WikiHow này hướng dẫn bạn cách bắt đầu với Asana, nền tảng quản lý công việc dựa trên nhóm phổ biến. Nếu công ty của bạn sử dụng Asana để quản lý các dự án và nhiệm vụ, bạn có thể tạo tài khoản Asana miễn phí bằng địa chỉ email công việc của mình để tham gia tổ chức của họ. Sau khi đăng ký, bạn có thể bắt đầu thực hiện các nhiệm vụ với nhóm của mình. Khi bạn học được những kiến thức cơ bản về tham gia nhóm, tạo dự án và làm việc với các nhiệm vụ, bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi sử dụng nền tảng này.
Các bước
Phương pháp 1/6: Tạo tài khoản Asana
Bước 1. Tham gia qua lời mời (tùy chọn)
Bạn có nhận được thư mời qua email mời bạn tham gia một nhóm cho tổ chức của bạn không? Nếu vậy, đây là cách đăng ký Asana:
- Nhấp vào liên kết trong lời mời từ đồng đội của bạn.
- Nhấn vào Tham gia (tên nhóm) ngay bây giờ cái nút.
- Nhập tên và địa chỉ email của bạn và tạo mật khẩu.
- Thêm ảnh hồ sơ nếu muốn.
- Nhấp chuột Tiếp tục để hoàn tất đăng ký. Tài khoản của bạn hiện đã sẵn sàng để sử dụng.
Bước 2. Đăng ký tài khoản miễn phí tại
Nếu bạn không nhận được lời mời qua email, bạn có thể tiếp tục bằng phương pháp này để đăng ký trên Asana.com.
Bước 3. Nhấp vào Dùng thử miễn phí
Tài khoản Asana miễn phí cho cá nhân và bạn có thể sử dụng cùng một tài khoản Asana để tham gia nhiều tổ chức hoặc không gian làm việc. "Tổ chức" là phiên bản Asana của công ty bạn.
- Nếu bạn là người đầu tiên từ công ty của bạn đăng ký Asana và công ty của bạn có tên miền duy nhất (ví dụ: @ wikihow.com) mà tất cả nhân viên sử dụng cho email, bạn sẽ có thể tạo một tổ chức trong khi đăng ký- lên quy trình. Nếu ai đó đã thiết lập tổ chức của công ty bạn, bạn sẽ thiết lập không gian làm việc thay vì tổ chức.
- Nếu bạn quản lý một tổ chức, bạn có thể tạo các nhóm cho các phòng ban khác nhau tại công ty của mình.
Bước 4. Nhập địa chỉ email của bạn và nhấp vào Dùng thử miễn phí
Nếu bạn cần đăng ký vì công ty bạn làm việc sử dụng Asana, hãy đảm bảo sử dụng địa chỉ email công ty của bạn trong quá trình đăng ký.
Bước 5. Nhấp vào liên kết trong email từ Asana để xác minh địa chỉ email của bạn
Sau khi địa chỉ email của bạn được xác minh, bạn sẽ có thể tiếp tục quá trình đăng ký.
Bước 6. Nhập tên của bạn và tạo mật khẩu
Nếu công ty của bạn đã thiết lập tài khoản cho bạn trong tổ chức, bạn có thể không phải nhập tên hoặc tạo mật khẩu.
Bước 7. Nhấp vào Tiếp tục
Tài khoản của bạn hiện đã được tạo. Các bước còn lại là để thiết lập không gian làm việc của bạn.
Bước 8. Chọn loại công việc bạn làm và nhấp vào Tiếp tục
Điều này điều chỉnh trải nghiệm Asana của bạn phù hợp với loại công việc của bạn.
Bước 9. Làm theo hướng dẫn trên màn hình để thiết lập tài khoản của bạn
Các bước còn lại sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại tài khoản bạn đang tạo. Nếu bạn đang tạo tài khoản bằng địa chỉ email không phải của công ty, bạn sẽ có thể chọn lý do sử dụng Asana và chọn một số tùy chọn. Tùy thuộc vào cách bạn trả lời, bạn có thể được thực hiện một quy trình để thiết lập dự án đầu tiên của mình (ngay cả khi điều đó không áp dụng cho công việc của bạn). Thực hiện theo các hướng dẫn trên màn hình. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ đến không gian làm việc của mình.
Phương pháp 2/6: Tham gia nhóm hiện có
Bước 1. Đăng nhập vào Asana
Để thực hiện việc này, hãy truy cập https://app.asana.com/-/login và đăng nhập bằng tài khoản Asana của bạn.
Nếu bạn nhận được lời mời tham gia một nhóm hiện có, chỉ cần nhấp vào liên kết trong email để đăng nhập và tham gia
Bước 2. Tìm kiếm đội bạn muốn tham gia
Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào thanh tìm kiếm ở khu vực phía trên bên phải của trang, nhập tên của nhóm và nhấn Vào hoặc Trở lại. Bất kỳ đội nào có sẵn để bạn tham gia phù hợp với tìm kiếm của bạn sẽ xuất hiện.
Bước 3. Nhấp vào Tham gia vào một đội
Khi bạn yêu cầu tham gia, nếu nhóm là công khai, bạn sẽ trở thành một phần của nhóm ngay lập tức. Nếu nhóm yêu cầu phê duyệt các thành viên mới, thì một thành viên hiện tại trong nhóm sẽ cần phê duyệt yêu cầu của bạn.
Phương pháp 3/6: Tạo nhóm mới
Bước 1. Nhấp vào Omnibutton
Đây là dấu cộng ở góc trên bên phải của Asana. Một menu sẽ mở rộng.
Bạn chỉ có thể tạo một nhóm mới nếu bạn là thành viên của một tổ chức. Nếu tài khoản Asana của bạn không được kết nối với tổ chức của công ty bạn, bạn đang ở trong vùng được gọi là Không gian làm việc - bạn vẫn có thể tạo các dự án và nhiệm vụ, nhưng không thể tạo nhóm
Bước 2. Nhấp vào Nhóm trên menu
Miễn là bạn là thành viên của một tổ chức, bạn sẽ có tùy chọn tạo nhóm mới trên menu này.
Bước 3. Nhập tên cho nhóm
Đây là cách nhóm sẽ xuất hiện trong thanh bên của các thành viên cũng như trên toàn tổ chức.
Tùy thuộc vào mục đích của nhóm, bạn cũng có thể muốn nhập mô tả giải thích mục đích của nhóm và / hoặc ai nên tham gia
Bước 4. Thêm thành viên vào đội
Để thêm thành viên, hãy bắt đầu nhập tên của người đầu tiên bạn muốn thêm và nhấp vào tên của người đó khi nó xuất hiện một gợi ý. Tiếp tục thêm mọi người cho đến khi bạn đã thêm mọi người.
- Nếu người đó chưa phải là thành viên của tổ chức (hoặc bạn không chắc chắn), bạn có thể nhập địa chỉ email của họ thay vì tên của họ.
- Bạn có thể thêm nhiều thành viên sau.
Bước 5. Đặt quyền riêng tư cho nhóm của bạn
Bạn có ba lựa chọn:
- Tư cách thành viên theo yêu cầu có nghĩa là thành viên mới phải được thành viên hiện tại đồng ý mới được tham gia.
- Riêng tư có nghĩa là một thành viên phải được mời tham gia.
- Công khai cho tổ chức có nghĩa là bất kỳ ai trong tổ chức đều có thể xem và tham gia nhóm.
Bước 6. Nhấp vào nút Tạo nhóm màu xanh lam
Nhóm của bạn hiện đang hoạt động.
Nhấp vào dấu sao bên cạnh tên đội của bạn để ghim vào Mục yêu thích của bạn
Phương pháp 4/6: Tạo dự án
Bước 1. Đăng nhập vào Asana
Để thực hiện việc này, hãy truy cập https://app.asana.com/-/login và đăng nhập bằng tài khoản Asana của bạn.
Bước 2. Nhấp vào Omnibutton
Đây là dấu cộng ở góc trên bên phải của Asana. Một menu sẽ mở rộng.
Bước 3. Nhấp vào Dự án trên menu
Là người tạo ra dự án này, bạn sẽ được coi là chủ sở hữu dự án. Tất cả những người khác sẽ là thành viên dự án.
Bước 4. Nhấp vào + Dự án trống
Tùy chọn này cho phép bạn bắt đầu lại từ đầu.
- Nếu bạn muốn bắt đầu từ một mẫu, hãy chọn Sử dụng một mẫu để chọn một mẫu từ thư viện của Asana. Bạn sẽ thấy các mẫu cho loại nhóm mặc định của mình, nhưng bạn có thể chọn một loại nhóm khác để xem các tùy chọn mẫu khác. Nếu tổ chức của bạn đã tải lên các mẫu mà bạn phải sử dụng, hãy nhấp vào tên của tổ chức bên dưới các mẫu để xem các mẫu đó.
- Bạn cũng có thể bắt đầu bằng cách nhập bảng tính-chọn Nhập bảng tính để làm điều này.
Bước 5. Đặt tên cho dự án
Nhập tên cho dự án vào trường "Tên dự án". Bạn cũng có thể thêm mô tả nếu muốn.
Bước 6. Giao dự án cho một nhóm (tùy chọn)
Chọn nhóm chịu trách nhiệm cho dự án này từ menu thả xuống "Nhóm".
Theo mặc định, mức độ riêng tư sẽ được đặt thành Công khai cho nhóm, nhưng bạn có thể chọn đặt dự án ở chế độ riêng tư để chỉ các thành viên bạn thêm (hoặc các thành viên tham gia) mới có thể xem dự án.
Bước 7. Chọn một chế độ xem mặc định
Bố cục bạn chọn là cách dự án sẽ hiển thị với các thành viên trong nhóm.
- Lựa chọn danh sách xem để hiển thị danh sách các nhiệm vụ liên quan đến dự án và trạng thái của chúng.
- Lựa chọn bảng xem để hiển thị dự án giống như một bảng thông báo với các ghi chú dính ảo.
- Lựa chọn mốc thời gian xem để hiển thị các nhiệm vụ được mã hóa màu trên dòng thời gian.
- Lựa chọn lịch xem để hiển thị lịch của tháng hiện tại với các tác vụ được mã hóa màu.
Bước 8. Nhấp vào Tạo dự án để tạo và lưu dự án của bạn
Điều này hiển thị dự án mới của bạn trong bảng điều khiển chính, cũng như trong thanh bên.
Bước 9. Xem lại menu hành động của dự án
Nhấp vào menu thả xuống bên cạnh tên dự án của bạn để mở menu hành động của dự án. Đây là nơi bạn có thể thực hiện các tác vụ cơ bản, chẳng hạn như chỉnh sửa chi tiết của dự án, gán màu, sao chép liên kết, nhập hoặc xuất dự án, sao chép dự án, chuyển dự án sang nhóm khác, lưu trữ dự án hoặc xóa hoàn toàn.
Bước 10. Thêm thành viên vào dự án
Đây là cách thực hiện:
- Nhấp vào biểu tượng thành viên ở đầu bảng điều khiển chính (bên phải ngôi sao) để mở cửa sổ Chia sẻ.
- Nhập địa chỉ email hoặc tên của người bạn muốn mời.
- Nhấp chuột Thêm thành viên và lặp lại cho mỗi thành viên mới.
- Bên cạnh mỗi người bạn mời, hãy chọn cấp độ truy cập mà bạn muốn cấp cho họ vào dự án. Ví dụ: nếu bạn muốn người đó có thể chỉnh sửa dự án, bạn sẽ chọn Có thể chỉnh sửa.
- Để quản lý thông báo nào mà các thành viên nhận được về các cập nhật trong dự án, hãy nhấp vào Quản lý thông báo thành viên ở dưới cùng và thực hiện các lựa chọn của bạn.
- Đóng cửa sổ khi bạn hoàn tất.
Phương pháp 5/6: Làm việc với Nhiệm vụ Dự án
Bước 1. Nhấp vào dự án bạn muốn làm việc
Các dự án của bạn xuất hiện trong bảng điều khiển bên trái.
Bước 2. Chọn chế độ xem dự án
Dự án sẽ mở ở chế độ xem mặc định do chủ sở hữu dự án chọn khi tạo dự án, nhưng bạn có thể sử dụng các tab ở trên cùng để xem nó ở bất kỳ chế độ xem nào bạn muốn.
- Lựa chọn danh sách xem để hiển thị danh sách các nhiệm vụ liên quan đến dự án và trạng thái của chúng.
- Lựa chọn bảng xem để hiển thị dự án giống như một bảng thông báo với các ghi chú dính ảo.
- Lựa chọn mốc thời gian xem để hiển thị các nhiệm vụ được mã hóa màu trên dòng thời gian.
- Lựa chọn lịch xem để hiển thị lịch của tháng hiện tại với các tác vụ được mã hóa màu.
Bước 3. Tạo một nhiệm vụ mới
Một cách dễ dàng để tạo một nhiệm vụ mới là sử dụng Omnibutton:
- Nhấp vào nút Omnibutton, là dấu cộng ở góc trên bên phải.
- Nhấp chuột Nhiệm vụ trên menu.
- Nhập tên và mô tả của nhiệm vụ.
- Nhấp chuột Dự án và chọn một dự án để giao nhiệm vụ.
- Nhấn vào Thêm cộng tác viên ở dưới cùng để thêm người vào nhiệm vụ.
- Nhấn vào @ để đề cập đến những người dùng khác trong nhiệm vụ.
- Nhấp chuột Tạo nhiệm vụ.
Bước 4. Nhấp vào nhiệm vụ để chỉnh sửa nó
Bạn sẽ thấy nhiệm vụ mới của mình trong tất cả các chế độ xem dự án. Khi bạn nhấp vào tác vụ, bạn sẽ mở nó để chỉnh sửa.
Bước 5. Nhập thông tin bổ sung về nhiệm vụ bạn đã tạo
- Để giao nhiệm vụ cho ai đó, hãy nhấp vào Người được chuyển nhượng và nhập địa chỉ email của những người phải chịu trách nhiệm.
- Nhấp chuột Ngày đáo hạn để chọn khi nhiệm vụ đến hạn.
- Nhấp chuột Sự phụ thuộc để thêm bất kỳ nhiệm vụ nào phụ thuộc vào nhiệm vụ này.
Bước 6. Nhận xét về một nhiệm vụ
Bạn có thể sử dụng trường Nhận xét trong tác vụ để cập nhật cho những người khác về tiến trình của bạn, đặt câu hỏi hoặc đưa ra nhận xét chung. Chỉ cần nhấp vào khu vực nhận xét ở cuối cửa sổ, nhập nhận xét của bạn, sau đó nhấp vào Bình luận cái nút. Nhận xét sẽ hiển thị trong nhiệm vụ.
- Để chỉnh sửa nhận xét bạn đã chia sẻ, hãy di con trỏ chuột qua nhận xét đó và chọn Chỉnh sửa.
- Để xóa nhận xét, hãy di con trỏ chuột qua nhận xét đó và chọn Xóa bỏ.
Phương pháp 6/6: Quản lý nhóm
Bước 1. Đăng nhập vào Asana. Để thực hiện việc này, hãy truy cập https://app.asana.com/-/login và đăng nhập bằng tài khoản Asana của bạn.
Với tư cách là thành viên trong nhóm, bạn có thể mời thành viên mới, xóa thành viên hiện tại, phê duyệt thành viên mới và thay đổi cài đặt nhóm
Bước 2. Nhấp vào tên nhóm của bạn
Nó nằm trong bảng điều khiển bên trái. Điều này hiển thị tất cả thông tin về nhóm của bạn, bao gồm mô tả, danh sách thành viên và các dự án liên quan.
Bước 3. Phê duyệt một thành viên mới trong nhóm
Nếu ai đó đã yêu cầu tham gia nhóm của bạn, bạn sẽ thấy thông báo ở đầu trang của nhóm. Nhấp chuột Xem xét & Phê duyệt trên thông báo để xem yêu cầu đang chờ xử lý và nhấp vào Chấp thuận để cho phép người đó tham gia.
Bước 4. Mời ai đó vào nhóm
Nếu bạn cần mời ai đó mới, hãy nhấp vào Mời gọi ở đầu trang của nhóm của bạn để hiển thị màn hình lời mời. Bạn có thể thêm thành viên qua tên (nếu họ đã là thành viên của tổ chức) hoặc địa chỉ email (cho dù họ có phải là thành viên hay không).
Bước 5. Mở trang Cài đặt của nhóm của bạn
Đây là cách thực hiện:
- Di con trỏ chuột qua nhóm bạn muốn chỉnh sửa trong bảng điều khiển bên trái.
- Nhấp vào ba dấu chấm trên tên của đội.
- Lựa chọn Chỉnh sửa cài đặt nhóm.
Bước 6. Quản lý thông tin cơ bản của nhóm trên tab Chung
Đây là nơi bạn có thể chỉnh sửa tên, mô tả và mức độ riêng tư của nhóm.
Bước 7. Nhấp vào tab Thành viên để xem tất cả các thành viên trong nhóm
Điều này hiển thị tất cả những người là thành viên nhóm hiện tại. Đây cũng là nơi bạn có thể điều chỉnh quyền và loại bỏ các thành viên trong nhóm.
- Để thành viên có toàn quyền truy cập vào tất cả các dự án trong nhóm, hãy di con trỏ chuột qua tên của thành viên trong danh sách và chọn Quyền truy cập lớn.
- Để xóa ai đó khỏi nhóm, hãy di chuột qua tên của người đó và chọn Di dời.
Bước 8. Nhấp vào tab Nâng cao để truy cập cài đặt nâng cao
Trên tab này, bạn có thể:
- Chọn những thành viên trong nhóm có thể phê duyệt thành viên mới.
- Xóa toàn bộ nhóm.
