WikiHow này hướng dẫn bạn cách tự động điền dữ liệu vào ô trong Excel. Các ô sẽ tự động điền dữ liệu theo một mẫu với các ô đã chọn. Ví dụ: tự động điền có thể sao chép văn bản và công thức vào các ô trống. Hoặc, nó có thể phát hiện một chuỗi số và tiếp tục mẫu trong các ô đã chọn.
Các bước
Phương pháp 1 trong 3: Sử dụng Xử lý Tự động điền
Bước 1. Chọn ô hoặc các ô mà bạn muốn sao chép
Để chọn nhiều ô, hãy nhấp và kéo con trỏ qua các ô.
- Bạn cũng có thể giữ Ctrl trong khi nhấp vào nhiều ô để chọn tất cả. Hoặc, giữ ⇧ Shift trong khi chọn ô đầu tiên và ô cuối cùng trong khối để chọn tất cả các ô ở giữa.
- Ví dụ: bạn có thể chọn một ô chứa văn bản để sao chép qua nhiều ô. Bạn cũng có thể chọn một công thức tính tổng để sao chép; Excel sẽ tự động chọn các ô được tham chiếu tương ứng và điều chỉnh kết quả công thức.
- Bạn cũng có thể chọn một ô bắt đầu một chuỗi, chẳng hạn như ngày hoặc số. Các Điền vào chuỗi tùy chọn sẽ tạo ra một mẫu; ví dụ: các ngày liên tiếp hoặc một chuỗi số ID được tạo tự động.
Bước 2. Giữ con trỏ của bạn trên hình vuông đã điền ở góc dưới cùng bên phải của vùng ô đã chọn
Chờ cho đến khi con trỏ chuyển sang dạng rắn + không có mũi tên.
Bước 3. Nhấp và kéo chuột xuống hoặc qua các ô trống mà bạn muốn điền
Trước khi thả chuột, bạn có thể xem bản xem trước của mỗi ô sẽ được lấp đầy khi bạn dừng lại trên ô đó.
Ngoài ra, bạn có thể nhấp đúp vào + Biểu tượng. Nó sẽ chỉ lấp đầy khi các ô ở bên trái hoặc bên phải của cột đó đi hết.
Bước 4. Xem lại Tùy chọn Tự động điền bằng cách nhấp vào biểu tượng khi nó xuất hiện
Sau khi các ô được điền, biểu tượng Tùy chọn Tự động Điền sẽ xuất hiện ở phía dưới bên phải. Chọn từ một trong các tùy chọn sau:
- Sao chép ô
- Điền vào chuỗi
- Chỉ điền định dạng
- Điền mà không cần định dạng
- Flash Fill (điền vào các ô dựa trên định dạng và dữ liệu từ các ô khác)
Phương pháp 2/3: Sử dụng nút ruy-băng tự động điền
Bước 1. Chọn ô bạn muốn sao chép, cũng như (các) ô bạn muốn điền
Để chọn nhiều ô, hãy kéo con trỏ của bạn qua các ô.
Bạn cũng có thể giữ Ctrl trong khi nhấp vào nhiều ô để chọn tất cả. Hoặc, giữ ⇧ Shift trong khi chọn ô đầu tiên và ô cuối cùng trong khối để chọn tất cả các ô ở giữa
Bước 2. Nhấp vào nút Điền
Bạn có thể tìm thấy điều này trong phần Chỉnh sửa của tab Trang chủ. Biểu tượng là một mũi tên xuống màu xanh lam trong một hộp màu trắng.
Bước 3. Chọn một tùy chọn Điền
Chọn một hướng để điền và Tự động điền sẽ tự động điền vào các ô trống với dữ liệu từ ô đầu tiên. Hoặc, bạn có thể xác định chuỗi của riêng mình để Tự động điền để làm theo.
Để xác định một chuỗi, hãy chọn Loạt… sau khi nhấp vào Lấp đầy cái nút. Ví dụ: bạn có thể xác định một chuỗi Ngày để Tự động điền hoàn thành các ô trống với các ngày trong tuần hoặc các tháng sau ngày đầu tiên. Hoặc, bạn có thể xác định một chuỗi tuyến tính với giá trị bước là 5 và giá trị ban đầu là 1, do đó, Tự động điền tạo ra một chuỗi 1, 6, 11, 16,…
Phương pháp 3/3: Sử dụng Flash Fill
Bước 1. Sử dụng Flash Fill nếu bạn muốn điền vào các ô dựa trên định dạng và dữ liệu từ các ô khác
Excel sẽ phát hiện mối quan hệ giữa ô nguồn đã chọn và (các) ô bên cạnh nó và tiếp tục mẫu đó cho các ô được chỉ định.
Ví dụ: Flash Fill sẽ hữu ích nếu bạn có một cột tên và một cột họ và muốn tạo cột thứ ba gồm tên viết tắt dựa trên những tên đó. Nhập các chữ cái đầu tiên cho hàng đầu tiên trong cột thứ ba, sau đó nhấp nháy Điền vào ô đó. Excel sẽ phát hiện và tiếp tục mẫu
Bước 2. Chọn ô bạn muốn sao chép, cũng như (các) ô bạn muốn điền
Để chọn nhiều ô, hãy kéo con trỏ của bạn qua các ô.
Bạn cũng có thể giữ Ctrl trong khi nhấp vào nhiều ô để chọn tất cả. Hoặc, giữ ⇧ Shift trong khi chọn ô đầu tiên và ô cuối cùng trong khối để chọn tất cả các ô ở giữa
Bước 3. Nhấp vào nút Điền trong phần Chỉnh sửa của tab Trang chủ
Lựa chọn Điền vào Flash. Excel sẽ điền vào các ô trống.
- Ngoài ra, hãy chọn Điền vào Flash từ các tùy chọn Tự động điền sau khi kéo chốt điều khiển xuống
- Nếu bạn thay đổi bất kỳ dữ liệu nào trong các cột được tham chiếu, dữ liệu trong các cột Flash Fill sẽ tự động cập nhật.
