Chuyển đổi tệp Excel sang PDF giúp mọi người dễ dàng mở và xem tệp trên nhiều nền tảng khác nhau - ngay cả khi họ không có Microsoft Office. PDF cũng dễ in và phân phối hơn bảng tính Excel. Nếu bạn có Microsoft Excel, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi bảng tính của mình thành PDF bằng cách lưu hoặc xuất nó trong ứng dụng. Nếu không có Excel, bạn có thể sử dụng Google Trang tính, một công cụ trên Google Drive, để thực hiện chuyển đổi miễn phí.
Các bước
Phương pháp 1/3: Sử dụng Google Drive
Bước 1. Truy cập
Nếu bạn cần chuyển đổi bảng tính Excel sang PDF nhưng không có Excel, đừng lo lắng - bạn có thể sử dụng các công cụ được tích hợp sẵn trong tài khoản Google của mình để thực hiện chuyển đổi miễn phí.
Nếu bạn chưa đăng nhập vào tài khoản Google của mình, hãy đăng nhập khi được nhắc
Bước 2. Nhấp vào + Mới
Nó ở góc trên cùng bên trái của Google Drive của bạn.
Bước 3. Nhấp vào Tải tệp lên
Thao tác này sẽ mở trình duyệt tệp trên máy tính của bạn.
Bước 4. Chọn bảng tính Excel của bạn và nhấp vào Mở
Thao tác này sẽ tải bảng tính lên Google Drive của bạn.
Bước 5. Nhấp vào bảng tính Excel trong Google Drive của bạn
Thao tác này sẽ mở bảng tính trong Google Trang tính, trình chỉnh sửa bảng tính miễn phí của Google.
Bước 6. Nhấp vào menu Tệp và chọn Tải xuống
Danh sách các tùy chọn tải xuống sẽ mở rộng.
Bước 7. Nhấp vào Tài liệu PDF (.pdf)
Thao tác này sẽ hiển thị bản xem trước tệp PDF của bạn trong cửa sổ in Google Trang tính.
Bước 8. Điều chỉnh bố cục của tệp PDF của bạn
Nếu bản xem trước khi in không theo cách bạn muốn, hãy sử dụng bảng điều khiển bên phải để thực hiện bất kỳ thay đổi nào bạn cần trước khi tiếp tục.
- PDF sẽ lưu cùng hướng với bảng tính (thường là chế độ ngang). Nếu bạn muốn nó ở chế độ dọc (dọc), hãy chọn Chân dung trong "Hướng trang".
- Thay đổi tỷ lệ (kích thước / độ vừa vặn trên trang) và kích thước lề nếu cần.
- Nhấp chuột Định dạng để chọn hiển thị đường lưới và / hoặc ghi chú, điều chỉnh thứ tự trang và thay đổi căn chỉnh.
- Để thêm đầu trang và chân trang vào đầu và cuối trang, hãy nhấp vào Đầu trang và chân trang, và sau đó chọn các hộp để chọn thông tin sẽ hiển thị.
- Nếu bảng tính của bạn chứa nhiều dữ liệu và bị cắt ở những vị trí kỳ lạ, hãy nhấp vào ĐẶT VÉ TRANG TÙY CHỈNH trong bảng điều khiển bên phải. Tại đây, bạn có thể kéo các đường màu xanh lam để điều chỉnh vị trí bắt đầu và kết thúc của mỗi trang. Nhấp chuột XÁC NHẬN GIẤY ở trên cùng bên phải để lưu các thay đổi của bạn.
Bước 9. Nhấp vào XUẤT
Đó là nút màu xanh lam ở trên cùng bên phải. Thao tác này sẽ nhắc bạn lưu tệp PDF mới vào máy tính của mình.
Nếu quá trình tải xuống không tự động bắt đầu, hãy chọn vị trí bạn sẽ lưu tệp PDF, sau đó nhấp vào Cứu để tải xuống.
Phương pháp 2/3: Sử dụng Excel cho Windows
Bước 1. Chọn một phần của bảng tính Excel mà bạn muốn chuyển đổi sang PDF (tùy chọn)
Nếu chỉ có một phần nhất định của tệp Excel mà bạn muốn chuyển thành định dạng PDF, hãy chọn nó ngay bây giờ. Nếu không, hãy chuyển sang bước tiếp theo.
Lưu ý rằng không thể dễ dàng hoàn nguyên các chuyển đổi PDF trở lại trang tính Excel, nhưng phương pháp này sẽ giữ nguyên bản sao gốc của bạn
Bước 2. Nhấp vào menu Tệp
Nó ở góc trên bên trái.
Bước 3. Nhấp vào Xuất trên menu
Thao tác này sẽ mở bảng Xuất.
Bước 4. Nhấp vào Tạo PDF / XPS
Tìm biểu tượng giống như một tờ giấy đeo thắt lưng.
Bước 5. Nhấp vào nút Tùy chọn…
Điều này sẽ cho phép bạn điều chỉnh cài đặt cho tệp PDF mà bạn sắp tạo.
Bước 6. Chọn các tùy chọn PDF của bạn và nhấp vào OK
- Nếu bạn đã chọn một vùng trong bảng tính của mình để lưu dưới dạng PDF, hãy chọn Lựa chọn trong "Xuất bản cái gì." Điều này đảm bảo rằng chỉ khu vực đã chọn đó được lưu dưới dạng PDF.
- Nếu bạn muốn lưu toàn bộ trang tính hiển thị dưới dạng PDF, hãy chọn (Các) trang tính hoạt động thay thế.
- Nếu bạn muốn chọn các trang cụ thể từ sổ làm việc để lưu dưới dạng PDF, hãy sử dụng menu thả xuống "(Các) trang" để xác định trang đầu tiên và trang cuối cùng.
- Nhấp chuột VÂNG để tiếp tục.
Bước 7. Chọn tối ưu hóa của bạn (tùy chọn)
Phía trên nút "Tùy chọn", bạn có thể chọn cách bạn muốn tối ưu hóa tệp PDF. Hầu hết mọi người có thể gắn bó với "Tiêu chuẩn" trừ khi bảng tính rất lớn. "Kích thước tối thiểu" sẽ giảm kích thước của một tệp lớn hơn thành một thứ dễ quản lý hơn.
Nếu bạn muốn thay đổi vị trí mà bạn đang lưu tệp, bạn có thể điều hướng đến thư mục đó trong cửa sổ ngay bây giờ
Bước 8. Đặt tên cho tệp và nhấp vào Xuất bản
Thao tác này xuất thông tin đã chọn sang tệp PDF mới với tên bạn đã nhập.
Bước 9. Xem lại PDF
Theo mặc định, tệp PDF sẽ tự động mở để bạn xem xét. Nếu nó không tự động mở, chỉ cần bấm đúp vào tên của tệp trong thư mục mà bạn đã lưu nó..
Hiện không thực sự có thể chỉnh sửa tệp PDF, vì vậy nếu bạn cần thay đổi, bạn sẽ muốn thực hiện chúng trong tài liệu Excel và sau đó tạo một tệp PDF mới
Phương pháp 3/3: Sử dụng Excel cho Mac
Bước 1. Đảm bảo rằng đầu trang và chân trang trên tất cả các trang tính của bạn đều giống nhau (tùy chọn)
Nếu bạn đang sử dụng Excel 2011 và muốn lưu nhiều trang tính trong một tệp PDF, mỗi trang tính sẽ cần có đầu trang và chân trang giống hệt nhau. Nếu không, mỗi trang tính sẽ được tạo thành một tài liệu PDF riêng biệt, nhưng bạn cũng có thể dễ dàng hợp nhất chúng sau đó.
- Chọn tất cả các trang tính trong toàn bộ sổ làm việc của bạn. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào tab cho trang tính đầu tiên ở cuối excel, giữ Sự thay đổi rồi bấm vào tab của trang tính cuối cùng để chọn tất cả.
- Nhấn vào Bố trí tab và sau đó nhấp vào Đầu trang & Chân trang.
- Nhấn vào Tùy chỉnh Tiêu đề… và Tùy chỉnh chân trang… để chỉnh sửa đầu trang và chân trang cho tất cả các trang tính.
Bước 2. Chọn phần của bảng tính Excel mà bạn muốn chuyển đổi sang PDF (tùy chọn)
Nếu chỉ có một phần nhất định của bảng tính mà bạn muốn chuyển thành PDF, hãy chọn nó ngay bây giờ. Nếu không, đi đến bước tiếp theo.
Chuyển đổi PDF không thể dễ dàng chuyển đổi lại thành trang tính Excel, nhưng phương pháp này sẽ giữ nguyên bản sao gốc của bạn
Bước 3. Nhấp vào menu Tệp và chọn Lưu dưới dạng
Bạn cũng có thể nhấn Command + Shift + S để mở tùy chọn Lưu dưới dạng.
Nếu bạn muốn lưu PDF vào một thư mục mới, bạn có thể chọn thư mục đó ngay bây giờ. # Nhập tên khác cho tệp. Tên của tệp Excel hiện tại xuất hiện trong trường "Lưu dưới dạng". Bạn sẽ cần phải nhập một tên khác (ngay cả khi nó chỉ hơi khác một chút) để tránh vô tình ghi đè lên tệp bảng tính
Bước 4. Nhấp vào trình đơn "Định dạng" hoặc "Định dạng Tệp" và chọn PDF
Menu này có thể có tên hơi khác tùy thuộc vào phiên bản Excel của bạn.
Bước 5. Chọn những gì được đưa vào PDF
Ở cuối cửa sổ, bạn có thể chọn Sách bài tập (để chuyển đổi toàn bộ sổ làm việc), Tờ giấy (để chỉ lưu trang tính hoạt động dưới dạng PDF) hoặc Lựa chọn (để chỉ lưu khu vực đã chọn dưới dạng PDF).
Bước 6. Nhấp vào Lưu hoặc Xuất khẩu.
Bạn sẽ thấy một tùy chọn khác tùy thuộc vào phiên bản Excel của mình.
Nếu các tiêu đề không khớp trên một tệp nhiều trang tính, một tệp riêng biệt sẽ được tạo cho mỗi trang tính
Bước 7. Nối các tệp PDF riêng biệt (nếu cần)
Nếu việc lưu tệp Excel dưới dạng PDF dẫn đến nhiều tệp PDF, bạn có thể nhanh chóng nối chúng lại với nhau bằng cách sử dụng Xem trước. Đây là cách thực hiện:
- Mở tệp PDF đầu tiên bằng cách nhấp đúp vào tên của tệp trong thư mục.
- Nhấn vào Quan điểm menu và chọn Hình thu nhỏ.
- Nhấp vào hình thu nhỏ cuối cùng để chọn nó. Điều này cho biết Xem trước để thêm tệp PDF tiếp theo vào cuối tài liệu hiện tại.
- Nhấn vào Chỉnh sửa menu và chọn Chèn > Trang từ tệp.
- Chọn tệp PDF tiếp theo trong phạm vi và nhấp vào Mở ra.
- Lặp lại quá trình này cho đến khi bạn đã thêm tất cả các tệp PDF.
- Nhấp chuột Tập tin và chọn Xuất dưới dạng PDF.
