Ngày càng có nhiều doanh nghiệp và cá nhân lựa chọn sử dụng máy hủy giấy. Sử dụng máy hủy tài liệu cung cấp khả năng bảo vệ chống lại hành vi trộm cắp danh tính và các tội phạm khác. Máy hủy hiện nay dễ sử dụng hơn và có các tính năng bảo mật và an toàn được cải thiện. Hiểu các tính năng có sẵn sẽ giúp bạn lựa chọn máy hủy tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình.
Các bước
Phương pháp 1 trong 3: Chọn mức bảo mật
Bước 1. Hãy thử một máy hủy bảo mật cấp thấp
Máy hủy giấy cắt theo dải cắt giấy có kích thước tiêu chuẩn thành khoảng 40-50 dải. Loại máy hủy này thường tạo ra các dải giấy có kích thước lớn nhất.
- Cắt dải là phong cách ban đầu của máy hủy tài liệu và cung cấp mức độ bảo mật thấp nhất. Nó vẫn là một bước lớn ở trên xé nhỏ thứ gì đó và ném nó vào thùng rác.
- Máy hủy tài liệu dạng dải đôi khi ít tốn kém hơn các loại máy hủy tài liệu khác.
- Để quyết định xem máy hủy giấy cắt theo dải có đủ dùng hay không, hãy xác định những gì bạn cần cắt. Mức độ nhạy cảm của thông tin? Máy hủy dạng dải rất tốt cho những người không hủy tài liệu bảo mật cấp cao.
Bước 2. Xem xét một máy hủy bảo mật cấp trung bình
Máy hủy giấy cắt chữ thập hay còn được gọi là máy hủy tài liệu cắt hoa giấy. Đây là loại máy hủy giấy phổ biến nhất. Nó cung cấp mức độ bảo mật cao hơn so với các loại cắt dải. Một khổ giấy chữ cái tiêu chuẩn được cắt thành hơn 200 miếng vuông nhỏ.
- Rất khó để lấy thông tin nhạy cảm từ các tài liệu được nạp qua máy cắt hoa giấy. Điều này tốt cho các thông tin nhạy cảm như số tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng.
- Một số chương trình máy tính ghép các tài liệu lại với nhau thành từng dải. Tiếp theo là không thể giải mã được bất cứ thứ gì được cắt nhỏ thành những mảnh nhỏ bằng hoa giấy.
- Vì các mảnh giấy vụn rất nhỏ, bạn có thể thay túi giấy vụn ít thường xuyên hơn mà không gây rủi ro về an ninh.
- Có một loại máy cắt siêu ngang có thể cắt giấy khổ chữ tiêu chuẩn thành hơn 400 mảnh.
Bước 3. Chuyển sang trình hủy bảo mật cấp cao
Máy hủy giấy cắt nhỏ cung cấp một trong những cấp độ bảo mật cao nhất hiện có. Đây là loại máy hủy tài liệu tốt nhất nếu bạn cần hủy các tài liệu mật và nhạy cảm cao. Một tờ giấy cỡ chữ tiêu chuẩn được cắt thành hơn 2.000 mảnh nhỏ.
- Không thể lấy thông tin từ tài liệu được nạp qua máy hủy cắt siêu nhỏ. Đây là một lý do tại sao máy hủy tài liệu siêu nhỏ được các cơ quan chính phủ và các tập đoàn lớn ưa chuộng.
- Những máy hủy này dành cho những người có nguy cơ bị đánh cắp thông tin mật hoặc bí mật.
- Vì các mảnh giấy vụn rất nhỏ, bạn có thể thay túi giấy vụn ít thường xuyên hơn mà không gây rủi ro về an ninh.
- Thuộc dòng máy hủy tài liệu siêu nhỏ là máy hủy tài liệu siêu nhỏ. Thao tác này sẽ cắt giấy cỡ chữ tiêu chuẩn thành hơn 6, 200 mảnh. Ngoài ra còn có những máy hủy có độ bảo mật cao có thể cắt một tờ giấy cỡ chữ tiêu chuẩn thành hơn 13.000 mảnh nhỏ. Điều này không làm giảm tính bảo mật cấp cao của máy hủy giấy cắt siêu nhỏ tiêu chuẩn.
Bước 4. Tìm một máy hủy tài liệu giá cả phải chăng ở tất cả các cấp độ bảo mật
Cho dù bạn chọn máy hủy dạng cắt dải, cắt ngang hay cắt siêu nhỏ, đều có các tùy chọn giá cả phải chăng. Mặc dù máy hủy tài liệu siêu nhỏ có xu hướng đắt hơn, nhưng bạn có thể tìm thấy các phiên bản nhỏ hơn để sử dụng tại nhà với giá tương đối phải chăng khoảng 100 đến 200 đô la.
Máy hủy tài liệu vi mô cấp cao thường là loại máy hủy có giá thành cao nhất, thường bắt đầu từ khoảng 300 đô la và tăng lên đến hàng nghìn đô la. Sự đa dạng thương mại có thể có giá cao nhất
Phương pháp 2/3: Chọn các tính năng nâng cao
Bước 1. Chọn tốc độ cắt nhỏ
Kích thước của các mảnh vụn là yếu tố quan trọng nhất để xác định loại máy hủy tài liệu để mua, nhưng tốc độ cắt cũng có thể quan trọng. Nếu bạn có một khối lượng lớn giấy cần cắt nhỏ, có thể tốn nhiều thời gian với tốc độ cắt nhỏ. Tốc độ của máy hủy bạn nên mua tùy thuộc vào việc bạn đang sử dụng máy hủy ở nhà hay tại văn phòng.
- Nếu bạn chỉ sử dụng máy hủy để hủy giấy tại nhà, máy hủy tài liệu tại nhà sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn. Thông thường, máy hủy tài liệu tại nhà sẽ hủy từ 5 đến 12 tờ giấy trong vòng 2 đến 8 phút.
- Nếu bạn cắt nhỏ giấy thường xuyên, bạn có thể muốn tốc độ máy hủy cao hơn. Ví dụ: nếu bạn có văn phòng tại nhà, máy hủy tài liệu tại nhà có thể phù hợp với bạn. Những loại máy hủy tài liệu này thường cắt nhỏ từ 10 đến 18 tờ giấy trong thời gian từ 7 đến 30 phút.
- Nếu bạn đang mua một máy hủy tài liệu cho một văn phòng lớn, bạn sẽ muốn có tốc độ hủy tài liệu rất cao. Đi mua máy hủy hạng nặng. Chúng có thể cắt nhỏ liên tục trong 45 phút. Trong thời gian này, có thể cắt nhỏ từ 13 đến 38 mảnh giấy.
Bước 2. Xác định mức sử dụng hàng ngày
Chọn một máy hủy được xếp hạng cho lượng sử dụng hàng ngày mà bạn nghĩ rằng bạn sẽ cần. Điều này thường phụ thuộc vào việc máy hủy sẽ được đặt trong nhà hay trong văn phòng. Tránh mua một máy hủy tài liệu không đủ mạnh để đáp ứng nhu cầu hàng ngày của bạn. Để xác định mức độ sử dụng, hãy tính xem có bao nhiêu người sẽ sử dụng máy hủy và tần suất họ sẽ hủy giấy.
Máy hủy tài liệu cá nhân được thiết kế dành cho 1 người. Máy hủy tài liệu văn phòng loại nhỏ dành cho 1-5 người sử dụng hàng ngày. Đối với các văn phòng lớn hơn, một máy hủy tài liệu văn phòng chung có thể hỗ trợ 6-10 người. Đối với 10 người dùng trở lên, hãy chọn máy hủy tài liệu thương mại
Bước 3. Xác định dung lượng nhiều trang
Tìm xem một máy hủy có thể xử lý bao nhiêu tờ cùng một lúc. Mô hình 5 tờ có thể ít tốn kém hơn. Nếu bạn cắt nhiều hơn số trang không thường xuyên, bạn sẽ phải nạp một vài trang cùng một lúc. Nếu không có dung lượng nhiều trang, bạn có thể phải mở nhiều máy hủy tài liệu. Bạn nên chọn máy hủy tài liệu có công suất hủy cao hơn một chút so với mục đích sử dụng hợp lý. Điều này có thể giảm thiểu tình trạng kẹt giấy và các vấn đề khác.
- Một số máy hủy tài liệu thương mại sẽ cho phép bạn hủy tối đa 30 tờ giấy cùng một lúc. Hầu hết các máy hủy cá nhân chỉ cho phép một vài tờ mỗi lần.
- Dung tích thùng cũng rất quan trọng. Bạn nên mua một chiếc máy hủy tài liệu có ngăn kéo ra, chúng dễ tháo và đổ hơn nhiều và điều này có thể giúp giảm kẹt giấy.
- Hỏi về thời gian chạy của máy hủy tài liệu. Nếu bạn thu thập tài liệu của mình và cắt chúng hàng loạt, bạn sẽ cần một máy hủy tài liệu có thể chạy trong thời gian dài hơn. Một chu kỳ chạy có thể từ khoảng 2 phút đến khoảng 40 phút.
Bước 4. Xem xét công nghệ chống kẹt giấy
Cho dù bạn đang nạp một hoặc nhiều tài liệu vào máy hủy tài liệu, thì vẫn có khả năng bị kẹt giấy. Tính năng chống kẹt giấy giúp hạn chế vấn đề này và giảm bớt sự bực bội không cần thiết.
- Điều đặc biệt quan trọng là bạn nên chọn một máy hủy có công nghệ chống kẹt giấy nếu bạn hủy nhiều giấy. Bạn càng xé nhiều giấy, máy hủy của bạn càng có nhiều khả năng bị kẹt.
- Một số máy hủy tài liệu tuyên bố có khả năng chống kẹt giấy 100%. Mặc dù không có khả năng bất kỳ máy hủy nào sẽ không bao giờ bị kẹt, nhưng máy hủy chống kẹt giấy có thể cắt giảm đáng kể thời gian kẹt giấy.
- Một số máy hủy tài liệu được thiết kế để hủy thẻ tín dụng, kẹp giấy và nhiều vật dụng khác.
Phương pháp 3/3: Tránh những cạm bẫy thường gặp với máy hủy giấy
Bước 1. Tìm kiếm một bảo hành
Bảo hành càng lâu càng tốt. Mặc dù hầu hết các bảo hành là một năm, nhưng bạn có thể tìm thấy một chế độ bảo hành lâu hơn. Thông thường, bảo hành sẽ bao gồm phần cơ khí của máy hủy tài liệu trong trường hợp máy hủy tài liệu của bạn bị hỏng sớm.
- Cố gắng giữ bảo hành càng lâu càng tốt và giữ máy hủy tài liệu của bạn cho đến khi hết hạn bảo hành. Để theo dõi thời hạn bảo hành của bạn, hãy ghi lại ngày hết hạn bảo hành trong lịch của bạn.
- Hỏi tại cửa hàng về bảo hành. Một số bảo hành có thể đến từ công ty sản xuất máy hủy tài liệu đó. Tuy nhiên, nếu bạn mua máy hủy tài liệu của mình thông qua một chuỗi bán lẻ lớn, như Best Buy, các cửa hàng này cũng có thể cung cấp bảo hành.
Bước 2. Lưu ý các tính năng tiết kiệm năng lượng
Về lâu dài, các tính năng tiết kiệm năng lượng có thể giúp bạn tiết kiệm tiền cho các chi phí tiện ích. Nếu bạn không có kế hoạch sử dụng máy hủy tài liệu thường xuyên, đây có thể không phải là một yếu tố quan trọng. Tuy nhiên, nếu bạn đang cắt nhỏ tài liệu mỗi ngày, hãy xem xét công nghệ tiết kiệm năng lượng. Khoảng 80% mức tiêu thụ năng lượng của máy hủy tài liệu đến từ việc cắt nhỏ giấy tờ, vì vậy bạn có thể tính hóa đơn năng lượng của mình nhanh chóng nếu bạn sử dụng máy hủy tài liệu của mình thường xuyên.
- Một số máy hủy tài liệu tuyên bố giảm tiêu thụ năng lượng lên đến 70%. Những người khác tuyên bố là hiệu quả năng lượng 100%.
- Để tiết kiệm tốt nhất, hãy tìm một máy hủy có hứa hẹn tiết kiệm năng lượng tối đa 100% thời gian, cho dù nó đang được sử dụng hay không.
Bước 3. Ưu tiên an toàn
Một số máy hủy tài liệu có cảm biến dừng máy hủy tài liệu nếu tay hoặc các vật dụng khác đến quá gần lỗ mở. Các tính năng an toàn rất quan trọng nếu bạn có trẻ em hoặc động vật.
- Tốt nhất, máy hủy tài liệu nên có tính năng ngắt tự động. Nếu các ngón tay đến quá gần lưỡi dao của máy hủy tài liệu, máy sẽ tắt.
- Kiểm tra hộp của máy hủy tài liệu để tìm hiểu về các tính năng an toàn. Nếu bạn đang mua hàng tại cửa hàng, bạn cũng có thể nói chuyện với nhân viên về những lo ngại về an toàn.
Bước 4. Giảm mức ồn
Một số máy hủy có tính năng giảm tiếng ồn 10 decibel. Nếu bạn sống trong một căn hộ, hàng xóm của bạn có thể khó chịu nếu bạn có một máy hủy tài liệu liên tục chạy. Máy hủy phát ra nhiều tiếng ồn cũng có thể gây khó chịu cho bạn.
- Tìm máy hủy giấy hứa hẹn một công việc êm ái hơn. Bạn cũng có thể muốn đọc các bài đánh giá của những người dùng khác, đặc biệt là tìm các bài đánh giá thảo luận về độ ồn của máy hủy tài liệu.
- Nếu có thể, hãy kiểm tra máy hủy ở cửa hàng trước khi mua để đánh giá mức độ ồn của máy.
Lời khuyên
- Để ngăn chặn việc sử dụng gian lận thông tin cá nhân của bạn, hãy thường xuyên cắt nhỏ tất cả các tài liệu có thông tin nhạy cảm, chẳng hạn như thẻ tín dụng và các ứng dụng hoặc biểu mẫu y tế.
- Hầu hết các máy hủy tài liệu đều có thùng kéo ra giúp bạn dễ dàng đổ rác sau khi bạn đã hoàn thành việc hủy tài liệu. Một số máy hủy tài liệu cho phép bạn đựng giấy vụn trong túi nhựa.
- Viết ra các tính năng ưa thích của bạn trước khi đi mua sắm. Danh sách của bạn có thể bao gồm kích thước băm nhỏ, tốc độ băm nhỏ, các tính năng an toàn, công nghệ chống kẹt giấy, giảm tiếng ồn và bảo hành.
Cảnh báo
- Để tóc dài và quần áo rộng, chẳng hạn như cà vạt, tránh xa cửa máy hủy tài liệu.
- Máy hủy giấy sử dụng răng và lưỡi dao kim loại mạnh mẽ. Những thành phần này có thể nguy hiểm, đặc biệt là đối với vật nuôi và trẻ em. Chọn máy hủy tài liệu có các tính năng an toàn phù hợp và để xa tầm tay trẻ em.
- Không cắt nhỏ giấy bằng kim bấm hoặc kẹp giấy trừ khi được chỉ định. Nếu đơn vị của bạn không liệt kê kim bấm hoặc kẹp giấy xử lý, hãy tháo chúng ra trước khi cắt nhỏ. Điều này sẽ tránh làm hỏng máy hủy tài liệu của bạn.
- Luôn rút phích cắm của máy hủy tài liệu khi bạn không sử dụng và khi bạn đang làm rỗng bên trong máy.
