẻ của bạn
Bạn có thể làm cho văn bản trên thẻ của mình in đậm, nghiêng hoặc mã và bạn có thể tạo siêu liên kết bằng cách sử dụng các ký tự đặc biệt:
- **chữ in đậm** - chữ in đậm
- * văn bản in nghiêng * - văn bản in nghiêng
- `văn bản mã` - văn bản mã
- [Văn bản siêu liên kết] (https://www.example.com) - Văn bản siêu liên kết
Phần 6/6: Sử dụng Ứng dụng Di động
Bước 1. Cài đặt ứng dụng Trello trên thiết bị di động của bạn
Trello có sẵn cho Android và iOS. Bạn có thể tải xuống miễn phí từ kho ứng dụng trên thiết bị của mình.
Bước 2. Đăng nhập bằng tài khoản Trello của bạn
Bạn sẽ được yêu cầu đăng nhập khi khởi động ứng dụng lần đầu tiên. Đăng nhập bằng tài khoản Trello của bạn hoặc nhấp vào "Đăng nhập bằng Google" nếu bạn đã tạo tài khoản bằng cách liên kết tài khoản Google của mình.
Bước 3. Xem bảng của bạn
Khi đăng nhập, bạn sẽ thấy tất cả các bảng hiện có của mình. Chạm vào một bảng sẽ mở ra để bạn có thể xem danh sách và thẻ.
Bước 4. Vuốt sang trái và phải để xem danh sách của bạn
Khi giữ điện thoại của bạn theo chiều dọc, mỗi danh sách sẽ chiếm một màn hình và thao tác vuốt sẽ chuyển sang danh sách tiếp theo. Khi cầm điện thoại theo chiều ngang, vuốt sang trái và phải sẽ cuộn qua các danh sách của bạn một cách mượt mà.
Bước 5. Nhấn vào một thẻ để xem mặt sau
Khi nhấn vào một thẻ, bạn sẽ thấy thông tin chi tiết ở mặt sau. Bạn có thể thêm các mục như danh sách kiểm tra vào mặt sau của thẻ bằng cách nhấn vào nút "+".
Bước 6. Nhấn vào nút "Thêm thẻ" ở cuối danh sách để thêm thẻ mới
Bạn sẽ được nhắc nhập tên thẻ. Bạn có thể nhấn vào nút Máy ảnh để chụp ảnh bằng máy ảnh của điện thoại hoặc đính kèm một tệp khác vào thẻ.
